Смена фамилии работника — это распространенная ситуация‚ требующая внимательного отношения со стороны специалиста по кадрам. Ошибки в оформлении документов могут привести к проблемам при подтверждении стажа или назначении пенсии. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно внести изменения в трудовую книжку и её вкладыш‚ опираясь на актуальные нормы законодательства.

Нужно ли вносить изменения во вкладыш?

Один из самых частых вопросов: «Нужно ли вносить изменение фамилии работника во вкладыш или достаточно только в трудовую книжку?»
Ответ однозначен: да‚ необходимо. Поскольку вкладыш является неотъемлемым продолжением трудовой книжки‚ данные в них должны быть идентичны. Если фамилия изменена в основной книжке‚ но осталась старой во вкладыше‚ это создает несоответствие‚ которое может быть расценено как ошибка в ведении документа.

> Важно: Заверять изменение фамилии печатью организации дважды (отдельно в книжке и отдельно во вкладыше‚ если они заполняются одновременно в одном месте) не нужно‚ если речь идет о едином процессе. Однако сама запись о новой фамилии должна присутствовать на ьном листе вкладыша.

Алгоритм действий при смене фамилии

Процесс внесения изменений регламентирован правилами ведения трудовых книжек. Ниже приведена пошаговая инструкция.

Шаг 1. Сбор документов

Основанием для изменения записи служат документы‚ выданные официальными органами ЗАГС. Работник должен предоставить оригиналы (или заверенные копии) следующих документов:

• Свидетельство о браке (или разводе);
• Свидетельство о перемене имени;
• Паспорт гражданина РФ с новой фамилией.

Копии этих документов необходимо подшить в личное дело сотрудника.

Шаг 2. Внесение изменений в трудовую книжку

Изменения вносятся на ьный лист трудовой книжки.
Одной тонкой чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя‚ отчество).
Рядом (обычно сверху или справа‚ где есть свободное место) записывается новая фамилия.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснительная запись: «Фамилия изменена на [Новая Фамилия] на основании [Наименование документа‚ серия‚ номер‚ дата выдачи]».
Запись заверяеться подписью ответственного лица и печатью организации (или кадровой службы).

Шаг 3. Внесение изменений во вкладыш

Если к трудовой книжке оформлен вкладыш‚ порядок действий зависит от ситуации:

Ситуация А: Вкладыш еще не заполнен или заполняется впервые.
В этом случае на ьном листе вкладыша сразу указывается новая фамилия работника. Вносить старую фамилию и зачеркивать её не нужно‚ так как документ заполняется в первый раз уже с актуальными данными. Основанием служит запись в основной трудовой книжке и документы работника.

Ситуация Б: Вкладыш уже велся‚ и в нем стоит старая фамилия.
Если во вкладыше уже были сделаны записи о стаже под старой фамилией‚ процедура аналогична изменению в основной книжке:
На ьном листе вкладыша одной чертой зачеркивается старая фамилия.

Записывается новая фамилия.
На внутренней стороне обложки вкладыша (если там есть место) или на свободном месте внутренней стороны обложки основной трудовой книжки (если место во вкладыше закончилось) делается ссылка на документ-основание.
Запись заверяется подписью и печатью.

> Ключевой момент: Если на внутренней стороне обложки основного документа (трудовой книжки) не осталось места для новых записей об изменении данных‚ именно в этот момент и приходится вшивать новый вкладыш. Но сначала нужно оформить изменение фамилии в имеющейся книжке‚ а затем‚ заполняя ьный лист нового вкладыша‚ указать уже новую фамилию.

Частые ошибки и вопросы

Можно ли использовать СТД-СФР вместо бумажной записи?

Электронная трудовая книжка (СТД-СФР) содержит актуальные данные‚ но она не заменяет бумажную трудовую книжку для тех работников‚ у которых она велась до 2020 года и не была изъята. Оформление дубликата бумажной трудовой книжки только на основании СТД-СФР возможно лишь в случае утери бумажного оригинала‚ но процедура смены фамилии требует физического внесения правок в существующий бумажный бланк‚ если он находится на руках у работодателя или работника.

Как правильно писать: «изменение» или «изминение»?

В деловой переписке и записях важно соблюдать орфографию. Единственно правильный вариант написания слова, изменение (через букву «е» после «м»). Вариант «изминение» является грубой орфографической ошибкой. Слово происходит от глагола «менять» (с приставкой из-)‚ где в корне происходит чередование‚ но пишется всегда «е».

Что делать‚ если места для записи на обложке нет?

Если все внутренние стороны обложек (и трудовой книжки‚ и вкладыша) заполнены пояснительными записями о смене фамилии‚ имени или образования‚ а место закончилось‚ заводится новый вкладыш. В него вносятся данные уже с новой фамилией‚ а в графе «Сведения о работе» можно сделать ссылку на предыдущие страницы‚ если это необходимо для связности стажа‚ хотя обычно нумерация страниц продолжает предыдущую.

Правильное оформление смены фамилии — это гарантия того‚ что трудовой стаж сотрудника будет учтен корректно. Помните главные правила:

• Изменения вносятся и в трудовую книжку‚ и во вкладыш (если он есть).
• Старая фамилия зачеркивается одной чертой‚ новая — вписывается рядом.
• Обязательно делается ссылка на документ-основание (свидетельство о браке и т.д.) с указанием его реквизитов.
• Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Соблюдение этих простых правил поможет избежать юридических рисков и обеспечит порядок в кадровом делопроизводстве.