Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Смена фамилии сотрудника – одно из самых распространённых изменений персональных данных, которое требует корректировки не только паспорта, но и всех кадровых документов, в первую очередь трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, необходимые документы, пошаговая процедура внесения изменений и возможные последствия при несоблюдении требований.

Нормативная база

Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция).
Порядок ведения трудовых книжек и хранения их в организациях (утв. Приказом Минтруда России от № 320н) – раздел II содержит правила внесения изменений в ьный лист.
Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё достоверные сведения о работнике.
Федеральный закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния» – основание для выдачи документов, подтверждающих изменение фамилии (свидетельство о браке, о расторжении брака, о перемене имени и т.д.).

Согласно п. 2.3 Инструкции и п. 7 Порядка 320н, изменение фамилии (как и изменение имени, отчества, даты рождения, уровня образования, профессии) вносится в ьный лист трудовой книжки работодателем по последнему месту работы.

Когда необходимо менять фамилию в трудовой книжке?

Запись о смене фамилии делается в следующих случаях:

Вступление в брак – если сотрудник принимает фамилию супруга (или сохраняет свою, но меняет отчество/имя).
Развод – при условии отказа от фамилии бывшего супруга и возвращения к прежней фамилии.
Смена фамилии по личному желанию (например, после усыновления, восстановления девичьей фамилии и т.п.) – основание – свидетельство о перемене имени.
Усыновление/удочерение – изменение фамилии несовершеннолетнего ребёнка, если он работает (редкий случай, но возможен).
Иные основания – например, восстановление фамилии после реабилитации.

Важно: если фамилия изменилась после увольнения с предыдущего места работы, новую фамилию вносит текущий работодатель на основании документов, предоставленных сотрудником.

Документы‑основания для внесения изменений

Для корректировки трудовой книжки необходимо предъявить один из следующих документов (или их заверенную копию):

Свидетельство о браке;
Свидетельство о расторжении брака (развод);
Свидетельство о перемене имени (фамилии, отчества);
Паспорт гражданина РФ с новой фамилией (в качестве подтверждения, но основанием является один из вышеперечисленных документов);
Решение суда о перемене имени (если изменение произошло через суд).

В трудовой книжке указывается:

Зачеркнутая одна чертой старая фамилия (и, при необходимости, имя, отчество);
Новая фамилия (имя, отчество) записывается рядом;
Ссылка на документ‑основание: номер и дата выдачи, название органа, выдавшего документ.

Пример записи:

Иванова Мария Петровна → Иванова Мария Сергеевна
(свидетельство о браке № 123456 от , ЗАГС г. Москвы)

Пошаговая процедура внесения изменений в трудовую книжку

Получение заявления от сотрудника о необходимости внесения изменений в персональные данные (можно оформить в виде служебной записки).
Проверка документов‑оснований кадровиком или уполномоченным лицом (отдел кадров, бухгалтерия).
Внесение изменений в ьный лист трудовой книжки:
- Одной чертой зачеркивается старая фамилия (и, при необходимости, имя, отчество).
- Справа или под зачеркнутым текстом пишутся новые данные.
- Под записью ставится ссылка на документ‑основание (номер, дата, орган выдачи).
Подпись и дата ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) рядом с внесённой записью.
Внесение соответствующих изменений в другие кадровые документы (личная карточка Т‑2, трудовой договор, штатное расписание, электронные кадровые системы).
Уведомление бухгалтерии для корректировки лицевого счёта, налоговых и страховых взносов (если изменение фамилии влияет на начисления).
Хранение копии документа‑основания в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет).

Все действия выполняются в течение пяти рабочих дней с момента получения документов‑оснований (рекомендованный срок, установленный практикой и внутренними регламентами организаций).

Особенности оформления при разных основаниях

Изменение фамилии после замужества

Самый частый случай. Сотрудник предоставляет свидетельство о браке. В трудовой книжке ставится черта через старую фамилию, пишется новая (обычно фамилия мужа). Если женщина решила оставить свою фамилию, изменение не требуется.

Изменение фамилии после развода

Необходимо предъявить свидетельство о расторжении брака и заявление о возврате к прежней фамилии (если она менялась при браке). Если после развода сотрудник сохраняет фамилию бывшего супруга, изменение в трудовой книжке не вносится.

Смена фамилии по личному желанию (через ЗАГС или суд)

Основание – свидетельство о перемене имени или решение суда. Процедура аналогична: зачеркиваем старую фамилию, пишем новую, указываем номер и дату документа.

Изменение фамилии после усыновления

Если усыновлённый ребёнок уже трудоустроен, предоставляется решение об усыновлении и новое свидетельство о рождении. В трудовой книжке меняются фамилия, имя, отчество (если они изменены).

Ответственность за неправильное оформление

Нарушение порядка внесения изменений в трудовую книжку может повлечь:

Административный штраф для должностного лица согласно ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 000 до 5 000 руб.) – за недостоверное ведение трудовых книжек.
Штраф для организации (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 30 000 до 50 000 руб. при повторных нарушениях.
Возможные трудовые споры: сотрудник может потребовать восстановления нарушенного права на достоверное отражение своих персональных данных, а также компенсацию морального вреда.

Поэтому важно строго следовать инструкции и фиксировать все действия в журнале учёта изменений трудовых книжек.

Отчётность в Социальный фонд России (СФР)

Смена фамилии сама по себе не требует отдельного отчёта в СФР, однако:

Изменённые персональные данные должны быть отражены в ежемесячных отчётах по страховым взносам (форма РСВ) и в годовых отчётах по форме 4‑ФСС (если организация является плательщиком страховых взносов в ФСС).
Если изменение фамилии повлекло изменение ИНН или СНИЛС (что бывает редко, но возможно при оформлении новых документов), необходимо своевременно обновить сведения в системе «Социальный фонд» через личный кабинет работодателя.
При подаче сведений о застрахованных лицах (форма СЗВ‑М, СЗВ‑Стаж) указываются актуальные Ф.И.О., поэтому после внесения изменений в трудовую книжку следует проверить корректность данных в этих отчётах.

Рекомендуется после каждой смены фамилии проводить сверку данных в кадровой системе с данными, переданными в СФР, чтобы избежать расхождений и возможных штрафов за недостоверную отчётность.

Пример оформления приказа о смене фамилии

Хотя законодательно не требуется отдельный приказ о смене фамилии, многие организации оформляют внутренний приказ для фиксации факта изменения данных. Ниже образец:

ПРИКАЗ
№ 45/к от

г. Москва

О внесении изменений в трудовую книжку сотрудника

В связи с предоставлением сотрудником Ивановой Марией Петровной
свидетельства о браке № 123456 от , выданного ЗАГС г. Москвы,
и в соответствии с п. 7 Порядка ведения трудовых книжек (утв. Приказом
Минтруда России от № 320н) приказываю:

Внести изменения в ьный лист трудовой книжки Ивановой М.П.:
– зачеркнуть одну чертой фамилию «Иванова»;
– записать новую фамилию «Петрова»;
– указать ссылку: «свидетельство о браке № 123456 от ,
ЗАГС г. Москвы».

Ответственное лицо – ведущий специалист отдела кадров С.И. Сидоров
– подписать изменения и поставить дату внесения.

Обеспечить внесение соответствующих изменений в личную карточку
формы Т‑2, трудовой договор и штатное расписание.

Контроль выполнения приказа возложен на начальника отдела кадров
Н.В. Кузнецов.

Директор __________________ /И.И; Иванов/

Приказ хранится в личном деле сотрудника и служит дополнительным подтверждением выполнения процедуры.

Изменение фамилии в трудовой книжке – обязательная процедура, регулируемая чёткими нормативными актами. Основные моменты, которые следует помнить кадровику и руководителю:

Изменения вносятся только на основании официального документа (свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т;д.).
Запись делается одной чертой через старые данные, новые пишутся рядом, обязательно указывается номер и дата документа‑основания.
Ответственность за корректность внесения лежит на работодателе (кадровая служба, руководитель).
После изменения фамилии необходимо синхронно обновить все связанные кадровые и бухгалтерские документы, а также проверить соответствие данных в отчётах СФР.
Нарушение порядка оформления может привести к административным штрафам и трудовым спорам.

Соблюдение описанной выше процедуры гарантирует законопослушность организации, защищает права сотрудников и исключает риски возникновения претензий со стороны контролирующих органов.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и практики кадрового учёта на 23 мая 2026 года.