Смена фамилии — одна из самых частых причин внесения корректировок в кадровые документы сотрудника. Чаще всего это происходит в связи с заключением или расторжением брака, а также в результате смены имени или фамилии по решению государственных органов. В данной статье мы подробно разберем, какой документ является основанием для изменений в трудовой книжке и как правильно оформить этот процесс.
Какой документ является основанием для изменения фамилии?
Согласно трудовому законодательству и правилам ведения трудовых книжек, работодатель не может изменить данные сотрудника «на словах». Для этого необходим официальный документ, подтверждающий смену персональных данных.
Основными документами-основаниями являются:
- Паспорт гражданина РФ (с актуальной отметкой о смене фамилии или новый паспорт);
- Свидетельство о заключении брака (если фамилия была изменена при вступлении в брак);
- Свидетельство о расторжении брака (если сотрудник возвращает прежнюю фамилию);
- Свидетельство о перемене имени (выдается органами ЗАГС при официальном изменении фамилии, имени или отчества по желанию человека).
Важно: Работодатель должен запросить у сотрудника оригинал документа для сверки и может снять с него копию для хранения в личном деле.
Порядок внесения изменений в трудовую книжку
Процесс изменения фамилии в трудовой книжке строго регламентирован. Нельзя просто зачеркнуть старую фамилию или использовать корректор. Действовать нужно следующим образом:
- Получение документа: Сотрудник предоставляет работодателю один из вышеперечисленных документов.
- Издание приказа: Кадровик или руководитель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в трудовую книжку и другие кадровые документы. В приказе указывается: «В связи с предоставлением свидетельства о заключении брака (серия, номер), изменить фамилию сотрудника с [Старая фамилия] на [Новая фамилия]».
- Запись в трудовой книжке: В графе 3 трудовой книжки делается запись о смене фамилии.
Как правильно сформулировать запись?
Запись должна быть лаконичной и ссылаться на документ. Пример формулировки:
«Фамилия [Старая фамилия] изменена на [Новая фамилия] на основании свидетельства о заключении брака [серия, номер, дата выдачи]».
Нужно ли менять трудовой договор?
Поскольку трудовой договор является основным документом, регулирующим отношения между работником и работодателем, данные в нем также должны быть актуальными. Однако переписывать весь договор заново не требуется.
Для этого используется Дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем фиксируется, что с определенной даты стороны признают работника под новой фамилией. Это соглашение подписывается обеими сторонами и становится неотъемлемой частью договора.
Что делать, если трудовая книжка электронная (ЭТК)?
Если сотрудник перешел на электронный формат трудовой книжки, работодателю достаточно внести изменения в сведения о застрахованном лице в системе кадрового учета и передать обновленные данные в Социальный фонд России (СФР) через соответствующую отчетность (например, через форму ЕФС-1).
Резюме
Для изменения фамилии в трудовой книжке работодателю необходим официальный документ из ЗАГСа или паспорт. Процедура включает в себя три обязательных шага:
- Получение подтверждающего документа.
- Издание внутреннего приказа;
- Внесение записи в трудовую книжку и подписание дополнительного соглашения к трудовому договору.
Своевременное и правильное оформление этих документов гарантирует сотруднику отсутствие проблем при расчете пенсии и получении других социальных выплат в будущем.