Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Смена фамилии работника – одно из самых распространённых изменений персональных данных, которое необходимо отразить в трудовой книжке. Ниже подробно рассмотрены вопросы, кто и когда вносит запись, какие документы служат основанием, как оформлять изменение в основной книжке и во вкладыше, а также приведён типовой образец записи.

Кто отвечает за внесение изменения фамилии?

Согласно разъяснениям Роструда (информационный портал Онлайнинспекция.рф, вопрос № 178439 от ) и позиции КонсультантПлюс, запись о смене фамилии вносит текущий работодатель по последнему месту работы. То есть:

Если фамилия изменилась до трудоустройства у нового работодателя – новый работодатель оформляет запись при приёме на работу.
Если фамилия изменилась после увольнения с предыдущего места – запись делает последний работодатель (тот, у которого сотрудник находился на момент изменения фамилии). При отсутствии возможности обратиться к бывшему работодателю (например, организация ликвидирована) запись может быть внесена текущим работодателем на основании представленных документов.

Основания для внесения изменения фамилии

Изменение фамилии может произойти по различным причинам:

Вступление в брак (свидетельство о браке).
Развод и возврат к прежней фамилии (свидетельство о расторжении брака + заявление об отказе от фамилии бывшего супруга).
Усыновление, установление отцовства или иные судебные решения.
Изменение фамилии по личному желанию (запись актов гражданского состояния о смене имени).

В качестве документа‑основания принимаются:

Паспорт гражданина РФ (с новой фамилией).
Свидетельство о браке / о расторжении брака.
Справка из ЗАГСа об изменении фамилии.
Решение суда (например, об установлении отцовства).
Иные документы, удостоверяющие личность и факт изменения фамилии (удостоверение беженца, вид на жительство и т.п.).

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Процедура регламентирована:

Пунктом 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225).
Пунктом 38 тех же Правил – касательно внесения изменений во вкладыш.
Разделом II Порядка 320н (утверждённого Приказом Минтруда России от № 320н) – касательно ьного листа.

Пошаговый алгоритм:

Получить заявление работника о смене фамилии (можно в свободной форме, но желательно указать новую фамилию, дату и основание – номер и дату документа‑основания).
Проверить документы‑основания (паспорт, свидетельство и т.д.); Сделать копии для личного дела.
Внести запись в трудовую книжку:
- На ьном листе (или на первой странице, если ьный лист отсутствует) провести одной чертой старую фамилию.
- Справа от зачёркнутой записи написать новую фамилию.
- Под записью указать основание: вид документа, его номер и дата выдачи (например: «Свидетельство о браке № 123456 от »).
- Поставить дату внесения записи и подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) с расшифровкой.
Если имеется вкладыш – повторить те же действия на обложке вкладыша (п. 38 Правил). При отсутствии места для записи можно сделать отдельную строку на внутренней стороне обложки вкладыша.
Внести соответствующую запись в личную карточку сотрудника (Т‑2) и иные кадровые документы (приказы о переводе, соглашения и т.п.), чтобы обеспечить единообразие данных.
Оформить копию записи для личного дела работника и, при необходимости, предоставить выписку из трудовой книжки по запросу сотрудника.

Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке

Ниже представлен типовой вариант оформления записи (можно адаптировать под конкретный документ‑основание).

Иванова Анна Сергеевна
———————————————Иванова Мария Сергеевна
Основание: Свидетельство о браке № 789012 от 
Дата внесения: 

Подпись: __________________ И.О. Петров П.П.

Иванова Анна Сергеевна
~~Иванова Анна Сергеевна~~ Иванова Мария Сергеевна
Основание: Свидетельство о браке № 789012 от
Дата внесения:
Подпись: __________________ Петров П.П.

Особенности внесения изменений во вкладыш

Если у трудовой книжки есть вкладыш (например, для отражения работы по совместительству или дополнительных сведений), то:

Запись о смене фамилии вносится аналогично основной книжке (п. 38 Правил).
На обложке вкладыша также чертой зачёркивается старая фамилия и пишется новая.
Внутри вкладыша, если есть место для сведений о работнике, делается аналогичная запись с указанием основания и даты.

Важно: если вкладыш отсутствует, но в трудовой книжке есть место для дополнительных сведений (например, на внутренней стороне обложки), запись делается там же, где указываются изменения персональных данных.

Что делать, если работник сменил фамилию после увольнения?

В данном случае:

Работник предоставляет новому работодателю документы, подтверждающие изменение фамилии (паспорт, свидетельство и т.д.).
Новый работодатель, принимая сотрудника на работу, вносит запись о смене фамилии в трудовую книжку на основании представленных документов (п. 13 Порядка ведения трудовых книжек).
Если у работника нет текущего места работы (например, он находится в поиске работы), запись может быть сделана в органе, выдавшем трудовую книжку (центр занятости, МФЦ) либо в организации, где последний раз работал сотрудник, при условии предоставления им документов‑оснований.

Практические рекомендации для кадровой службы

Создать шаблон заявления о смене личных данных (ФИО, дата рождения, паспортные данные) и хранить его в электронном виде для быстрого заполнения.
Вести журнал учета изменений персональных данных (номер заявления, дата получения, документ‑основание, дата внесения записи, ответственный).
Периодически проводить инструктаж ответственных сотрудников по правилам внесения изменений в трудовую книжку (включая работу с вкладышем).
При переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) обеспечить синхронное обновление данных в личном кабинете работника на портале «Работа в России» и в системе кадрового учёта.
Хранить копии документов‑оснований в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).

Изменение фамилии в трудовой книжке – процедура, регламентированная нормативными актами и требующая внимательного подхода со стороны кадровой службы; Главное – своевременно получить документы‑основания, правильно оформить запись (чертой зачёркнув старую фамилию и указав новую с ссылкой на документ) и обеспечить соответствие данных во всех связанных документах (вкладыш, личная карточка, приказы). Следуя представленному алгоритму и используя приведённые образцы, вы сможете избежать ошибок и обеспечить законность ведения трудовых книжек в вашей организации.