Смена фамилии – достаточно частое событие в жизни граждан (брак‚ развод‚ смена имени по личным причинам). При этом необходимо правильно оформить изменения в трудовой книжке‚ иначе могут возникнуть проблемы при получении пенсии‚ оформлении новых трудовых договоров и т.д. В статье подробно рассмотрим‚ кто обязан вносить запись‚ какие документы нужны‚ какой приказ оформляется и как правильно сделать запись в трудовой книжке согласно действующему законодательству РФ.

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 67‚ пункт 2: в трудовой книжке фиксируются сведения о фамилии‚ имени‚ отчестве и дате рождения работника.
• Приказ Минтруда России № 2н от «Об утверждении порядка внесения изменений в трудовые книжки» – устанавливает форму записи‚ перечень оснований и порядок их документального подтверждения.
• Федеральный закон № 122‑ФЗ от «О персональных данных» – регламентирует обработку и изменение персональных данных работника.
• Постановления Роструда и разъяснения на портале Кадровик‑практик (вопрос 178439 от ) – подтверждают‚ что запись может делать любой текущий работодатель.

Кто вносит запись?

Согласно официальному разъяснению Роструда‚ запись о смене фамилии в трудовой книжке делает текущий (новый) работодатель. Если работник уже уволен‚ запись может быть внесена в его личную карточку (ЛНА) в отделе кадров прежнего работодателя‚ но в официальной трудовой книжке запись делается только тем работодателем‚ у которого в момент изменения фамилии есть трудовые отношения с работником.

Почему именно текущий работодатель?

1. Трудовая книжка является документом‚ который находится у работника‚ но её заполнением занимается работодатель.
2. Только работодатель‚ имеющий доступ к оригиналу книжки‚ может внести запись в соответствии с установленными правилами.
3. Запись в книжке должна сопровождаться приказом‚ подписанным руководителем организации‚ где происходит изменение.

Основания для внесения записи

Запись в трудовую книжку о смене фамилии может быть сделана на основании следующих документов:

• Свидетельство о браке (при смене фамилии в связи с вступлением в брак).
• Свидетельство о расторжении брака (при возврате к прежней фамилии).
• Свидетельство о смене имени (выдано органом ЗАГС).
• Паспорт гражданина РФ (страница с новыми ФИО).
• Свидетельство о рождении (если изменение происходит в результате официального признания нового имени).
• Любой иной документ‚ подтверждающий изменение ФИО‚ выданный уполномоченным органом (например‚ решение суда).

Порядок действий кадровика

Шаг 1. Получение заявления от работника

Работник подаёт в отдел кадров заявление о смене фамилии. Образец заявления можно оформить в свободной форме‚ но в нём обязательно указываются:

• ФИО работника до изменения и после.
• Дата рождения.
• Номер и дата выдачи документа‚ подтверждающего изменение (паспорт‚ свидетельство о браке и т.д.).
• Подпись работника и дата подачи.

Шаг 2. Сбор подтверждающих документов

К заявлению прикладываются оригиналы (или заверенные копии) документов‚ указанных в пункте 3.

Шаг 3. Составление приказа (распоряжения) руководителя

Приказ оформляется в произвольной форме‚ но обязательно содержит:

1. Шапку организации (наименование‚ ИНН‚ ОКПО).
2. Номер и дату приказа.
3. Текст приказа: «Внести в трудовую книжку запись об изменении фамилии (имени‚ отчества) работника … на основании … (перечислить документы)».
4. Ссылку на нормативный документ (приказ Минтруда № 2н от ).
5. Подпись руководителя и печать организации.

Шаг 4. Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в раздел «Сведения о работнике» (страница‚ где указаны ФИО‚ дата рождения). Формат записи согласно приказу Минтруда:

Фамилия‚ имя‚ отчество (дата рождения) – Старая фамилия → Новая фамилия
Основание: Паспорт РФ № ХХХХХХ‚ выдан «Дата» «Кем выдан»‚ свидетельство о браке № ХХХ‚ выдано «Дата».

Старая фамилия (или имя‚ отчество) зачеркивается одной линией‚ после чего пишутся новые данные без пробелов. Запись делается чернилами (чёрного или синего цвета) и без исправлений.

Шаг 5. Обновление внутренних кадровых документов

После внесения записи необходимо скорректировать:

• Личную карточку (ЛНА).
• Трудовой договор (при необходимости – в приложении).
• Штатное расписание и табель учета рабочего времени.
• Отчёт в СФР (Система формирования расчётов) – в графе «ФИО работника» указывается новое ФИО.
• Бухгалтерские документы (расчётные листки‚ начисления).

Образец записи в трудовой книжке

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто может самостоятельно написать запись в трудовой книжке?

Согласно разъяснению Роструда‚ самостоятельно работник запись в книжке делать нельзя. Запись вносится только работодателем на основании приказа.

Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке после увольнения?

Если работник уже уволен‚ запись в книжке может быть внесена в отделе кадров прежнего работодателя в рамках «дополнительного оформления» (например‚ при выдаче справки о трудовой деятельности). Однако в большинстве случаев рекомендуется сделать запись в новой организации‚ где работник продолжает трудовую деятельность.

Как отразить смену фамилии в отчёте для СФР?

В системе СФР в карточке сотрудника необходимо изменить поле «ФИО» и указать дату изменения. При этом в примечании указывается: «Смена фамилии – приказ № Х от ДД.ММ.ГГГГ‚ основание – паспорт № Х‚ свидетельство о браке № Х».

Какие штрафы могут быть наложены за несвоевременное внесение записи?

За нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для работодателя в размере от 2 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того‚ несоответствие данных может привести к задержкам в выплате пенсии.

Практический чек‑лист для кадровика

1. Получить от работника заявление о смене фамилии.
2. Собрать оригиналы (или заверенные копии) подтверждающих документов.
3. Составить приказ руководителя с указанием всех документов.
4. Подписать приказ и поставить печать.
5. Внести запись в трудовую книжку согласно образцу.
6. Обновить личную карточку‚ трудовой договор‚ штатное расписание.
7. Внести изменения в СФР и бухгалтерскую систему.
8. Сохранить копии всех документов в личном деле сотрудника.

Смена фамилии в трудовой книжке – процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований. Ключевые моменты:

• Запись вносит текущий работодатель.
• Основанием служат официальные документы (паспорт‚ свидетельство о браке/разводе‚ решение суда).
• Необходимо оформить приказ руководителя и зачеркивать старую фамилию одной линией.
• После внесения записи следует обновить все внутренние кадровые и бухгалтерские документы‚ а также отчёты в СФР.

Точная и своевременная фиксация изменения фамилии поможет избежать юридических проблем и обеспечит корректный учёт трудового стажа работника.

Дата публикации:  г.