Смена фамилии сотрудника – одна из частых кадровых операций, требующая корректного оформления в трудовой книжке. Правильное заполнение позволяет избежать ошибок при расчёте заработной платы, формировании трудового стажа и оформлении документов при увольнении. Ниже представлен подробный разбор процедуры, перечислены необходимые документы и даны примеры заполнения.

Правовая основа

В соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от  № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от  № 225, при внесении изменений в трудовую книжку необходимо:

• сделать ссылку на основной документ, послуживший основанием изменения (паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака и т.д.);
• завердить запись подписью уполномоченного работника кадровой службы и печатью организации (если она имеется);
• указать дату и номер записи, а также номер и дату соответствующего документа.

Документы, необходимые для внесения записи

Для корректного оформления смены фамилии в трудовых книжках требуются следующие документы:

1. Паспорт работника – копия страницы с паспортными данными.
2. Свидетельство о браке (при изменении фамилии после заключения брака).
3. Свидетельство о расторжении брака (если фамилия меняется после развода).
4. Заявление работника о желаемой новой фамилии (по желанию, но рекомендуется).
5. Приказ/распоряжение руководителя о внесении изменений (внутренний документ организации).

Пошаговая инструкция оформления

Сбор и проверка документов. Убедитесь, что все документы подлинные и соответствуют требованиям законодательства.

Подготовка записи. На внутренней стороне обложки трудовой книжки (или в специальном разделе) вносится запись о смене фамилии.

Заполнение формы. Внести данные согласно образцу (см. ниже).

Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного сотрудника кадровой службы и печатью организации.

Фиксация в электронной системе (при наличии). Если в организации используются электронные трудовые книжки, запись вносится в соответствующее поле системы.

Образец заполнения (2025‑2026 гг.)

Ниже приведён типовый образец заполнения записи в бумажной трудовой книжке. Обратите внимание, что оформление может незначительно отличаться в зависимости от формы, утверждённой вашей организацией.

Для удобства заполнения можно использовать готовый шаблон в Word или PDF‑форму, которые доступны в открытом доступе. Пример шаблона:

• Заполнение записи об изменении фамилии – 2‑стр. таблица с полями «Текущая фамилия», «Новая фамилия», «Дата и основание», «Номер паспорта», «Подпись», «Печать».
• Формат DOCX и PDF совместим с большинством кадровых систем.

Запись в вкладыше (при необходимости)

По мнению специалистов Портал Кадровик‑практик, запись о смене фамилии должна быть продублирована в вкладыше к основной странице трудовой книжки. Формат оформления такой же, как и в основной записи, но в конце добавляется пометка «Вкладка № X».

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Можно ли изменить фамилию в электронной версии трудовой книжки без внесения записи в бумажный вариант?
Ответ: Да, при наличии электронного документооборота запись вносится в электронную форму, но в бумажную книжку всё равно требуется внести запись, чтобы сохранить официальный бумажный документ.

Вопрос: Что делать, если в организации нет печати?
Ответ: По закону (п. 2.3 Инструкции) подпись уполномоченного лица заменяет печать, если в уставе организации печать не предусмотрена.

Корректное оформление смены фамилии в трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота. Соблюдая требования Постановления Минтруда России № 69 и используя приведённые образцы, вы обеспечите:

• полноту и точность данных;
• защиту от возможных ошибок при расчётах;
• соответствие внутренним нормативным документам организации.

Для упрощения процесса рекомендуется:

1. Создать шаблон записи в Word и хранить его в общем каталоге HR‑отдела;
2. Регулярно проводить аудит заполнения трудовых книжек;
3. Обучать новых сотрудников процедуре оформления изменений.

Если понадобится более детальная помощь – обратитесь к специалистам вашего отдела кадров или воспользуйтесь онлайн‑консультантом на портале КонсультантПлюс.