Смена фамилии – одна из самых частых причин изменения данных в трудовой книжке․ Независимо от того, произошло изменение в результате брака,}изменения в трудовой книжке оформляются в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от N 320н; Ниже – пошаговый алгоритм, необходимые документы и примеры оформления․
Какие документы требуются
Для внесения изменения в трудовую книжку необходимо предоставить один из следующих оригинальных документов:
- Паспорт (с новой фамилией);
- Свидетельство о браке (если смена фамилии связана с заключением брака);
- Свидетельство о расторжении брака (при возврате прежней фамилии);
- Свидетельство о изменении имени (если смена фамилии сопровождается изменением имени или отчества);
- Другие официальные документы, выдаваемые государственными органами (например, решение суда)․
К каждому документу указывается номер, дата выдачи и орган, предоставивший документ․
Общий алгоритм внесения изменений
Изменения вносятся непосредственно на ьном листе трудовой книжки, где указаны ФИО сотрудника․ Алгоритм прост:
- Зачеркивание старой фамилии – одной тонкой линией, без пробелов и надписей․
- Вписывание новой фамилии – рядом или поверх зачеркнутой строки, аккуратно и читаемо․
- В графе «Кем и когда внесена запись» указывается ФИО руководителя (или уполномоченного лица) и дата внесения․
- В графе «Примечание» указывается основание изменения – например, «по паспорту № 1234567, выдано ОУФМС »․
Для электронных форм (если компания использует электронный трудовой договор) процедура аналогична, однако изменения вносятся в электронную базу данных, а в бумажную копию вносится отметка о внесении изменений․
Пример оформления записи
Ниже – типовой пример того, как выглядит запись в ьном листе после изменения фамилии․
ФИО: Иванов Алексей Петрович (зачеркнуто) → Иванов Сергей Петрович
Кем и когда внесена запись: Петров И․И․,
Примечание: по паспорту № 9876543, выдано ОУФМС г․ Москвы
Обратите внимание, что в примере старая фамилия полностью зачеркнута, а новая – написана рядом, чтобы не возникало двусмысленности․
Особенности при повторном вступлении в брак
Если сотрудник в первый раз уже менял фамилию по причине первого брака, а затем вступает в брак повторно, порядок оформления остается тем же․ Главное – предоставить документ, подтверждающий новое изменение (свидетельство о браке, выданное в новом регионе, или паспорт с новой фамилией)․
Частые ошибки и как их избежать
- Недостаточное зачеркивание – старая фамилия должна быть полностью закрыта одной линией․
- Отсутствие указания основания – в графе «Примечание» обязательно указывается номер и дата документа, на котором основано изменение․
- Омиссивное заполнение полей «Кем и когда» – без указания руководителя и даты запись считается недействительной․
- Использование карандаша – все изменения должны быть выполнены чернилами или шариковой ручкой․
Как оформить отчет в кадровый отдел
После внесения записи в трудовую книжку сотрудник (или руководитель) обычно отправляет в кадровый отдел копию измененной страницы․ Отчет включает:
- Копию ьного листа с внесенной записью;
- Скан или фотографию предоставленного документа, на котором основано изменение;
- Краткое пояснение – «Смена фамилии в связи с заключением брака (или расторжением)»․
Отправка отчета в кадровый отдел не является обязательным, но рекомендуется для документального контроля․
Краткое резюме
Изменение фамилии в трудовой книжке – процедура простая, но требует строгого соблюдения формальностей:
- Предоставить оригинальный документ, подтверждающий изменение;
- Зачеркнуть старую фамилию одной линией;
- Вписать новую фамилию рядом или поверх;
- Заполнить графы «Кем и когда» и «Примечание»;
- Сохранить копию измененной страницы и передать её в кадровый отдел․
Соблюдая эти шаги, вы гарантируете корректность оформления и избежите возможных проблем при проверках трудовой инспекции или при оформлении новых трудовых договоров․