Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. С развитием цифровых технологий и изменением законодательства вокруг этого документа возникло множество вопросов. Один из самых частых: сколько трудовых книжек может быть у человека одновременно? В этой статье мы подробно разберем, что говорит закон, как быть с бумажными дубликатами и в чем специфика электронных трудовых книжек (ЭТК).
Что говорит закон о количестве трудовых книжек?
Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, у работника может быть только одна трудовая книжка. Это правило закреплено в Трудовом кодексе РФ и подзаконных нормативных актах.
Исторически нормативная база формировалась десятилетиями. Этим же постановлением были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, а постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года, инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях. Эти документы устанавливали строгий принцип: одна книжка на одного работника, которая хранится у работодателя по основному месту работы.
Работа по совместительству
Многие ошибочно полагают, что при работе по совместительству нужно заводить вторую трудовую книжку. Это миф. Если вы устраиваетесь на работу по совместительству (как внутреннему, так и внешнему), запись об этой работе не обязательна, но может быть внесена по вашему желанию. При внешнем совместительстве для внесения записи вы должны предоставить основному работодателю справку с дополнительного места работы, на основании которой он сделает запись в вашу единственную бумажную трудовую книжку.
Почему у некоторых людей две и более трудовых книжки?
Несмотря на прямой запрет на ведение нескольких документов, на практике встречаются ситуации, когда у гражданина их несколько. Как это происходит и законно ли это?
Утеря и выдача дубликата
Самая частая причина появления второй книжки, утеря оригинала. Если работник потерял документ, он обязан заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает дубликат трудовой книжки.
Однако часто происходит иначе: работник находит новую работу, не сообщая об утере, и ему просто заводят новый бланк. В итоге через несколько лет человек находит старую книжку, и у него на руках оказываются сразу два документа. Формально использование старой (найденной) книжки после выдачи дубликата недопустимо, так как дубликат отменяет юридическую силу утраченного документа. Но на практике работники иногда пытаются предъявлять обе книжки разным работодателям, что является нарушением.
Попытка скрыть информацию
Некоторые недобросовестные работники специально заводят новую «чистую» трудовую книжку, чтобы скрыть от будущего работодателя увольнение по статье, частую смену работы или небольшой стаж. Это прямое нарушение закона, и если работодатель обнаружит наличие двух книжек с пересекающимися периодами работы, он имеет право уволить такого сотрудника за предоставление подложных документов.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажная: как они сосуществуют?
С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки. Когда был переход на электронные трудовые книжки? До 31 декабря 2020 года включительно граждане должны были сделать выбор: оставить бумажную книжку, перейти на электронный формат или сохранить обе формы.
Могут ли быть одновременно бумажная и электронная книжки?
Да, могут! Это единственный законный вариант, когда у одного человека одновременно ведутся два документа о трудовом стаже. Если в 2020 году вы подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести ее на бумаге, и при этом он также обязан передавать сведения о вашей работе в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
Таким образом, у вас образуется как бы «двойная» книжка: одна в шкафу у кадровика, другая — на серверах государства. С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация о стаже там хранится.
Изменения в правилах ведения: Приказ Минтруда № 320н
Недавно был опубликован Приказ Минтруда 320н от , которым вводится новый порядок ведения бумажных трудовых книжек, а также новая форма документа и вкладыша. Этот приказ заменил устаревшие инструкции и правила.
- Новые бланки: Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, у многих ещё остаются бумажные. С 2023 года их нужно оформлять на новых бланках, утвержденных Приказом № 320н.
- Упрощение требований: Последние новости на сайте Вести: Минтруд изменит правила ведения трудовых книжек и исключит из них избыточные требования. Это связано с тем, что теперь бумажная книжка не является единственным источником данных о стаже.
Тенденции 2026 года: оцифровка набирает обороты
На сегодняшний день (2026 год) процесс цифровизации трудового учета идет полным ходом. Статистика показывает, что граждане активно переходят на ЭТК:
- Почти 73 тысячи жителей Петербурга и Ленобласти оформили электронные трудовые книжки с начала 2026 года. Свыше 67 процентов работающего населения региона уже выбрали цифровой формат.
- В 2026 году в Самарской области более 40 тысяч граждан начали использовать электронные трудовые книжки, о чем информирует региональное отделение СФР.
Подобный опыт внедряется и в других странах. Например, украинцы уже несколько лет пользуются электронными трудовыми книжками. Их внедрили, чтобы усовершенствовать учет трудовой деятельности. До 10 июня в Украине идет оцифровка трудовых книжек, однако даже после этой даты бумажные документы останутся в силе.
Частые ошибки и отказы
При работе с электронными и бумажными документами часто возникают технические ошибки. В ПФУ (и теперь в СФР) объяснили, какие ошибки в сканкопиях и записях документа чаще всего становятся причиной отказа:
- Нечитаемые скан-копии бумажных документов при их загрузке в личный кабинет.
- Несоответствие данных в бумажной книжке и отчетности работодателя (РСВ и ЕФС-1).
- Ошибки в датах приема и увольнения, из-за которых периоды стажа «наслаиваются» друг на друга.
Именно поэтому важно регулярно сверять данные: проверять записи в бумажной книжке и сравнивать их с выпиской из ЭТК.
Резюме
- По закону у работника должна быть только одна бумажная трудовая книжка. Заводить вторую при устройстве на новую работу или по совместительству категорически запрещено.
- Две бумажные книжки на руках могут оказаться только в результате утери и последующего нахождения старого документа. Использовать обе одновременно незаконно.
- Бумажная и электронная трудовые книжки могут существовать одновременно — это абсолютно законно и зависит от выбора, сделанного вами до конца 2020 года.
Помните, что дублирование стажа в двух бумажных книжках может привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии, так как пенсионные органы не суммируют пересекающиеся периоды работы. Берегите свои документы и следите за актуальностью данных в электронной системе!