Оформление трудовой книжки — одна из главных обязанностей работодателя. Однако в кадровом деле нередки ситуации, когда запись в бумажную трудовую книжку делать не нужно, нельзя или невозможно. Ошибки в этом вопросе могут привести к штрафам от трудовой инспекции, а вот правильное понимание закона, напротив, сбережет нервы и деньги.
В этой статье мы подробно разберем все случаи, когда работник не оформляется в трудовой книжке, опираясь на актуальные нормы ТК РФ и разъяснения ведомств (включая актуальные правила 2026 года).
Работа у физического лица
Одно из самых четких и категоричных исключений из общего правила касается работодателей — физических лиц;
Согласно статье 309 ТК РФ, работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
В этом случае подтверждением стажа и факта работы будет являться исключительно трудовой договор, который заключается в письменной форме.
Краткосрочная работа (до 5 дней)
Многие кадровики задаются вопросом: можно ли не делать запись в трудовую книжку, если сотрудник отработал всего 1-2 месяца? Ответ на этот вопрос дает базовая норма трудового права.
Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (при условии, что работа является для сотрудника основной).
- Если срок работы составляет 5 дней и менее, запись делать не нужно.
- Если сотрудник проработал 1-2 месяца — запись делать обязательно, так как срок превышает 5 дней.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Ситуация с новыми сотрудниками в 2026 году
Электронный формат стал реальностью, и здесь правила кардинально меняются. Если к вам в 2026 году устраивается сотрудник, который предоставил бумажную трудовую книжку, но при этом ранее подал заявление о переходе на электронный формат, алгоритм действий следующий:
- Бумажную трудовую книжку работника вы принимаете, но записи в нее не вносите.
- Сразу оформляйте такому работнику электронный документ.
- Информация о его трудовой деятельности должна вестись только в электронном виде (письмо Минтруда РФ от № 14-2/В-136).
Важно: Не берите с таких работников заявлений о выборе формы книжки, в т.ч. электронной. Их выбор уже сделан и зафиксирован.
Если работник отказывается предоставлять бумажную трудовую книжку
Частая ситуация: при трудоустройстве работник отказывается предоставлять бумажную трудовую книжку, но предоставляет электронные сведения о трудовой деятельности (выписку из СТД-Р или из ПФР).
В этом случае вы просто не делаете записи в бумажном варианте, так как его у вас нет. Вновь принятым сотрудникам бумажная трудовая книжка оформляется только по их требованию. Если сотрудник не настаивает на бумажном варианте, работодатель не заводит его, ограничиваясь передачей электронных сведений в Социальный фонд.
Оформление новой трудовой книжки: чего писать не нужно
Бывает, что сотрудник потерял трудовую книжку и просит завести новую. Здесь работодателей подстерегает частая ошибка, попытка перенести в новый бланк данные о предыдущих местах работы со слов работника.
Следует учитывать, что ни ТК РФ, ни иные нормативные акты не содержат требований, возлагающих на работодателя обязанность по внесению сведений о предыдущей трудовой деятельности работника в новую трудовую книжку. При оформлении новой трудовой книжки работодатель должен руководствоваться специальным Порядком, который не предусматривает внесение работодателем каких-либо сведений о трудовой деятельности работника до приема на работу к нему.
В новую трудовую книжку вносится только запись о приеме на работу к текущему работодателю.
Ошибочные записи: как «не оформить» работника неправильно
Иногда в трудовую книжку вносится ошибочная запись, например, о приеме на работу в другую организацию или с неверной должностью. В таком случае нельзя просто зачеркнуть данные.
Правильный алгоритм:
- Запись надо признать недействительной.
- Далее указать наименование вашей организации.
- И уже потом внести правильную запись о приеме на работу (без указания, в какую организацию принят сотрудник, если это было сделано по ошибке).
Когда работник не забирает трудовую книжку при увольнении
Ситуация, когда в день увольнения выдать документ на руки невозможно, также требует особого оформления. Если работник отказывается забрать трудовую книжку или отсутствует на рабочем месте, работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.
- Получить от работника (письменно или электронно) согласие на направление трудовой книжки по почте заказным письмом (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
С момента направления такого уведомления ответственности за задержку выдачи трудовой книжки не наступает. В противном случае, если задержка произошла по вине работодателя, ему придется возместить работнику не полученный за все время заработок.
Резюме
Не делать запись в бумажную трудовую книжку, это не всегда нарушение. Это может быть:
- Соблюдением закона (работа у физического лица или срок до 5 дней).
- Следствием цифровизации (переход на ЭТК в 2026 году).
- Защитой от ошибок (не нужно вписывать старые стажи в новый бланк).
Главное — четко различать, когда закон освобождает вас от внесения записей, а когда требует строгого соблюдения бумажной бюрократии. По письменному заявлению работника работодатель также обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку для целей социального страхования, если она ведется в бумажном виде. Соблюдайте эти правила, и ваша кадровая работа будет безупречной!