Смена фамилии – это частый случай в жизни сотрудника, но в трудовой книжке она должна быть отражена правильно и в соответствии с законодательством. Ниже приведена подробная инструкция, как внести запись о смене фамилии в трудовую книжку (бумажную и электронную), какие документы нужны, какие формулировки использовать и какие нюансы важно учесть.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые договоры, отработанное время, начисленные выплаты и изменения личных данных сотрудника. Она обязательна для всех работников, которые заключили трудовой договор с работодателем. В 2024‑2026 годах работодатели могут вести трудовую книжку в бумажном виде или в электронной форме (ЕФС‑1).

Кому и зачем нужна запись о смене фамилии?

• Для подтверждения факта смены фамилии в официальных документах.
• Для правильного оформления зарплаты, налоговых вычетов и пенсионных начислений.
• Для соблюдения требований Трудового кодекса РФ и нормативных актов.

Какие документы нужны для внесения записи?

В качестве основания для изменения фамилии в трудовой книжке обычно принимаются:

• Паспорт гражданина РФ (с изменённой фамилией).
• Свидетельство о заключении брака (если фамилия меняется в связи с браком).
• Свидетельство о расторжении брака (если фамилия меняется после развода).
• Свидетельство о смене фамилии (если фамилия меняется по другому основанию).

Важно, чтобы в трудовой книжке была указана ссылка на документ-основание: его номер, дата выдачи и орган, который его выдал.

Как выглядит запись о смене фамилии?

В соответствии с образцом, который публикуется в «КонсультантПлюс» и «Моё дело», запись выглядит так:

«Сменена фамилия с Иванов на Петров (свидетельство о расторжении брака № 12345 от , выдано ЗАГСом № 10).»

Если фамилия меняется в связи с браком, запись будет выглядеть так:

«Сменена фамилия с Иванов на Иванова (свидетельство о заключении брака № 54321 от , выдано ЗАГСом № 5).»

Важные моменты:

• Обе фамилии (старую и новую) пишутся полностью.
• Указывается точная дата выдачи документа-основания.
• Если фамилия меняется в связи с расторжением брака, указывается «свидетельство о расторжении брака».
• Если фамилия меняется по другому основанию, указывается «свидетельство о смене фамилии».

Пошаговый порядок внесения записи

1. Получить заявление сотрудника. Сотрудник подает заявление о смене фамилии (можно оформить в форме «Заявление о смене фамилии»).
2. Проверить документы. Кадровик проверяет оригиналы паспортов и свидетельств, подтверждающих смену фамилии.
3. Составить запись. В соответствии с образцом, указать старую и новую фамилию, а также ссылку на документ-основание.
4. Подписать запись. Запись подписывается работодателем (или уполномоченным лицом) и сотрудником.
5. Сохранить копию. Копия документа-основания сохраняется в личном деле сотрудника.
6. Отправить в СФР (если требуется). В некоторых случаях необходимо отправить отчет в Службу Федеральной регистрации (СФР).

Электронная трудовая книжка (ЕФС‑1)

Для сотрудников, которые работают в системе электронных кадровых сервисов, запись о смене фамилии вносится в электронную трудовую книжку через ЕФС‑1. При этом:

• Не требуется печатная копия записи – все данные вводятся в систему.
• Система автоматически генерирует ссылку на документ-основание.
• Сотрудник получает электронный сертификат, подтверждающий внесение изменений.

Где найти образцы и формы?

• «КонсультантПлюс» – форма «Внесение в трудовую книжку записи об изменении фамилии работника» (обновлена 2025 год). Ссылка
• «Моё дело» – образец записи о смене фамилии, доступен бесплатно. Ссылка
• Контур.Бухгалтерия – рекомендации по внесению изменений в трудовую книжку. Ссылка
• Печатные бланки в Word и PDF доступны в открытом доступе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке без свидетельства о расторжении брака? Да, если у сотрудника есть свидетельство о смене фамилии, выданное органом ЗАГС.
• Нужно ли сдавать ЕФС‑1 после смены фамилии? В случае электронных трудовых книжек – да, необходимо обновить запись в системе ЕФС‑1.
• Сколько времени занимает внесение записи? Обычно в течение 2–3 рабочих дней после проверки документов.
• Что делать, если фамилия меняется несколько раз? В каждой записи указывается предыдущая и новая фамилия, а также документ-основание. В бумажной книжке можно сделать несколько чертежей, в электронной – обновить запись.

Смена фамилии – это простая, но важная процедура, требующая точного соблюдения формальностей. Главное – подготовить все необходимые документы, правильно оформить запись в трудовой книжке и сохранить копии. В случае электронных трудовых книжек – обновить запись через ЕФС‑1. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и без ошибок внести все изменения.

Если возникнут вопросы, обратитесь к кадровому отделу вашего предприятия или воспользуйтесь официальными ресурсами, такими как «КонсультантПлюс» и «Моё дело».