Изменение фамилии сотрудника – одно из самых распространённых кадровых действий. Оно требует не только внутренней корректировки личных данных, но и официального внесения изменений в трудовую книжку (ТК). Ниже представлен полный гид по процедуре: от подачи заявления до внесения записи в ТК и отчётности в Социальный фонд РФ (СФР).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё достоверные сведения о работнике.
• Приказ Минтруда России № 69н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – регламентирует порядок внесения изменений.
• ФЗ «О государственной регистрации актов гражданского состояния» – определяет документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство ЗАГС, новый паспорт).

Какие документы нужны для смены фамилии

1. Заявление работника с просьбой внести изменения в трудовую книжку (образец ниже).
2. Копия документа, подтверждающего смену фамилии:
   • свидетельство о регистрации брака/развода;
   • свидетельство о перемене имени (ФИО) из ЗАГС;
   • новый паспорт РФ (страница с данными о фамилии).
3. Приказ руководителя о внесении изменений в кадровые документы (издаётся на основании заявления и приложенных документов).

Образец заявления о смене фамилии

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности менеджера по продажам в ООО «Ромашка» (табельный номер 12456), прошу внести изменения в мою трудовую книжку в связи с изменением фамилии.

Основание: свидетельство о регистрации брака № 789012 от (выдано отделом ЗАГС г. Москвы).

Прошу:

1. внести запись о смене фамилии с «Иванов» на «Петрова»;
2. издать соответствующий приказ;
3. обновить личную карточку Т-2 и иные кадровые документы.

Подпись: _____________________ /Иванов И.И./

Пошаговая инструкция для отдела кадров

1. Приём заявления и документов (день 1). Сотрудник отдела кадров проверяет полноту пакета: заявление, копия свидетельства ЗАГС, новый паспорт.
2. Издание приказа (день 1‑2). Приказ оформляется в свободной форме, но обязательно содержит:
   • название организации;
   • номер и дата приказа;
   • ФИО сотрудника (до и после изменения);
   • основание (реквизиты документа ЗАГС);
   • поручение внести изменения в трудовую книжку, личную карточку Т-2 и иные кадровые документы;
   • срок исполнения (обычно 3 рабочих дня).

   Приказ подписывает руководитель организации и доводится до сведения сотрудника под роспись.

3. Внесение изменений в трудовую книжку (день 2‑3). В разделе «Сведения о работе» делается запись:

    г; Фамилия изменена с «Иванов» на «Петрова» на основании приказа № 45 от г. и свидетельства о регистрации брака № 789012 от г.
    

   Запись заверяется подписью ответственного за ведение ТК и печатью организации (если она используется).

4. Обновление иных кадровых документов:
   • личная карточка Т-2 (стр. «Личные данные»);
   • трудовой договор (при необходимости – дополнительное соглашение);
   • электронные кадровые системы (если ведётся электронный документооборот).
5. Информирование сотрудника. Сотрудник получает копию приказа и заверенную выписку из трудовой книжки.

Особенности электронного документооборота

Если организация ведёт трудовую книжку в электронном виде (ЕТК), процедура фактически не меняется:

• Заявление и scanned‑копии документов загружаются в кадровую систему.
• Приказ издаётся в электронном формате (ЭЦП руководителя).
• Система автоматически обновляет поле «Фамилия» в электронной ТК и формирует соответствующую запись в журнале изменений.
• Сотрудник получает уведомление в личном кабинете и может скачать заверенную выписку.

Важно: даже при электронном ведении ТК сотрудник всё равно должен предоставить подтверждающие документы, иначе запись считается неправомерной.

Отчётность в Социальный фонд РФ (СФР)

Смена фамилии не влияет на размер страховых взносов, но требует актуализации данных в отчётах:

• Форма СЗВ‑М (ежемесячная) – поле «Фамилия» должно соответствовать данным в паспорте сотрудника.
• Форма СЗВ‑Стаж (при необходимости) – также обновляется.
• Если фамилия изменена в середине отчётного периода, в СЗВ‑М за месяц изменения указывается новая фамилия, а в примечании можно указать дату изменения.

Несвоевременное обновление данных может привести к штрафам согласно ст. 15.25 КоАП РФ (до 50 000 руб. для организации).

Возможные риски и способы их избежать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке только по заявлению сотрудника?

Нет. Заявление является основанием, но для внесения изменений необходим подтверждающий документ (свидетельство ЗАГС, новый паспорт).

Нужно ли уведомлять сотрудника о каждом этапе процедуры?

Да. Сотрудник должен расписаться о получении приказа и получить копию изменённой записи из ТК.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Сначала восстанавливается дубликат ТК (по заявлению работника и справке о стаже). После получения дубликата вносится запись о смене фамилии.

Есть ли разница в процедуре для мужчин и женщин?

Нет. Порядок одинаков независимо от пола и причины изменения фамилии (брак, развод, переменное имя и т.д.).

Можно ли внести несколько изменений фамилии за один раз?

Да, если у сотрудника имеются несколько документов (например, сначала изменение из‑за брака, затем – из‑за развода). Каждое изменение оформляется отдельной записью с указанием соответствующего основания.

Смена фамилии в трудовой книжке – это строго регламентированная процедура, требующая наличия заявления сотрудника и подтверждающего документа. Соблюдение пошагового алгоритма (приём документов → издание приказа → внесение записи → обновление иных кадровых материалов → отчётность в СФР) позволяет избежать штрафов, обеспечить актуальность персональных данных и поддерживать доверие сотрудников к кадровой службе.

Помните: главное – документальное подтверждение и своевременное оформление. Если у вас остались вопросы, обращайтесь к юристу компании или в отдел кадров – они помогут оформить всё правильно и в установленные сроки.