Смена фамилии сотрудника, распространенная жизненная ситуация‚ которая требует корректного отражения во всех кадровых документах. Одним из ключевых документов является Книга учета движения трудовых книжек (форма Т-21 или Т-21с). Внесение изменений в эту книгу — обязательная процедура‚ обеспечивающая целостность и достоверность кадрового учета.

Что такое Книга учета движения трудовых книжек (Т-21)?

Это журнал‚ в котором регистрируется каждая выданная‚ полученная‚ утерянная или уничтоженная трудовая книжка. В графе‚ посвященной конкретному работнику‚ указываются его полные данные (ФИО‚ дата рождения) и история движения книжки (выдача работнику‚ возврат при увольнении‚ отправка в архив и т.д.).

При смене фамилии сотрудника данные в этой графе также подлежат актуализации‚ так как они должны соответствовать актуальным паспортным данным.

На основании какого документа вносится изменение?

Изменение фамилии в Книге учета (а также в самой трудовой книжке) оформляется исключительно на основании документа‚ подтверждающего смену ФИО. К таким документам относятся:

• Паспорт гражданина РФ (если фамилия изменена в паспорте).
• Свидетельство о заключении брака (если фамилия изменена в связи с вступлением в брак).
• Свидетельство о расторжении брака (если возврат к добрачной фамилии).
• Свидетельство об изменении фамилии‚ имени‚ отчества (выдается органом ЗАГС).
• Решение суда (например‚ об установлении отцовства с изменением фамилии ребенка).

Обязательно указывать: название документа‚ его серию‚ номер и дату выдачи.

Порядок внесения изменения в Книгу учета Т-21

1. Получить от сотрудника оригинал документа‚ подтверждающего изменение ФИО.
2. Найти в Книге учета (Т-21) запись‚ соответствующую данному работнику. Обычно это строка с номером трудовой книжки‚ ФИО на момент выдачи и другими данными.
3. Внести исправление (точнее‚ новую запись) следующим образом:
   • В графе «Фамилия‚ имя‚ отчество» зачеркнуть старую фамилию (одной чертой‚ так чтобы можно было прочитать исходное) и выписать новую фамилию.
   • Рядом или ниже сделать запись-обоснование: «Фамилия изменена на основании паспорта РФ 1234 567890‚ выданного « (или иного документа).
   • Запись обязательно заверяется подписью ответственного лица (кадровика‚ бухгалтера) и печатью организации (или кадровой службы‚ если она имеет отдельную печать).
4. Внести соответствующее изменение в саму трудовую книжку работника (на внутренней стороне обложки‚ в разделе «Сведения о работнике» или в графе «Личная карточка Т-2″‚ если она ведется). Порядок там аналогичен: зачеркивание‚ новая запись‚ ссылка на документ‚ подпись и печать.
5. Обновить данные в электронных системах учета (1С:ЗУП‚ Кадры и т.д.)‚ если они ведутся.

Образец записи в Книге учета движения трудовых книжек (Т-21)

Представьте‚ что в строке для работника Иванова А.П. (трудовая книжка № 123456) изменилась фамилия на «Петров».

Пояснение к образцу:

• Старая фамилия «Иванов» зачеркнута одной чертой (в тексте обозначено как Иванов).
• Новая фамилия «Петров» выписана четко.
• В графе «Примечание» указано основание с реквизитами документа.
• Запись завершена подписью ответственного лица и печатью организации.

Важные нюансы и типичные ошибки

• Нельзя вычеркивать старую фамилину полностью. Она должна оставаться читаемой для сохранения истории;
• Нельзя использовать корректирующую жидкость или стирать. Любое исправление‚ не соответствующее описанному выше порядку (зачеркивание + новая запись)‚ недопустимо.
• Изменение в Книге учета (Т-21) и в самой трудовой книжке должны быть синхронизированы. Ошибка в одном документе влечет ошибку в другом.
• Если трудовая книжка хранится у работника (при его заявлении о сохранении)‚ то изменения вносятся только в Книгу учета (Т-21) и в кадровые электронные базы. В саму книжку сотрудник вносит изменения самостоятельно на основании того же документа‚ но кадровый работник должен проверить правильность внесения.
• При изменении ФИО у несовершеннолетнего основанием будет свидетельство о рождении (если изменение внесено в него) или решение суда.

Внесение изменений в Книгу учета движения трудовых книжек при смене фамилии — формальная‚ но критически важная процедура. Она обеспечивает:

1. Юридическую чистоту кадрового документооборота.
2. Единство информации в трудовой книжке‚ Книге учета Т-21 и других кадровых документах.
3. Соответствие требованиям законодательства (Трудовой кодекс РФ‚ Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ Инструкция по заполнению).

Всегда работайте с оригиналами документов‚ действуйте последовательно и фиксируйте каждое изменение с обязательным указанием основания и заверением подписью и печатью.

Статья составлена на основе анализа нормативных актов (Постановление Минтруда России от № 69‚ Приказ Минтруда России от № 986н) и практических рекомендаций из авторитетных источников (КонсультантПлюс‚ 2025).