Смена фамилии работника, это распространенная ситуация в кадровой практике‚ требующая внимательного и юридически грамотного подхода. Ошибки при внесении изменений в трудовую книжку могут привести к проблемам при подсчете стажа‚ назначении пенсии или получении кредитов. В данной статье мы подробно разберем‚ кто вносит изменения‚ какой порядок действий необходимо соблюдать и как правильно оформить запись‚ опираясь на актуальные нормы законодательства РФ.
Кто вносит изменения: старый или новый работодатель?
Один из самых частых вопросов: что делать‚ если сотрудник сменил фамилию в период между увольнениями? Согласно разъяснениям Роструда и сложившейся практике:
- Если работник уже трудоустроен: Изменения вносит работодатель‚ у которого сотрудник работает на момент предъявления документов о смене фамилии.
- Если работник сменил фамилию между работами: Изменения вносит новый работодатель при приеме на работу. Старый работодатель не должен вносить правки после увольнения сотрудника. Новый работодатель проверяет документы‚ подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке‚ перемене имени и т.д.)‚ и вносит изменения на титульный лист трудовой книжки.
Важно помнить: если трудовая книжка велась в электронном виде‚ а бумажная не выдавалась на руки‚ новый работодатель также руководствуется правилами внесения записей в бумажный документ при его наличии у работника.
Порядок действий при смене фамилии
Процедура изменения фамилии на титульном листе строго регламентирована. Кадровый специалист должен выполнить следующие шаги:
- Запросить документы-основания. Работник обязан предоставить оригиналы документов‚ подтверждающих смену фамилии. Это могут быть:
- Свидетельство о заключении брака;
- Свидетельство о расторжении брака;
- Свидетельство о перемене имени;
- Паспорт гражданина РФ с новой фамилией.
- Сделать копии документов. Копии документов подшиваются в личное дело сотрудника или хранятся вместе с приказом о приеме/изменении данных.
- Внести изменения на титульном листе.
- Аккуратной одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию.
- Рядом (справа‚ сверху или снизу‚ где есть свободное место) вписать новую фамилию.
- Важно: Новая запись не должна перекрывать старую полностью‚ обе должны читаться.
- Заверить изменения. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается запись о документе-основании с указанием его номера и даты. Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика) и печатью организации (или отдела кадров).
Образец записи на внутренней стороне обложки
Запись должна выглядеть примерно так:
Фамилия изменена на «Пшеницына» на основании свидетельства о заключении брака серии АБ № 123456‚ выданного отделом ЗАГС г. Москвы.
Подпись: ____________ /Иванова И.И./
М.П. (печать организации)
Частые ошибки и важные нюансы
При оформлении изменений кадровики часто допускают ошибки‚ которые могут сделать трудовую книжку недействительной. Обратите внимание на следующие моменты:
Использование корректора
Категорически запрещено использовать корректирующие жидкости (замазку) или заклеивать ошибки скотчем. Старая фамилия должна быть видна через черту зачеркивания.
Печать организации
Согласно актуальным требованиям‚ печать организации или отдела кадров ставится на внутренней стороне обложки рядом с записью-основанием. Если организация отказалась от использования печатей‚ это должно быть отражено в локальных нормативных актах‚ однако наличие печати до сих пор является рекомендуемым стандартом для подтверждения достоверности изменений.
Изменение других данных
По аналогичному принципу (одной чертой зачеркнуть‚ рядом вписать новое) можно изменить не только фамилию‚ но и имя‚ отчество‚ дату рождения (если была ошибка)‚ а также сведения об образовании‚ профессии или специальности‚ если работник предоставил соответствующие документы (диплом‚ сертификат).
Что делать‚ если ошибка допущена?
Если кадровик неправильно внес изменения (например‚ использовал корректор или неразборчиво написал новую фамилию)‚ такая трудовая книжка может быть признана недействительной. В этом случае работнику может потребоваться оформление дубликата трудовой книжки. Дубликат оформляется по заявлению работника‚ и в него переносятся все верные данные из оригинала‚ а также вносятся корректные сведения о смене фамилии.
Изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки, процедура технически простая‚ но требующая строгого соблюдения правил. Главное правило: старая запись зачеркивается одной чертой‚ новая вписывается рядом‚ а на обороте обложки указывается документ-основание. Соблюдение этого алгоритма гарантирует юридическую чистоту документа и сохранение трудового стажа сотрудника.
Помните‚ что своевременное и правильное внесение изменений в трудовую книжку, это забота не только о соблюдении закона‚ но и о будущем сотрудника‚ его пенсии и социальной защищенности.