Смена фамилии, нередкое явление в кадровом делопроизводстве. Чаще всего это происходит после вступления в брак или его расторжения, однако возможны и иные причины. Какими бы ни были основания, работодателю необходимо грамотно и своевременно отразить новые данные работника в трудовой книжке. Ошибки в этом важнейшем документе могут привести к проблемам с подтверждением стажа и штрафам для компании.

В этой статье мы подробно разберем порядок действий при изменении фамилии сотрудника, перечень необходимых документов и актуальные требования законодательства на 2026 год.

Нормативная база

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ, а также Порядком № 320н (утвержден Приказом Минтруда России). Именно в разделе II Порядка № 320н установлены четкие правила корректировки ьного листа трудовой книжки.

Согласно законодательству, изменения в ьный лист вносятся не только при смене фамилии, но и при изменении имени, отчества, даты рождения, а также при получении сотрудником нового уровня образования, профессии или специальности.

На основании каких документов вносятся изменения?

Самое главное правило: кадровик не имеет права вносить изменения со слов работника. Для корректировки данных необходимо предоставить документальные подтверждения.

Изменение фамилии оформляется на основании паспорта и подтверждающих документов со ссылкой на их номер и дату. К таким документам относятся:

• Свидетельство о заключении брака;
• Свидетельство о расторжении брака (если при разводе сотрудник решил вернуть свою добрачную фамилию);
• Свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества;
• Свидетельство о рождении (в некоторых случаях).

Частый вопрос: что делать, если работник принес только свидетельство о расторжении брака?

Развод является основанием для внесения правок в трудовую книжку, но только при условии отказа от фамилии бывшего супруга и возвращения предыдущих персональных данных. Если сотрудник предоставил только свидетельство о расторжении брака, но в новом паспорте оставил фамилию бывшего супруга, оснований для изменения данных в трудовой книжке нет.

Если же сотрудник вернул добрачную фамилию, записи делаются на основании паспорта с новой фамилией и свидетельства о расторжении брака (или свидетельства о перемене имени). В трудовой книжке обязательно указываются реквизиты (номер и дата) обоих документов.

Пошаговый алгоритм изменения фамилии в трудовой книжке

Процедура корректировки данных состоит из нескольких обязательных шагов.

Шаг 1. Получение документов от работника

Работник должен написать заявление с просьбой внести изменения в учетные документы и приложить к нему копию нового паспорта, а также копию свидетельства (о браке, разводе или перемене имени). С этих документов необходимо снять копии и подшить их в личное дело сотрудника.

Шаг 2. Издание приказа

На основании заявления и подтверждающих документов работодатель издает приказ (в свободной форме) о смене фамилии сотрудника в кадровых документах. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

Шаг 3. Внесение изменений в ьный лист трудовой книжки

Это самый ответственный этап. В соответствии с п. 2.3 Инструкции и актуальным Порядком, исправления производятся следующим образом:

1. Зачеркивание, прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) зачеркивается одной чертой (так, чтобы старые данные оставались читаемыми).
2. Внесение новых данных — рядом (внутри той же строки или на свободном месте) записывается новая фамилия.
3. Ссылка на документы — на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается запись. Например: «Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании паспорта серии 45 08 № 123456, выданного ОВД района Тверской г. Москвы , и свидетельства о заключении брака серии I-МЮ № 987654 от ».
4. Заверение — ниже указывается должность лица, внесшего изменения, ставится его подпись с расшифровкой и печать работодателя (при наличии).

Кто вносит запись, если фамилия изменилась между работами?

На практике часто возникает ситуация: сотрудник уволился с прежнего места работы под одной фамилией, а на новое устройство пришел с другой. Кто должен вносить изменения: старый работодатель или новый?

Согласно разъяснениям Роструда (Информационный портал «Онлайнинспекция.рф»), запись о смене фамилии может сделать любой текущий работодатель. То есть новый работодатель по текущему месту работы обязан внести изменения в трудовую книжку на основании предоставленных работником документов (паспорта и соответствующего свидетельства). Обращаться к бывшему работодателю не обязательно.

Что еще нужно изменить при смене фамилии сотрудника?

Трудовая книжка, это лишь вершина айсберга. Кадровику и бухгалтерии придется скорректировать записи во множестве других документов и локальных нормативных актов (ЛНА), где фигурируют персональные данные работника. В этот список входят:

• Личная карточка формы Т-2;
• Трудовой договор (оформляется дополнительное соглашение);
• Штатное расписание (если сотрудник указан в примечаниях);
• Лицевой счет и расчетные документы в бухгалтерии;
• График отпусков;
• Табель учета рабочего времени;
• Документы по воинскому учету (для военнообязанных);
• Документы по персонифицированному учету (отчетность в СФР).

Подводим итоги

Внесение изменений в фамилию в трудовой книжке — процесс строго регламентированный, но несложный, если соблюдать ключевые правила:

• Никаких исправлений «на словах» — только на основании паспорта и свидетельств (о браке, разводе, перемене имени).
• Старая фамилия зачеркивается одной чертой, новая пишется рядом.
• На обложке обязательно указываются реквизиты документов-оснований.
• Новый работодатель имеет полное право внести изменения, если фамилия поменялась после увольнения с прошлого места работы.

Соблюдение этого алгоритма позволит избежать нарушений трудового законодательства, защитит компанию от штрафов, а работника — от проблем с подтверждением пенсионного стажа в будущем.