Смена фамилии сотрудника — это распространенная ситуация в кадровой практике‚ чаще всего связанная с вступлением в брак или разводом. Для работодателя важно не просто обновить данные в базе‚ но и юридически грамотно оформить изменения в основных документах: трудовой книжке‚ личном деле и трудовом договоре. Ошибки в этом процессе могут привести к проблемам при расчете пенсии или подтверждении стажа работника.

В данной статье мы подробно разберем порядок действий‚ необходимые основания и приведем правильный образец записи‚ актуальный на 2026 год.

Нормативная база и основные правила

Порядок внесения изменений в ьный лист трудовой книжки регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденными Минтрудом России. Согласно действующему законодательству:

• Изменения вносятся только на ьном листе трудовой книжки.
• Запись вносится на основании документов‚ подтверждающих смену фамилии (паспорт‚ свидетельство о браке‚ свидетельство о разводе‚ решение суда).
• Старая фамилия не зачеркивается полностью и не закрашивается корректором. Она остается читаемой.
• Новая фамилия пишется рядом или над старой (в зависимости от наличия места)‚ а на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание.

Необходимые документы от сотрудника

Прежде чем делать запись в трудовой книжке‚ специалист отдела кадров обязан потребовать от работника оригиналы следующих документов:

1. Паспорт гражданина РФ с новой фамилией.
2. Документ-основание: свидетельство о заключении брака‚ свидетельство о расторжении брака‚ свидетельство о перемене имени или соответствующее решение органов ЗАГС/суда.

Важно: Копии этих документов необходимо снять и подшить в личное дело сотрудника для хранения.

Пошаговая инструкция по внесению изменений

Шаг 1. Получение заявления (рекомендуется)

Хотя законодательство прямо не требует письменного заявления для смены фамилии в трудовой‚ кадровая практика рекомендует получить от сотрудника заявление в свободной форме с просьбой внести изменения в документы. Это служит дополнительной защитой для работодателя.

Шаг 2. Издание приказа

На основании предоставленных документов издается приказ (распоряжение) руководителя организации об изменении фамилии сотрудника. В приказе указывается:

• Новая фамилия работника.
• Основание изменения (реквизиты свидетельства о браке или иного документа).
• Поручение ответственным лицам внести изменения в трудовую книжку‚ личную карточку (форма Т-2) и иные кадровые документы.

Шаг 3. Оформление ьного листа трудовой книжки

Это самый ответственный этап. Действовать нужно аккуратно:

1. Одной горизонтальной чертой зачеркните старую фамилию.
2. Рядом (или выше‚ если место позволяет) впишите новую фамилию.
3. На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте запись: «Фамилия изменена на [Новая Фамилия] на основании [Наименование документа‚ номер‚ дата]».
4. Заверьте запись подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется).

Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке 2026

Ниже приведен пример того‚ как должна выглядеть запись. Обратите внимание‚ что конкретные формулировки могут незначительно варьироваться‚ но суть (старая фамилия зачеркнута‚ новая вписана‚ есть ссылка на документ) должна быть соблюдена.

Пример оформления на ьном листе:

В графе «Фамилия»:
~~Иванова~~ Сидорова

Пример записи на внутренней стороне обложки:

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С переходом на электронные трудовые книжки у многих возникает вопрос: нужно ли подавать отчетность при смене фамилии?

Согласно разъяснениям ПФР и Минтруда‚ изменение фамилии не является кадровым мероприятием (как прием‚ перевод или увольнение). Поэтому:

• Форма ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) по факту смены фамилии не подается.
• Информация в электронную трудовую книжку вносится на основании данных СНИЛС и паспорта‚ которые обновляются в системе Социального фонда России (СФР) автоматически или при обращении гражданина.
• Работодателю необходимо обновить данные о фамилии в своих внутренних базах и системах кадрового учета‚ чтобы будущие отчеты формировались корректно.

Частые ошибки кадровиков

Чтобы избежать проблем‚ избегайте следующих ошибок:

• Использование корректора. Замазывать старую фамилию «штрихом» категорически запрещено. Запись должна читаться.
• Отсутствие ссылки на документ. Без указания номера и даты свидетельства о браке запись считается недействительной.
• Отсутствие печати и подписи. Внутренняя сторона обложки обязательно заверяется.
• Внесение изменений в раздел «Сведения о работе». Фамилия меняется только на ьном листе. В разделе о работе новая фамилия не пишется‚ если только не происходит переименование самой организации.

Правильное оформление смены фамилии в трудовой книжке — это гарантия того‚ что трудовой стаж сотрудника будет учтен без проблем при выходе на пенсию. Следуя утвержденному порядку‚ опираясь на оригиналы документов и используя приведенный выше образец‚ вы обеспечитеность кадровой документации вашей компании в 2026 году.