Смена фамилии, частое явление в кадровом делопроизводстве. Чаще всего это происходит в связи с вступлением в брак, но также фамилию могут изменить при расторжении брака или по личному желанию сотрудника. Как бы там ни было, работодатель обязан привести персональные данные работника в соответствие с реальностью. С 1 сентября 2021 года вступил в силу приказ Минтруда РФ № 320н, который внес поправки в правила работы с бумажными трудовыми книжками и изменил требования к их оформлению. В этой статье мы подробно разберем, какие документы необходимы для смены фамилии в 2024–2026 годах, и каков алгоритм действий кадровика.

Нормативная база

Согласно действующему законодательству, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника производится на основании:

• Паспорта работника с новыми данными;
• Свидетельства о рождении;
• Свидетельства о заключении или расторжении брака;
• Свидетельства о перемене имени (фамилии, имени, отчества);
• Иных документов, подтверждающих факт изменения персональных данных.

При внесении изменений в трудовую книжку кадровик обязан сделать ссылку на номер, дату и орган, выдавший подтверждающий документ.

Какие документы должен предоставить работник?

Чтобы инициировать процедуру обновления данных, сотрудник должен обратиться в отдел кадров или к руководителю. Для этого ему потребуется предоставить следующий пакет документов:

1. Личное заявление. Пишется в произвольной форме на имя руководителя организации. В заявлении сотрудник просит внести изменения в кадровые документы и указывает причину (например, вступление в брак).
2. Паспорт. Обязательно предоставляется новый паспорт с измененной фамилией. Это первичный документ, удостоверяющий личность.
3. Документ-основание. В зависимости от причины смены фамилии, это может быть:
   • Свидетельство о заключении брака (если фамилия взята по супругу);
   • Свидетельство о расторжении брака (если сотрудник возвращает добрачную фамилию);
   • Свидетельство о перемене имени (выдается органами ЗАГС при самостоятельной смене ФИО);
   • Свидетельство о рождении (в некоторых случаях может требоваться для подтверждения данных).

Кадровику следует снять копии со всех предоставленных документов и приложить их к личному делу сотрудника.

Пошаговый алгоритм действий для кадровика

После того как работник предоставил все необходимые бумаги, начинается процесс документооборота внутри компании.

Шаг 1. Издание приказа руководителя

Изменения в трудовую книжку производят на основании приказа (распоряжения) руководителя. Распоряжение составляется в произвольной форме, однако в тексте приказа обязательно нужно указать, на основании каких документов вносятся изменения. Этими документами являются личное заявление сотрудника и приложенные к нему подтверждающие бумаги (паспорт, свидетельство из ЗАГСа и т.д.).

Шаг 2. Внесение записи в трудовую книжку

Сама запись в бумажной трудовой книжке оформляется по правилам, утвержденным Приказом Минтруда № 320н:

• На титульном листе трудовой книжки старая фамилия аккуратно зачеркивается одной тонкой чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое).
• Рядом (внутри свободного пространства или на свободной строке) пишется новая фамилия;
• Ссылка на документ, на основании которого внесены изменения, указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Например: «Фамилия изменена на Иванова на основании паспорта серии 00 00 № 000000, выданного ОВД г. Москвы , и свидетельства о заключении брака серии I-АА № 000000, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы ».
• Под этой записью ставится подпись лица, внесшего изменения, и печать кадровой службы или организации (при наличии).

Шаг 3. Обновление других кадровых документов

Смена фамилии не ограничивается только трудовой книжкой. Кадровику необходимо внести корректировки в:

• Личную карточку сотрудника (форма Т-2);
• Трудовой договор (оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору);
• Учетные документы и табели учета рабочего времени;
• Документы по воинскому учету (если применимо).

Важные нюансы

Работая с изменением персональных данных, важно помнить о нескольких ключевых моментах:

• Нельзя вносить изменения со слов работника. Даже если вся организация уже знает сотрудницу под новой фамилией, без оригиналов подтверждающих документов делать запись в трудовой книжке запрещено.
• Электронная трудовая книжка (ЕФС-1). Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, работодатель также обязан передать актуальные сведения в Социальный фонд России (СФР) при следующем предоставлении отчетности. Для этого сотруднику может потребоваться подать соответствующую анкету в СФР.
• Сроки. Законодательство не устанавливает жестких сроков для внесения изменений в трудовую книжку после смены фамилии, однако во избежание путаницы в зарплатных проектах, больничных листах и налоговой отчетности, рекомендуется сделать это как можно скорее после получения заявления.

Процедура смены фамилии в трудовой книжке не представляет особой сложности, если строго следовать алгоритму. Главное для кадровика — получить исчерпывающий пакет документов (заявление, новый паспорт и документ из ЗАГСа), издать приказ и грамотно оформить запись на титульном листе и внутренней стороне обложки трудовой книжки со ссылками на номера и даты подтверждающих документов. Это позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и гарантирует юридическую чистоту кадрового учета в 2024–2026 годах.