Смена фамилии работника – одно из самых распространённых изменений персональных данных, которое необходимо отразить в трудовой книжке. Ниже представлен подробный руководство, основанное на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс, Федеральный закон «О трудовых книжках» и нормативные акты Минтруда), а также практический образец заполнения записи.
Основания для внесения изменения фамилии
- Свидетельство о заключении брака – при взятии фамилии супруга;
- Свидетельство о расторжении брака – при возврате к прежней фамилии;
- Паспорт гражданина РФ с новой фамилией (например, после изменения фамилии по личному желанию);
- Иные документы, подтверждающие изменение фамилии (решение органа ЗАГС, судебное решение и т.д.).
Пошаговый алгоритм действий работодателя
- Получение заявления от сотрудника. Работник подаёт письменное заявление о внесении записи об изменении фамилии, к которому прилагаются копии подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о браке/разводе и т.п.).
- Проверка документов. Кадровик сверяет данные в представленных документах с текущими сведениями в трудовой книжке и личной карточке (форма Т‑2).
- Внесение записи в трудовую книжку. Запись делается в разделе «Сведения о работе» (или в разделе «Общие сведения» – в зависимости от формы книжки) с обязательной ссылкой на реквизиты документа‑основания.
- Обновление сопутствующих кадровых документов. Необходимо внести изменения в личную карточку (Т‑2), трудовой договор, приказы о приёме/переводе, штатное расписание и расчётные документы.
- Хранение копий документов. Копии подтверждающих документов хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет после прекращения трудовой деятельности (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).
Требования к оформлению записи
Запись должна быть чёткой, без исправлений и помарок. В неё включаются:
- Дата внесения записи (день, месяц, год);
- Наименование документа‑основания (например, «Свидетельство о заключении брака»);
- Серия и номер документа;
- Дата выдачи документа;
- Наименование органа, выдавшего документ (ЗАГС, паспортный стол и т.д.);
- Старое и новое фамилия, имя, отчество (при необходимости).
Образец записи в трудовой книжке
Ниже представлен типовой шаблон записи, который можно скопировать в печатную форму трудовой книжки или электронный бланк.
Запись № __ Дата внесения: Основание: Свидетельство о заключении брака серия АБ № 123456 от , выданное отделом ЗАГС г. Москва. Изменение фамилии: Антонова Мария Ивановна → Пшеницына Мария Ивановна.
В печатной трудовой книжке запись обычно располагается в одной строке, например:
г. – Свидетельство о заключении брака серия АБ № 123456 от , выданное отделом ЗАГС г. Москва. Фамилия изменена с Антонова на Пшеницына.
Особенности при смене фамилии после развода
Если фамилия меняется на прежнюю (девичью) после расторжения брака, в записи указывают:
- Свидетельство о расторжении брака (серия, номер, дата, орган ЗАГС);
- Фактическое изменение фамилии (например, «Пшеницына Мария Ивановна → Антонова Мария Ивановна»).
Чего следует избегать
- Не вносить изменения только на основании устного заявления сотрудника – обязательно нужны документы;
- Не оставлять пустые поля или неполные реквизиты документа‑основания;
- Не исправлять уже сделанную запись – при ошибке следует зачеркнуть неверную строку, поставить подпись и дату исправления, а затем внести правильную запись с новой ссылкой на документ.
Полезные ссылки и ресурсы
- Форма трудовой книжки (утверждена Приказом Минтруда России от № 69);
- КонсультантПлюс – образец внесения записи об изменении фамилии работника (2025‑2026 гг.);
- Система «Гарант» – пошаговая инструкция по изменению персональных данных в кадровом учёте.
Соблюдение указанного порядка гарантирует корректность ведения трудовой книжки, исключает претензии со стороны государственных инспекций по труду и защищает права как работника, так и работодателя.