Смена фамилии сотрудника – одна из самых частых причин внесения правок в трудовую книжку․ Правильное оформление изменений поможет избежать штрафов, упростит работу кадровой службы и обеспечит соответствие Трудовому кодексу РФ и нормативным актам Министерства труда․

Основания для изменения фамилии в трудовой книжке

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России № 320н от в трудовую книжку вносятся записи о:

• смене фамилии;
• смене имени, отчества;
• дате рождения;
• изменении гражданства и др․

Для смены фамилии необходимо предоставить документ, подтверждающий новое фамильное наименование․

Перечень оснований

В трудовую книжку вносятся записи на основании следующих документов:

1. Паспорт с новой фамилией;
2. Свидетельство о заключении брака (при изменении фамилии после замужества);
3. Свидетельство о расторжении брака (при возврате прежней фамилии);
4. Свидетельство о перемене фамилии, выданное органом ЗАГС;
5. Иные документы, подтверждающие изменение фамилии (например, решение суда)․

Какие документы требуются от сотрудника

Для корректного внесения изменений сотрудник должен предоставить заявление и оригиналы/копии подтверждающих документов․

• Заявление о внесении изменений в учетные документы (образец ниже)․
• Паспорт (страница с данными и страницу с новой фамилией);
• Свидетельство о браке / расторжении брака / свидетельство о перемене фамилии, при необходимости․
• Если документ выдан органом ЗАГС – копия с отметкой об исполнении (при наличии)․

Важно, чтобы в заявлении была указана ссылка на номер, дату и орган, выдавший документ, а также приложена копия (или оригинал) самого документа․

Пошаговая инструкция оформления изменения

Составление заявления

Заявление должно содержать:

1. ФИО сотрудника (старое и новое);
2. Должность, подразделение․
3. Основание изменения (например, «на основании паспорта № 1234567, выданного ОУФМС России »)․
4. Перечень приложений (перечисление документов)․
5. Подпись сотрудника и дата․

Образец заявления:

Заявление
о внесении изменений в трудовую книжку
в связи со сменой фамилии

Я, _______________________ (ФИО, старую фамилию),
выдаю настоящие документы, подтверждающие изменение
фамилии: паспорт № 1234567, выданный ОУФМС России
, отделением № 12․

Приложения:
Паспорт (страницы с данными и новой фамилией);
Свидетельство о браке (при необходимости)․

Подпись: ___________________ Дата: «__» __________ 2026 г․

Оформление приказа (распоряжения) руководителя

После получения заявления и документов руководитель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные документы․ В приказе указываются:

• ФИО сотрудника;
• Новая фамилия;
• Документ, на основании которого вносятся изменения;
• Ссылка на соответствующий нормативный акт․

Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится непосредственно на ьном листе (или на внутренней стороне обложки, если места нет)․ Пример оформления:

Фамилия, имя, отчество: ________________________
(зачеркнуть старую фамилию одной линией, рядом написать новую)
Паспорт: серия № XX, № YY, выдан ОУФМС России ____ № ZZZZZZ
Основание: паспорт, выдан __________ (дата), № ________
Дата внесения: «__» __________ 2026 г․
Подпись руководителя: ______________________
Печать организации (при наличии)

Если в книжке нет свободного места, вкладыш пришивается к обложке, а в нём указываются те же реквизиты․

Как отразить изменения в других документах

Помимо трудовой книжки, изменения необходимо внести в:

• Личную карточку сотрудника;
• Трудовой договор (при необходимости – дополнительное соглашение);
• Кадровые приказы и локальные учетные формы;
• Банковские реквизиты, если они изменяются;
• Документы, связанные с налоговой отчетностью (ЕФС‑1, справки и др․)․

При этом условия труда (оклад, ставка, график) меняются только при согласовании сторон и оформлении дополнительного соглашения к трудовому договору․

Частые ошибки и рекомендации

• Отсутствие указания основания – в приказе и заявлении обязательно указывается номер, дата и орган, выдал документ․
• Неправильное оформление записи – старую фамилию следует зачеркнуть одной линией, чтобы она оставалась читаемой․
• Отсутствие копий документов в личной карточке – рекомендуется зафиксировать реквизиты документов в заявлении или в личной карточке, а оригиналы хранить только при необходимости․
• Неучёт всех учетных документов – проверьте, чтобы новые данные отразились во всех системах компании (бухгалтерия, кадровый учет, электронный документооборот)․

Пример полного пакета документов

1. Заявление сотрудника о смене фамилии․
2. Копия паспорта (страницы с данными и с новой фамилией)․
3. Свидетельство о браке (если применимо);
4. Приказ руководителя о внесении изменений․
5. Запись в трудовой книжке (скан или фото готовой записи)․
6. Обновлённая личная карточка сотрудника․
7. Дополнительное соглашение к трудовому договору (при необходимости)․

Смена фамилии сотрудника требует тщательного оформления всех связанных с этим документов․ При правильном заполнении заявления, предоставлении подтверждающих документов и оформлении приказа руководитель обеспечивает:

• Соответствие Трудовому кодексу и требованиям Минтруда;
• Отсутствие расхождений в кадровой и бухгалтерской документации;
• Минимизацию риска штрафов по статье 5․27 КоАП РФ․

Соблюдая описанную процедуру, вы сможете быстро и без лишних сложностей внести изменения в трудовую книжку и в другие внутренние документы организации․