Смена фамилии, распространённое жизненное событие, которое требует актуализации данных во всех официальных документах․ Трудовая книжка не является исключением․ Неправильное или несвоевременное внесение изменений может создать проблемы при трудоустройстве, оформлении пенсии или получении других социальных благ․ Данная статья подробно разбирает порядок действий для работника и работодателя на основе действующего законодательства․

Правовые основания для внесения изменений

Изменение фамилии в трудовой книжке, это не просто кадровая корректировка, а юридически значимое действие․ Оно производится исключительно на основании официальных документов, подтверждающих смену ФИО:

• Свидетельство о заключении брака (если фамилия меняется в связи с браком);
• Свидетельство о расторжении брака (если возвращается прежняя фамилия)․
• Паспорт гражданина РФ с новой фамилией (если изменение произошло по иным причинам, например, по решению суда)․
• Решение суда об изменении фамилии․

Ключевой нормативный акт — Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда России от № 69 (п․ 2․3), а также Правила ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ от № 225, п․ 26)․

Порядок действий для работника

Если вы сменили фамилию, ваши действия должны быть следующими:

1. Подготовьте документы․ Получите новый паспорт или свидетельство о браке/расторжении брака․ Убедитесь, что все данные в них указаны корректно․
2. Напишите заявление․ Обратитесь к работодателю (в кадровую службу или напрямую к руководителю) с письменным заявлением о внесении изменений в трудовую книжку․ В заявлении укажите:
   • Свои прежние и новые ФИО․
   • Номер трудовой книжки․
   • Перечень прилагаемых документов (паспорт, свидетельство и т․д․)․
3. Предоставьте документы․ Приложите к заявлению оригиналы или нотариально заверенные копии документов, подтверждающих смену фамилии․ Работодатель вправе запросить и их копии для приобщения к кадровым делам․
4. Следите за процессом․ После принятия заявления работодатель обязан в разумный срок (обычно в течение 5-10 рабочих дней) оформить запись․

Порядок действий для работодателя (кадровика)

Работодатель и уполномоченный сотрудник кадровой службы несут ответственность за правильность и законность внесённых записей․ Алгоритм действий:

1. Приём заявления и документов․ Проверить комплектность и подлинность предоставленных документов․ Сделать копии для личного дела работника․
2. Издание приказа (распоряжения)․ На основании заявления работника и представленных документов издать внутренний приказ (распоряжение) руководителя организации․ В тексте приказа обязательно должна быть ссылка на конкретный документ, послуживший основанием для изменения (например: «На основании свидетельства о браке № ХХХ от ДД․ММ․ГГГГ»)․
3. Внесение записи в трудовую книжку․ Это самый ответственный этап․ Запись оформляется следующим образом:
   • На ьном листе в графе «Фамилия» прежняя фамилия зачёркивается одной чертой (не допускается использование корректора или закрашивания)․
   • Против зачёркнутой фамилии делается запись: «Фамилия изменена на [новая фамилия]»․
   • В скобках указывается основание: «На основании свидетельства о браке (паспорта, решения суда) № ․․․ от ․․․»․
   • Дата внесения записи․
   • Подпись уполномоченного лица (кадровика, секретаря, руководителя)․
   • Печать организации (если она предусмотрена штатным расписанием и имеется)․
4. Внесение изменений в другие документы․ Помимо трудовой книжки, необходимо актуализировать данные:
   • Личную карточку формы Т-2․
   • Трудовой договор (дополнительное соглашение)․
   • Штатное расписание (если фамилия указана в нём)․
   • Книгу учёта движения трудовых книжек (если трудовая книжка хранится у работодателя)․
   • Расчётные и отчётные документы (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и др․)․
5. Информирование сторон․ В случае, если сведения о работнике уже были переданы в Пенсионный фонд России (ПФР) или другие государственные органы, необходимо направить на них обновлённые сведения (например, через СЗВ-ТД)․

Образец записи в трудовой книжке (2026 год)

ьный лист (графа «Фамилия»):

 Иванова Фамилия изменена на Петрова․
 (На основании паспорта гражданина РФ 45 12 № 987654, выданного УМВД России по г․ Москве )
 _____________________ / Сидорова А․П․ /
 (подпись)
 Печать организации
 

Примечание: зачёркивание должно быть чётким, одной сплошной линией, новая фамилия пишется разборчиво․

Особенности при наличии вкладыша

Если трудовые записи ведутся во вкладыше (например, при потере основной книжки), порядок действий аналогичен․ Запись об изменении фамилии делается и во вкладыше в том же формате, что и в обычной книжке, с обязательной ссылкой на основание․ Это прямо следует из п․ 32 Приказа Минтруда России № 320н․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на документ-основание․ Запись без указания «На основании свидетельства №․․․» считается некорректной․
• Неправильное зачёркивание․ Нельзя закрашивать, использовать Correction Pen или делать несколько перечёркиваний․ Только одна прямая линия․
• Изменение фамилии только в паспорте, но не в трудовой книжке․ Это грубая ошибка, ведущая к несоответствию данных․
• Оформление записи без подписи или печати․ Запись без заверения не имеет юридической силы․
• Изменение фамилии только в ьном листе, но не в трудовых записях․ Важно! В всех записях о приёме на работу, повышении, увольнении, которые уже есть в книжке, не нужно вносить изменения․ Меняется только ьный лист и, при необходимости, вкладыш․ Старые записи остаются в том виде, в котором были сделаны на момент события․

Что делать, если работодатель отказывается?

Если на законное требование о внесении изменений работодатель не реагирует, работник должен:

1. Направить письменное заявление (желательно с отметкой о приёме) с требованием оформить запись․
2. В случае бездействия — обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Прокуратуру․
3. Как крайняя мера — обратиться в суд с иском об обязании работодателя внести изменения в трудовую книжку и компенсации морального вреда․

Внесение изменений в трудовую книжку при смене фамилии — процедура, строго регламентированная законом․ Её правильное оформление защищает как интересы работника, так и работодателя․ Ключевые принципы: основание (документ), приказ, точная и чёткая запись на ьном листе с зачёркиванием, подпись и печать․ Соблюдение этих правил гарантирует, что ваша трудовая книжка будет всегда соответствовать действительности и не вызовет проблем в будущем․

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства и кадровой практики по состоянию на 22 мая 2026 года․