Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж сотрудника и его профессиональную историю. При необходимости её выдачи (например, при увольнении, переводе, временном отпуске без сохранения места работы) в организации оформляеться служебная записка. В статье подробно рассмотрим, что представляет собой такой документ, в каких случаях он нужен, как правильно его оформить и какие типовые образцы можно использовать.

Содержание статьи

1. Что такое служебная записка?
2. Законодательная база
3. Когда требуется служебная записка о выдаче трудовой книжки?
4. Структура и обязательные реквизиты
5. Типовые образцы (с примерами)
6. Пошаговая инструкция по оформлению
7. Ответственность работодателя за трудовые книжки
8. Типичные ошибки при оформлении
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое служебная записка?

Служебная записка – документ внутренней деловой переписки, который передаётся от одного должностного лица к другому в пределах одной организации. Она может содержать пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию. В случае с трудовой книжкой служебная записка используется для:

• оформления выдачи оригинала трудовой книжки сотруднику;
• оформления возврата книжки после завершения периода её временного хранения;
• регистрации факта выдачи в журнале выдачи трудовых книжек.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок выдачи и хранения трудовых книжек:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66.1, ст. 67, ст. 68.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек».
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек в организации (внутренний документ).

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник имеет право получить оригинал трудовой книжки в любой момент, а работодатель обязан обеспечить её сохранность и выдавать по письменному заявлению сотрудника.

Когда требуется служебная записка о выдаче трудовой книжки?

Служебную записку оформляют в следующих ситуациях:

1. Увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
2. Перевод на работу в другую организацию (при необходимости передачи книжки).
3. Временный отпуск без сохранения места работы (например, длительный учебный отпуск).
4. Смена фамилии, имени, отчества (для внесения изменений в книжку).
5. Запрос сотрудника о получении копии записей из книжки (в случае утраты оригинала).

Структура и обязательные реквизиты служебной записки

Оформление служебной записки регулируется правилами делопроизводства организации, но в большинстве случаев используется следующая схема:

Типовые образцы (с примерами)

Образец служебной записки о выдаче трудовой книжки при увольнении

ООО "Пример"
Кому: Иванову И.И., директору по персоналу
От: Петрову А.С., специалисту отдела кадров

Тема: Выдача оригинала трудовой книжки

В связи с увольнением Петрова А.С. (таб. № 12345) с должности «Специалист отдела
кадров» прошу выдать ему оригинал трудовой книжки. Сотрудник подписал
расписку о получении документа.

_____________________/ Петров А.С. 
_____________________/ Иванов И.И. 

Образец служебной записки о временной выдаче книжки (учебный отпуск)

ЗАО "Техно"
Кому: Сидоровой М.В., начальнику отдела кадров
От: Кузнецову В.П., инженеру‑конструктору
Тема: Временная выдача трудовой книжки

В соответствии со статьей 66.1 ТК РФ прошу выдать на руки Кузнецову
В.П. (таб. № 67890) оригинал трудовой книжки в период учебного отпуска
с по . По окончании отпуска книжка будет возвращена в
отдел кадров.

_____________________/ Кузнецов В.П. 
_____________________/ Сидорова М.В. 

Образец расписки о получении трудовой книжки

Распишка

Я, Петров А.С., получаю оригинал трудовой книжки № 0012345 от ООО "Пример".
Книжка выдана в связи с увольнением ;

_____________________/ Петров А.С. 

Пошаговая инструкция по оформлению

1. Подготовка данных: собрать ФИО сотрудника, табельный номер, должность, дату начала и окончания трудового договора.
2. Определить причину выдачи: увольнение, перевод, отпуск, смена ФИО и т.д.
3. Составить служебную записку по шаблону (см. раздел образцы).
4. Подписать документ сотрудником и руководителем (или уполномоченным лицом).
5. Внести запись в журнал выдачи трудовых книжек (если в организации ведётся такой журнал).
6. Подготовить расписку от сотрудника о получении оригинала.
7. Передать книжку сотруднику, оформить протокол передачи (при необходимости).
8. Сохранить копию записки в личном деле сотрудника.

Ответственность работодателя за трудовые книжки

Работодатель обязан:

• Обеспечить сохранность оригинала трудовой книжки в течение всего периода трудовых отношений.
• Своевременно вносить в неё все обязательные записи (приём, перевод, увольнение, награждения и т.д.).
• Выдавать оригинал по письменному заявлению сотрудника.
• Хранить журнал выдачи и возврата трудовых книжек (при его наличии).

За нарушение этих обязанностей предусмотрена административная ответственность (штрафы для юридических лиц) и гражданско‑правовая (взыскание убытков, компенсаций).

Типичные ошибки при оформлении

• Отсутствие даты и подписи – делает документ недействительным.
• Неполные сведения о сотруднике (отсутствует табельный номер или должность).
• Неправильное указание причины – может вызвать вопросы у инспекции труда.
• Неоформленная расписка – усложняет доказательство факта выдачи.
• Отсутствие записи в журнале выдачи – нарушает внутренний контроль.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять служебную записку, если сотрудник просит копию трудовой книжки?

Для копии достаточно написать заявление (не служебную записку). Однако в некоторых организациях копию выдают только после внутреннего распоряжения, оформляемого в виде служебной записки.

Можно ли выдать трудовую книжку без подписи сотрудника?

Нет. По статье 66.1 ТК РФ выдача должна сопровождаться распиской сотрудника о получении оригинала.

Как оформить выдачу электронного варианта трудовой книжки (ЭТК)?

ЭТК хранится в электронном виде в системе «Электронный трудовой книжный документ». Выдача осуществляется через электронную подпись и уведомление в системе. При этом оформляется служебная записка о переходе на электронный формат.

Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?

Сотрудник подаёт заявление о выдаче дубликата. Работодатель оформляет служебную записку, в которой указывается причина утери, и вносит запись о выдаче дубликата в журнал.

Нужно ли ставить печать организации на служебную записку?

Требование печати зависит от внутреннего регламента. В большинстве компаний ставят печать, если документ передаётся в отдел кадров.

Служебная записка о выдаче трудовой книжки – простой, но важный документ, который обеспечивает законность передачи одного из ключевых кадровых документов. Правильное оформление помогает избежать конфликтов, соблюсти требования Трудового кодекса и поддерживать порядок в кадровом деле.

Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, используйте готовые шаблоны и не забывайте фиксировать каждый факт выдачи в журнале. Тогда процесс будет прозрачным и надёжным как для работодателя, так и для сотрудника.

Автор: Ваш юридический помощник | Дата публикации: