Смена фамилии сотрудника – одна из самых частых причин корректировки персональных данных в кадровой документации. Вопрос о том‚ нужно ли вносить изменения в трудовую книжку при таком событии‚ часто вызывает споры между работодателями и сотрудниками. Ниже подробно разбираем‚ какие документы требуются‚ кто отвечает за внесение правок и как правильно оформить запись в соответствии с действующим законодательством РФ.
На основании какого документа вносится запись о смене фамилии?
Для внесения изменения в трудовую книжку необходимо иметь подтверждающий документ‚ подтверждающий изменение фамилии. К таким документам относятся:
- Свидетельство о расторжении брака;
- Свидетельство о смене фамилии (выданное органом ЗАГС);
- Паспорт с новой фамилией;
- Другие официальные документы‚ где указана новая фамилия (например‚ акт изменения имени‚ отчества).
Эти документы должны быть представлены работнику в оригинале или в копии‚ заверенной надлежащим образом. На их основе кадровый отдел формирует заявление о внесении изменений и при необходимости заключает дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).
Кто вправе вносить изменения в трудовую книжку?
Согласно практике Портал Кадровик‑практик и разъяснениям Роструда‚ запись о смене фамилии может быть сделана любым текущим работодателем‚ которому сотрудник предоставил надлежащие документы. То есть:
- Если сотрудник сменил фамилию на текущем месте работы – запись вносится в трудовую книжку текущего работодателя.
- Если смена фамилии произошла до начала работы в новой организации – новую запись может внести новый работодатель‚ получив от сотрудника соответствующие документы.
Таким образом‚ закон не ограничивает право вносить изменения только старым или только новым работодателем – важен лишь факт представления подтверждающих документов.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
По Инструкции по заполнению трудовых книжек‚ утвержденной постановлением Минтруда России‚ изменения вносятся на ьный лист (первую страницу) трудовых книжек. При этом:
- Зачеркивается прежняя фамилия‚ имя‚ отчество и дата рождения (зачёркивание делается одной чертой);
- В строке с новой фамилией‚ именем‚ отчеством и датой рождения вписываются новые данные;
- Указывается ссылка на номер и дату представленного документа (например‚ «Свидетельство о смене фамилии № 123 от »).
Запись заверяется подписью ответственного лица кадровой службы и печатью организации (если она есть). При отсутствии печати подпись оформляется в электронном виде‚ а в бумажном виде – ставится подпись и ставится отметка о заверении.
Нужно ли вносить изменения и во вкладыш к трудовой книжке?
Согласно Порядку оформления вкладыша‚ он оформляется в том же порядке‚ что и основная трудовая книжка. Поэтому‚ если вкладыш ведется‚ изменения должны отражаться и там. Однако в некоторых организациях‚ особенно при переходе на электронные кадровые документы‚ вкладыш может не вестись‚ и все изменения фиксируются только в основной книжке.
Какие изменения вносятся в электронные кадровые системы?
С 2024 года‚ согласно ст. 66.1 ТК РФ‚ в электронных сведениях о трудовой деятельности‚ хранящихся в информационных ресурсах ПФР‚ вносятся изменения в режиме реального времени. Это значит‚ что после внесения записи в бумажную форму‚ необходимо также обновить данные в электронном виде через систему ПФР.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Обязательно ли вносить запись в трудовую книжку на основании свидетельства о браке?
Ответ: Да. Свидетельство о браке‚ как и другие документы‚ подтверждающие изменение фамилии‚ является основанием для внесения записи.
Вопрос: Что делать‚ если на обложке трудовой книжки уже нет места для записи?
Ответ: В таком случае запись делается на первой чистой странице (ьном листе) или в специальном разделе «Изменения данных»‚ о чем делается отметка в справке.
Вопрос: Можно ли оформить изменения без подписи и печати работодателя?
Ответ: По закону подпись и печать (или их электронные эквиваленты) обязательны для заверения внесенных записей.
Для внесения изменения в трудовую книжку при смене фамилии необходимо предоставить официальный документ‚ подтверждающий эту zmianу (свидетельство о расторжении брака‚ свидетельство о смене фамилии‚ паспорт и т.д.).
Запись вносится на ьный лист первой страницы‚ с зачеркиванием прежних данных и указанием ссылки на представленный документ.
Запись может быть сделана любым текущим работодателем‚ получившим соответствующие документы от сотрудника.
При наличии вкладыша изменения должны отражаться и там; в электронных системах (ПФР) данные обновляются автоматически.
Оформление заверяется подписью ответственного лица и‚ при необходимости‚ печатью организации.
Соблюдение указанных требований гарантирует юридическую корректность кадровой документации и избавит компанию от возможных проблем при проверках трудовой инспекции.