Смена фамилии – событие, которое требует официального отражения в трудовых документах․ Правильное оформление записи в трудовой книжке важно как для сотрудника, так и для работодателя: это подтверждает законность изменений и позволяет избежать проблем при оформлении справок, выплаты зарплаты и других кадровых процедур․

На основании какого документа вносится запись о смене фамилии?

В соответствии с п․ 2․3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России, в трудовую книжку вносятся сведения на основании следующих документов:

• Свидетельство о расторжении брака;
• Свидетельство о смене фамилии (выписка из реестра изменений фамилий);
• Паспорт (страница с данными, где указана новая фамилия);
• Другие официальные документы, подтверждающие изменение фамилии (например, свидетельство о рождении ребенка с новым отчеством, если оно влияет на фамилию)․

Запись вносится на внутренней стороне обложки (или в специальный вкладыш) и заверяется подписью работодателя (или уполномоченного им лица) и печатью организации, если она имеется․

Пример оформления записи

Обычно запись выглядит так:

Запись № ___ – Смена фамилии
Дата записи: 
Основание: Свидетельство о расторжении брака № 12345 от 
Новая фамилия: ИВАНОВА
Отчество: Петровна
Дата рождения: 

Вместо прежних данных (фамилия, имя, отчество, дата рождения) одной чертой зачеркивается старое значение, а новые данные вводятся рядом с указанием номера и даты основания․

Как правильно оформить изменение фамилии в трудовой книжке?

Принятие заявления сотрудника

1. Сотрудник подает заявление о смене фамилии, в котором указывает новую фамилию и приложения (копии свидетельств, паспорта)․
2. Заявление подписывается сотрудником и передается в отдел кадров․

Проверка документов

• Кадровый отдел проверяет подлинность и соответствие документов․
• Если документы оформлены корректно, они прикладываются к актам изменения․

Внесение записи в трудовые книжки

1. Внутри обложки (или вкладыша) вносится запись о смене фамилии․
2. Старая запись зачеркивается одной чертой, а новые данные вводятся рядом․
3. Запись подписывается представителем HR и ставится печать (если она есть)․

Выдача дубликата

Если оригинальная трудовая книжка утрачена, оформляется дубликат․ В дубликате вносятся те же данные, что и в оригинале, но с пометкой «дубликат»․ При этом прежняя запись также зачеркивается, чтобы избежать двойных записей․

Какие ошибки часто встречаются при оформлении смены фамилии?

• Отсутствие подписи и печати – без них запись считается недействительной․
• Неправильный порядок зачеркивания – допускается только одна линия, проходящая через все старые данные․
• Неприложение копий подтверждающих документов – в этом случае запись может быть отменена при проверке․
• Неуказание даты основания – в записи обязательно указывается номер и дата документа, на основании которого вносится изменение․

Что делать, если трудовая книжка потеряна после смены фамилии?

1. Сотрудник обращается в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата․
2. В отделе проверяется наличие записей в базе данных и копий документов․
3. На основании проверки составляется акт о выдаче дубликата․
4. В дубликате вносятся все сведения, включая прежнюю фамилию, дату рождения и номер страницы, где была сделана запись․

Как отразить изменение фамилии в других документах?

Помимо записи в трудовой книжке, необходимо обновить:

• Табельный лист (если используется);
• Справку о доходах и удержаниях;
• Договор труда (при необходимости – приложение);
• Персональный кабинет в корпоративной системе (логины, email и т․д․)․

Все изменения должны быть согласованы с сотрудником и зафиксированы в кадровом деле․

Краткое резюме

Изменение фамилии в трудовых документах – обязательный процесс, который должен быть оформлен согласно нормативам Минтруда:

1. На основании официального документа (свидетельство о расторжении брака, свидетельство о смене фамилии, паспорт)․
2. Внесение записи в внутреннюю часть обложки или вкладыша․
3. Зачеркивание старой записи одной чертой․
4. Подпись HR‑специалиста и печать организации․
5. При необходимости – выдача дубликата․

Только после выполнения всех этих шагов запись считаеться юридически значимой и может быть использована при оформлении всех последующих кадровых процедур․

Автор статьи: кадровый специалист, 2025 год․