Смена фамилии после вступления в брак — одна из самых распространенных кадровых процедур. Несмотря на частоту таких ситуаций, у специалистов отдела кадров нередко возникают вопросы о правильном оформлении документов. Важно строго соблюдать установленные правила, чтобы трудовая книжка сотрудника оставалась действительным и юридически значимым документом.

Нормативная база: на основании каких документов вносятся изменения

Согласно действующему законодательству (в частности, Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России), изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации или расторжении брака, о перемене имени и других документов.

Таким образом, свидетельство о заключении брака является полноценным и законным основанием для внесения изменений в трудовую книжку. При этом в самой записи необходимо сделать ссылку на реквизиты этого документа: номер, дату выдачи и наименование органа ЗАГС.

Пошаговый алгоритм действий кадровика

Процедура изменения фамилии в учетных и кадровых документах состоит из нескольких обязательных этапов:

1. Получение заявления от работника. Сотрудник, сменивший фамилию, должен написать заявление с просьбой внести соответствующие изменения в документы. К заявлению прилагаются подтверждающие документы.
2. Проверка документов. Кадровик обязан проверить оригинал паспорта с новой фамилией и оригинал свидетельства о заключении брака; Уточняется, ведет ли организация для данного сотрудника бумажную трудовую книжку.
3. Издание приказа. На основании заявления и подтверждающих документов работодатель издает приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (трудовой книжке, личной карточке формы Т-2, трудовом договоре, штатном расписании).
4. Внесение записи в трудовую книжку. Изменения вносятся на ьный лист (первую страницу) трудовой книжки по последнему месту работы сотрудника.

Как правильно зачеркнуть старую фамилию и написать новую

Инструкция по заполнению трудовых книжек четко регламентирует техническую сторону процесса:

• Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (зачеркивать жирно или в несколько линий категорически нельзя, старая запись должна оставаться читаемой).
• Рядом (внутри того же раздела) записываются новые данные — новая фамилия сотрудника.

Образец записи на обложке трудовой книжке

На внутренней стороне обложки трудовой книжки (слева) делается поясняющая запись. Формулировка должна содержать информацию о том, на основании какого документа и какая именно фамилия изменена.

Воспользуйтесь таким шаблоном записи:

«Фамилия Антонова изменена на фамилию Пшеницына на основании свидетельства о заключении брака от IV-МЮ N 123456, выданного Кутузовским отделом ЗАГС Управления ЗАГС Москвы».

Или более краткий вариант:

«Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова на основании свидетельства о браке 345611099 от , выданного отделом ЗАГС г. Москва»;

Заверение записи

Сразу под текстом с пояснением ставится подпись уполномоченного лица (специалиста отдела кадров или работодателя) и печать организации (при ее наличии), которая заверяет внесенные изменения.

Что делать, если на обложке нет места для записи?

В практике встречаются ситуации, когда сотрудник менял данные несколько раз, и свободное место на внутренней стороне обложки трудовой книжки закончилось. В таком случае:

• Допускается внесение записи на свободное место ниже предыдущих записей.
• Если свободного пространства на обложке не осталось вовсе, запись оформляется по аналогии с вкладышем: указывается «См. вкладыш», а сама информация о смене фамилии вносится на специальный бланк вкладыша, который подшивается к трудовой книжке.

Важные нюансы, о которых нужно помнить

• Только на основании паспорта? В Инструкции по заполнению трудовых книжек нет запрета записывать основанием для изменения фамилии только паспорт работницы. Однако предпочтение всегда отдается документам из ЗАГСа (свидетельству о браке), так как именно они являются первоисточником изменения персональных данных, в то время как паспорт — документ удостоверяющий личность, подтверждающий уже свершившийся факт.
• Расторжение брака. Развод также является основанием для внесения правок в трудовую книжку, но только при условии отказа от фамилии бывшего супруга и возвращения предыдущих (добрачных) персональных данных. В этом случае основанием будет свидетельство о расторжении брака.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК). Если сотрудник перешел на электронный формат, кадровику необходимо передать актуальные сведения о смене фамилии в Социальный фонд России (СФР) путем подачи отчета ЕФС-1.

Своевременное и правильное отражение новой фамилии в трудовой книжке гарантирует отсутствие проблем с подтверждением стажа и личности сотрудника в будущем. Главное правило кадровика в этом вопросе — опираться на оригиналы документов из ЗАГСа, вносить записи разборчиво и обязательно заверять их подписью и печатью.