Смена фамилии работника – одно из самых распространённых изменений личных данных, которое требует корректировки не только паспорта, но и трудовой книжки (а также её вкладыша). Ниже представлен подробный алгоритм действий, нормативная база, образцы оформления и рекомендации для кадровых служб.

Нормативная база

• Пункт 26 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от № 225) – определяет порядок внесения изменений в сведения о работнике.
• Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от № 69) – устанавливает требования к оформлению записей о изменении фамилии, имени, отчества и даты рождения.
• Дополнительные разъяснения содержатся в письмах Роструда и методических рекомендациях КонсультантПлюс, где подчёркивается, что стандартной формы для такой записи нет – достаточно указать факт смены фамилии и ссылку на документ‑основание.

Основания для внесения изменения

Изменение фамилии в трудовой книжке производится на основании одного из следующих документов:

• Паспорт гражданина РФ (новый, с изменённой фамилией).
• Свидетельство о заключении брака.
• Свидетельство о расторжении брака (если фамилия возвращается к прежней).
• Иные документы, подтверждающие изменение фамилии (например, решение органа ЗАГСа о перемене имени).

В трудовой книжке обязательно делается ссылка на реквизиты документа‑основания: номер и дата выдачи.

Порядок действий для кадровика

1. Приём заявления. Работник подаёт письменное заявление о смене фамилии и просит внести изменения в трудовую книжку и вкладыш.
2. Проверка документов. Кадровик проверяет представленный документ‑основание (паспорт, свидетельство и т.д.) на подлинность и актуальность.
3. Внесение записи. На внутренней стороне обложки трудовой книжки (или на ьном листе, если место позволяет) производится следующее:
   • Одной чертой зачёркивается старая фамилия.
   • Над зачёркнутой строкой пишется новая фамилия.
   • Рядом указываеться: «Изменено на основании паспорта серии № XXXX, выданного УФМС по г. Москва » (или иного документа).
   • Ставится подпись уполномоченного работника кадровой службы, дата и печать организации (если требуется внутренний регламент).
4. Оформление вкладыша. Если у работника есть вкладыш к трудовой книжке, аналогичным образом вносится изменение фамилии (зачёркивание старой, запись новой, ссылка на документ‑основание).
5. Уведомление работника. После внесения изменений работнику выдаётся справка или делается отметка в личной карточке о том, что трудовая книжка обновлена.
6. Хранение документов. Копия документа‑основания и заявление работника хранятся в личном деле сотрудника в течение срока, установленного внутренними нормативными актами организации.

Образец записи в трудовой книжке

На внутренней стороне обложки:

Иванова Мария Петровна

———————————————

Иванова Мария Сергеевна

Изменено на основании паспорта серии 45 № 123456,
выданного УФМС по г. Москва

Подпись _____________ Дата ___________

Примечание: вместо дефисов можно использовать одну горизонтальную черту, а над ней – новую фамилию. Важно, чтобы запись была чёткой и читаемой.
Особенности оформления вкладыша
Если вкладыш используется, порядок аналогичен:

Зачёркивается старая фамилия в соответствующем поле (обычно в разделе «Сведения о работнике»).
Над зачёркнутой записью пишется новая фамилия.
Указывается ссылка на документ‑основание (номер, дата, кем выдан).
Ставится подпись ответственного лица и дата.

При отсутствии места для записи на вкладыше допускается сделать пометку на внутренней стороне обложки с указанием, что изменение также внесено в вкладыш.
Ответственность и последствия ошибок
Организация несёт ответственность за правильное ведение трудовых книжек (ст. 66 ТК РФ). Ошибки в записях могут привести к:

Отказу в назначении пенсии из‑за несовпадения стажа.
Штрафам для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
Необходимости восстановления трудовой книжки через суд.
Поэтому кадровик должен внимательно проверять все реквизиты документа‑основания и соблюдать установленный порядок внесения изменений.
Практический чек‑лист для кадровика

Получить заявление работника о смене фамилии.
Проверить документ‑основание (паспорт, свидетельство о браке/разводе).
Сделать копию документа‑основания для личного дела.
Зачеркнуть старую фамилию одной чертой, над ней написать новую.
Указать ссылку на документ‑основание (номер, дата, кем выдан).
Поставить подпись, дату и, при необходимости, печать.
Повторить те же действия во вкладыше (если он есть).
Оформить справку о внесении изменений и передать её работнику.
Архивировать заявление и копию документа‑основания.

Изменение фамилии в трудовой книжке – процедура, регламентированная нормативными актами, но не требующая специального бланка. Достаточно чётко зачёркнуть старую фамилию, записать новую, сослаться на документ‑основание и оформить запись подписью и датой. Соблюдение указанного порядка гарантирует корректность трудовой стажи, избегает штрафов и обеспечивает защиту прав работника.