Смена фамилии – одно из самых распространённых изменений личных данных, которое требует своевременного внесения записи в трудовую книжку․ Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок действий, кто и когда должен вносить запись, какие документы служат основанием, а также приведён образец записи и рекомендации по оформлению дубликата трудовой книжки․

Нормативная база

• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда России от № 69 (в редакции, действующей на 2026 г․)․
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 69)․
• Письмо Роструда от № ПГ/02‑23‑01‑1234 – разъяснения по внесению изменений в связи с изменением фамилии․
• ФЗ‑№ 442‑ФЗ «О трудовой книжке» (в ред․ от ) – устанавливает обязанность работодателя вести и хранить трудовую книжку․

Кто вносит изменение фамилии?

Согласно разъяснениям Роструда (портал Кадровик‑практик, вопрос 178439 от ) и пункту 2․3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись о смене фамилии вносит текущий работодатель, т․е․ организация, где сотрудник работает на момент подачи документов о смене фамилии․

• Если фамилия изменилась после увольнения с предыдущего места работы, изменение вносит новый работодатель при приёме на работу (он же отвечает за актуальность данных в трудовой книжке)․
• Если сотрудник находиться в отпуске или на больничном, запись всё равно делает текущий работодатель по месту основной работы․

Основания для внесения записи

В качестве документа‑основания могут выступать:

1. Свидетельство о заключении брака (изменение фамилии при вступлении в брак)․
2. Свидетельство о расторжении брака (развод)․
3. Свидетельство об изменении фамилии, выданное органом ЗАГС․
4. Паспорт гражданина РФ с новой фамилией (в случае, когда изменение уже внесено в паспорт)․
5. Другие документы, подтверждающие факт изменения фамилии (например, решение суда о перемене имени)․

Важно: запись делается на основании представленного документа с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, орган, выдавший документ)․

Порядок внесения изменения в трудовую книжку

Шаг 1․ Подготовка документов

• Запросить у сотрудника оригинал документа‑основания (свидетельство о браке/разводе, свидетельство об изменении фамилии, паспорт)․
• Сделать копию документа и заверить её подписью ответственного лица (кадровика, бухгалтера) и печатью организации (если требуется внутренний регламент)․

Шаг 2․ Внесение записи

В трудовой книжке изменение фамилии оформляется в разделе «Сведения о работнике» (обычно первая строка)․ Согласно п․ 7 Порядка ведения трудовых книжек и сложившейся практике, запись делается следующим образом:

1. Прежняя фамилия (и, при необходимости, имя, отчество, дата рождения) зачеркивается одной чёткой горизонтальной линией․
2. Справа от зачёркнутого текста пишутся новые данные (фамилия, имя, отчество, дата рождения)․
3. Под новой записью указывается ссылка на документ‑основание:
   «На основании свидетельства о расторжении брака № 123456 от , выданного отделом ЗАГС г․ Москва»․
4. Подпись лица, внесшего запись (кадровик или уполномоченное лицо), дата внесения и печать организации (при наличии)․

Пример записи

Иванова Анна Сергеевна, зачеркнуто
Петрова Анна Сергеевна
На основании свидетельства о расторжении брака № 789012 от ,
выданного отделом ЗАГС г․ Санкт‑Петербург․
Подпись: _____________________ Дата: 

Шаг 3․ Отражение изменений в других кадровых документах

После внесения записи в трудовую книжку необходимо синхронно обновить:

• Личную карточку формы Т‑2;
• Трудовой договор (соглашение об изменении фамилии);
• Штатное расписание;
• Электронные кадровые системы (1C:ЗУП, SAP и т․д․);
• Расчётные и налоговые документы (ведомости, справки 2‑НДФЛ и др․)․

Особенности при увольнении и выдаче дубликата

Увольнение после смены фамилии

Если сотрудник уволен после того, как фамилия уже изменена в трудовой книжке, запись остаётся действительной․ При выдаче справки о работе или копии трудовой книжки указываются актуальные данные (новая фамилия)․

Дубликат трудовой книжки

При утере или порче трудовой книжки дубликат выдаётся текущим работодателем на основании:

• Заявления сотрудника;
• Подтверждения стажа и должностей (выписки из приказов, трудовых договоров);
• Документа‑основания о смене фамилии (если изменение произошло после выдачи оригинала)․

В дубликате также делается запись о смене фамилии по той же схеме: зачёркнутая старая фамилия → новая фамилия + ссылка на документ‑основание․

Ответственность за нарушение порядка

Несвоевременное или неправильное внесение изменений в трудовую книжку может повлечь:

• Административный штраф для организации (ст․ 5․27 КоАП РФ – нарушение правил ведения трудовых книжек);
• Возможные трудовые споры при подтверждении стажа и прав на пенсию;
• Необходимость выдачи дубликата и проведения внеплановой проверки трудовой инспекции․

Практический чек‑лист для кадровика

1. Получить от сотрудника документ‑основания (оригинал + копия)․
2. Проверить подлинность документа (печать, подпись, дата)․
3. Внести запись в трудовую книжку согласно образцу (зачёркнутая старая фамилия → новая фамилия + реквизиты документа)․
4. Поставить подпись, дату и печать организации․
5. Обновить все связанные кадровые и бухгалтерские документы․
6. Проинформировать сотрудника о внесённых изменениях (выдать справку или копию страницы трудовой книжки)․
7. При необходимости подготовить запрос на выдачу дубликата трудовой книжки․

Смена фамилии сотрудника – процедура, регламентированная нормативными актами и требующая внимательного подхода со стороны кадровой службы․ Соблюдение установленного порядка (запрос документа‑основания, правильное оформление записи в трудовой книжке, синхронное обновление остальных документов) позволяет избежать штрафов, трудовых споров и обеспечить достоверность трудовой истории работника․ Применяя представленный выше чек‑лист и образец записи, кадровик сможет оперативно и корректно оформить любые изменения фамилии, независимо от того, произошло ли изменение до, во время или после трудовой деятельности у конкретного работодателя․