Смена фамилии — это распространенное событие, которое может произойти как с самим работником, так и с работодателем. Если работодателем выступает индивидуальный предприниматель (ИП), изменение его личных данных влечет за собой необходимость внесения соответствующих записей в кадровые документы сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии ИП, какие нормативные акты регулируют этот процесс и как выглядит образец заполнения в 2024–2026 годах.
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при смене фамилии ИП?
Вопрос о том, необходимо ли отражать изменение фамилии работодателя-ИП в трудовой книжке работника, часто вызывает споры у кадровиков. Однако официальная позиция ведомств однозначна: да, запись делать необходимо.
Согласно разъяснениям Роструда (в частности, Письмо от N ПГ/12386-6-1), при изменении фамилии работодателя — физического лица (ИП), изменения должны быть внесены как в трудовой договор, так и в трудовую книжку работника; Это связано с тем, что на ьном листе трудовой книжки указываются данные работодателя, и они должны соответствовать фактическим регистрационным данным ИП (ЕГРИП).
Нормативная база: Порядок № 320н
При заполнении и корректировке трудовых книжек необходимо руководствоваться Приказом Минтруда России от № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек). Несмотря на то, что данный Порядок подробно описывает процедуру изменения фамилии самого работника (на основании паспорта и свидетельства о браке на внутренней стороне обложки), принципы внесения актуальных сведений распространяются и на данные работодателя.
Важно помнить, что если сотрудник выбрал ведение бумажной трудовой книжки (написал соответствующее заявление до 2021 года), работодатель обязан продолжать вести её, вносить записи о кадровых мероприятиях и актуализировать информацию при любых изменениях.
Порядок действий при смене фамилии ИП-работодателя
Изменение фамилии индивидуального предпринимателя требует от него определенных шагов в части кадрового учета. Процедура выглядит следующим образом:
- Получение документов: ИП получает новый паспорт и свидетельство о перемене фамилии (или свидетельство о браке/расторжении брака, если фамилия изменена в связи с этим).
- Обновление ЕГРИП: ИП обязан внести изменения в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей.
- Издание приказа: Работодатель издает приказ (в свободной форме) о внесении изменений в учетные документы и трудовые договоры в связи со сменой фамилии ИП.
- Внесение записей в трудовые книжки: Кадровый специалист (или сам ИП) вносит изменения в трудовые книжки сотрудников, выбравших бумажный формат ведения.
Как внести запись о смене фамилии ИП в трудовую книжку
Если при смене фамилии работника старая фамилия зачеркивается на ьном листе, а новая пишется рядом, то со сменой фамилии ИП ситуация иная. Данные работодателя-ИП на ьном листе не зачеркиваются. Внутренняя сторона обложки трудовой книжки используется для отметок о смене фамилии работника (со ссылкой на документы-основания).
Когда меняется фамилия ИП, изменения вносятся в раздел «Сведения о работе» (в графы 3 или 4) при очередном кадровом движении, либо отдельной строкой без номера приказа, если иных событий нет. Практикующие специалисты рекомендуют следующий алгоритм:
- В графе 3 (раздел «Сведения о работе») указывается: «Работодатель: Индивидуальный предприниматель [Новая Фамилия Имя Отчество]».
- Делается пометка о том, что прежняя фамилия изменена. Если свободного места на ьном листе недостаточно для прочтения старой записи, рекомендуется вшить вкладыш.
Особенности заполнения ьного листа
На ьном листе в блоке «Сведения о работодателе» изначально указывается ФИО ИП. При смене фамилии старая запись должна легко читаться (по аналогии с правилами изменения данных работника). Практикующие специалисты рекомендуют зачеркнуть старую фамилию одной тонкой чертой (чтобы она оставалась читаемой), а рядом или в свободном пространстве выше/ниже строки указать новую фамилию ИП. Ссылка на документ-основание (свидетельство ОГРНИП, новый паспорт ИП) при этом дается на внутренней стороне обложки.
Образец записи в трудовой книжке при смене фамилии ИП
Ниже представлен пример того, как правильно оформить запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки и в сведениях о работодателе.
Внутренняя сторона обложки трудовой книжки (образец):
На внутренней стороне обложки указывается:
Фамилия работодателя — индивидуального предпринимателя [Старая Фамилия] изменена на [Новая Фамилия] на основании Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (ОГРНИП) серии и номера, выданного [Наименование налогового органа] [Дата выдачи], и паспорта серии [Номер], выданного [Кем выдан] [Дата выдачи].
Подпись работника кадровой службы __________ / Ф.И.О. /
Подпись работодателя __________ / Ф.И.О. (новая) /
ьный лист (блок сведений о работодателе):
Индивидуальный предприниматель
Иванова Петрова Мария Ивановна
(старая фамилия «Иванова» аккуратно зачеркнута одной чертой, рядом вписана новая «Петрова»)
Раздел «Сведения о работе» (если необходимо подтвердить факт работы под новой фамилией ИП):
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу… | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| … | … | … | … |
| 15 05 2026 | Сведения о работодателе: Индивидуальный предприниматель фамилия изменена на «Петрова» | Свидетельство ОГРНИП, паспорт |
Важные нюансы для кадровика
- Читаемость: Первоначальная запись (старая фамилия ИП) должна легко читаться. Зачеркивать жирной чертой или замазывать корректором категорически запрещено.
- Документы-основания: В трудовую книжку обязательно нужно внести пояснения со ссылкой на документы, на основании которых внесены изменения (новый паспорт ИП, выписка из ЕГРИП, свидетельство о браке/перемене имени).
- Заявление работника: В отличие от смены фамилии самого сотрудника, когда работник пишет заявление с просьбой скорректировать кадровую документацию, при смене фамилии ИП заявление от работника не требуется. Инициатива исходит от работодателя.
- Электронная трудовая книжка (ЕФС-1): Если работник перешел на электронную трудовую книжку, бумажная не ведется, однако ИП обязан корректно подавать отчетность в Социальный фонд России (СФР) уже с новой фамилией.
Ответственность
Невнесение записи о смене фамилии ИП в трудовую книжку работника может расцениваться как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ), так как ведет к несоответствию данных о работодателе в документах фактическим регистрационным данным. Штрафы для ИП за нарушение требований охраны труда и кадрового учета могут составлять от 1 000 до 5 000 рублей, а при повторном нарушении, до 20 000 рублей.
Смена фамилии работодателя-индивидуального предпринимателя — это не только личное событие, но и повод для масштабной кадровой работы. Главное правило — обеспечить идентичность данных в ЕГРИП, трудовом договоре и трудовой книжке сотрудника. Помните, что старые данные зачеркиваются аккуратно (или дополняются записями), обязательно указываются документы-основания, а все изменения подтверждаются подписями ответственных лиц. Использование актуальных образцов 2024–2026 годов и соблюдение Порядка № 320н поможет избежать ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции.