Смена фамилии сотрудника – одна из типовых кадровых ситуаций, требующая правильного оформления в трудовой книжке; Ниже подробно рассматриваются основания, порядок внесения изменений, необходимые документы и особенности оформления.
На основании каких документов вносится запись о смене фамилии?
По пункту 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждаемой постановлением Минтруда России, в трудовую книжку вносятся данные на основании следующих документов:
- Паспорт работника;
- Свидетельство о браке (при изменении фамилии в связи с заключением брака);
- Свидетельство о расторжении брака (если смена фамилии происходит после развода);
- Свидетельство об изменении фамилии (выдаваемое органом ЗАГС);
- Иные официальные документы, подтверждающие изменение паспортных данных.
В каждом случае в трудовую книжку указывается номер и дата соответствующего документа, а также делается ссылка на него;
Пример ссылки в записи
«Смена фамилии произведена на основании свидетельства о расторжении брака № 12345 от ».
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Согласно практике и рекомендациям КонсультантПлюс, в книжке следует выполнить следующие действия:
- Зачеркнуть прежнюю фамилию, имя, отчество и дату рождения (одним простым штрихом).
- Подписать новое имя и фамилию, указав дату рождения заново (если требуется).
- Сделать отметку о ссылке на основной документ (номер и дата).
- Внести изменения в вкладыш (если он оформлен) и на ьном листе.
Если в книжке нет вкладыша, то все изменения вносятся непосредственно в основной раздел.
Образец заполнения (2026 год)
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Место рождения: г. Москва Паспорт: серия 45 01, № 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве Сведения об изменении фамилии: Смена фамилии произведена на основании свидетельства о расторжении брака № 98765 от .
Порядок действий для кадровика
Для корректного внесения изменений в кадровую документацию необходимо выполнить последовательность действий:
- Получить от сотрудника заявление о смене фамилии и копии соответствующих документов.
- Проверить подлинность представленных документов (паспорт, свидетельство о расторжении брака и т.д.).
- Сформировать запись в трудовой книжке согласно образцу выше.
- Обновить остальные кадровые документы: листок учета, договор труда, личный кабинет в СФР.
- Сообщить в отдел бухгалтерии о необходимости внесения изменений в расчетный документацию.
Нужно ли отражать смену фамилии в отчете для СФР?
Да. При изменении паспортных данных работника необходимо обновить информацию в Субсидированной форме 1 (отчет о страховых взносах). Это делается в личном кабинете страхователя на портале ФНС/СФР. Несвоевременное обновление может привести к штрафу.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие ссылки на документ‑основание – запись считаеться недействительной.
- Неправильное оформление вкладыша – если в книжке есть вкладыш, его тоже нужно поправить.
- Забыть обновить данные в листе учета рабочего времени – это может привести к несоответствию в расчетах.
- Неправильный порядок зачеркивания – зачеркивать следует одним простым штрихом, без лишних зачёркиваний.
Краткое резюме
Для корректного оформления смены фамилии в трудовой книжке необходимо:
- Получить от сотрудника оригиналы паспорта и документа, подтверждающего изменение фамилии.
- Сделать запись в книжке с указанием номера и даты документа‑основания.
- Зачеркнуть прежние данные одним штрихом и вписать новые.
- Обновить все связанные кадровые и бухгалтерские документы.
- Сообщить в СФР и в бухгалтерию о внесенных изменениях.
Соблюдение этих требований позволяет избежать ошибок при расчете заработной платы, отчетности в пенсионный фонд и возможных штрафов.
Автор: кадровый специалист, 2026 год.