Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Однако законодательство РФ предусматривает ситуации, когда работодатель не обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную). Ниже подробно рассмотрены все такие случаи, основаны на положениях Трудового кодекса РФ (ст. 66, ст. 66.1) и разъяснениях контролирующих органов;
Нормативная база
- Статья 66 ТК РФ – устанавливает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
- Исключения из статьи 66 – трудовые книжки не ведутся, если это прямо предусмотрено ТК РФ или иным федеральным законом.
- Статья 66.1 ТК РФ – регулирует порядок выдачи трудовой книжки при увольнении и возможность перехода на электронный формат.
- Федеральный закон от № 43‑ФЗ «О страховых пенсиях» – вводит электронную трудовую книжку (ЭТК) как равнозначную бумажной.
Таким образом, отсутствие ведения трудовой книжки допустимо только в тех случаях, когда закон прямо освобождает работодателя от этой обязанности.
Основные случаи, когда трудовая книжка не заводится
Работа по гражданско‑правовым договорам (договорам подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа и т.п.)
Если отношения между заказчиком и исполнителем оформлены как гражданско‑правовые (договор подряда, договор оказания услуг, договор авторского заказа и др.), то трудовые книжки не ведутся. Это связано с тем, что такие отношения не считаются трудовыми в смысле ТК РФ.
- Пример: freelancer, выполняющий заказ по созданию сайта по договору оказания услуг.
- Пример: исполнитель работ по ремонту офиса по договору подряда.
Работа менее пяти дней у одного работодателя
Согласно ст. 66 ТК РФ, если работник проработал у конкретного работодателя пять дней или меньше, ведение трудовой книжки не требуется. Это касается как разовых, так и краткосрочных заданий.
Работа у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем
Трудовые книжки ведутся только у работодателей‑юридических лиц и у индивидуальных предпринимателей. Если работодатель – обычное физическое лицо (например, нанятый репетитор, уборщик на дому), то трудовые книжки не оформляются.
Работа, которая не является основной для работника
Если у работника есть основное место работы (где ведётся трудовая книжка), а дополнительная работа выполняется по совместительству или как внешнее совмещение, то у второго работодателя трудовая книжка не заводится, поскольку эта работа не считается основной.
- Пример: работник трудится в офисе на полной ставке, а вечером подрабатывает курьером по договору оказания услуг.
Сезонные, временные и иные виды работ, expressly предусмотренные законом
Некоторые категории работ прямо исключаются из обязательного ведения трудовой книжки федеральными законами:
- Сезонные работы в сельском хозяйстве, лесном хозяйстве, рыболовстве (ст. 292 ТК РФ).
- Работы по вахтовому методу в условиях Крайнего Севера и приравненных localities (ст. 298 ТК РФ).
- Временные работы, выполняемые по направлению службы занятости (ст. 65.1 ТК РФ).
В этих случаях работодатель может оформлять иные документы (например, акт о приёме‑передаче, справку о периоде работы), но трудовая книжка не требуется.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) и отказ от бумажного варианта
С работник имеет право выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде. Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК и работодатель принял его, то бумажная трудовая книжка не заводится. В этом случае все сведения о трудовой деятельности хранятся в ПФР (Пенсионном фонде РФ) и доступны работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги».
Важно: отказ от бумажной версии возможен только при наличии согласия работника и при условии, что работодатель технически способен вести электронные записи (подача сведений в ПФР).
Работа по договорам с иностранными работодателями (при условии, что работа выполняется за пределами РФ)
Если гражданин РФ трудоустроен у иностранного работодателя и выполняет свои обязанности за пределами территории Российской Федерации, то российские нормы о ведении трудовой книжки не применяются. В таких случаях трудовая деятельность подтверждается документами, выданными иностранным работодателем (контракт, выписка из трудовой книжки иностранного государства и т.д.).
Работа в рамках программ государственной поддержки (например, стажировки, практики, волонтёрская деятельность)
Некоторые виды деятельности, не связанные с оплатой труда в рамках трудового договора, также не требуют ведения трудовой книжки:
- Учебная практика, стажировка, проводимая в рамках образовательной программы.
- Волонтёрская деятельность, осуществляемая по договору о voluntary work (без оплаты труда).
- Участие в государственных или муниципальных программах по временному трудоустройству (например, «Социальный контракт»), где оформляются иные учётные документы.
Что делать работодателю, если у работника отсутствует трудовая книжка
Даже в случаях, когда закон не обязывает заводить трудовую книжку, работник может потребовать подтверждения своего трудового стажа для целей пенсионного обеспечения, получения социальных выплат или трудоустройства. В таких ситуациях работодатель должен:
- Получить от работника письменное заявление о причине отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, никогда не выдавалась и т.п.).
- Оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) в соответствии с ч. 5 ст. 66 ТК РФ.
- Внести в новую книжку все сведения о предыдущих периодах работы, основанные на доступных документах (трудовые договоры, приказы, справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР и т.д.).
- При переходе на электронный формат – подать сведения в ПФР через систему СЭДО или непосредственно в личный кабинет работника на портале «Госуслуги».
Если работник отказывается предоставить объяснение или документы, работодатель вправе отказать в приёме на работу, однако такое решение должно быть мотивировано и не нарушать запрет на дискриминацию.
Практические рекомендации для кадровых служб и бухгалтерии
- Проверять основание работы перед приёмом: трудовой договор или гражданско‑правовой? Если второй – трудовая книжка не нужна.
- Учитывать продолжительность работы: если планируется менее пяти дней – можно оформить акт о выполнении работ вместо трудовой книжки.
- Уточнять статус работодателя: у ИП и юрлиц – обязанность вести книжку; у обычных физических лиц – нет.
- Согласовывать форму ведения книжки с работником: при желании перейти на ЭТК получить письменное согласие и подать сведения в ПФР.
- Хранить подтверждающие документы (договоры, акты, справки) в личном деле работника минимум 5 лет после увольнения – это поможет восстановить трудовой стаж при необходимости.
- Информировать работника о порядке выдачи новой книжки при утере или порче, а также о возможности перехода на электронный формат.
Трудовая книжка не является универсальным требованием для всех видов трудовых отношений. Законодательство РФ чётко определяет случаи, когда её ведение не обязательно: работа по гражданско‑правовым договорам, краткосрочная занятость (< 5 дней), работа у физических лиц, не являющихся ИП, совместительство, сезонные и временные работы, переход на электронную форму, а также работа за границей или в рамках определённых государственных программ.
Понимание этих исключений позволяет работодателям избежать излишней бюрократии, а работникам – знать свои права и обязанности при оформлении трудовых отношений. При отсутствии трудовой книжки важно своевременно оформлять замену или иные подтверждающие документы, чтобы обеспечить непрерывность трудового стажа и защиту социальных прав работника.