Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. Любые изменения в личных данных‚ включая фамилию‚ должны быть отражены в ней в соответствии с законодательством РФ. Ниже приведены правила‚ порядок внесения изменений‚ образцы записей и рекомендации по работе с документами.
Когда нужно менять фамилию в трудовой книжке?
- При смене фамилии по браку‚ разводе‚ усыновлении‚ изменении по закону.
- При исправлении ошибки в фамилии‚ допущенной при первоначальном оформлении.
- При переходе работника из одной организации в другую‚ если в новой компании он использует другую фамилию.
Кто отвечает за внесение изменений?
Внесение изменений в трудовую книжку выполняет работодатель (или его уполномоченное лицо) в момент‚ когда работник официально меняет фамилию. Если смена произошла между работами‚ то новый работодатель обязан внести запись о смене фамилии в трудовую книжку‚ а старый работодатель – в журнал учета движения трудовых книжек.
Порядок внесения записи о смене фамилии
- Получить от работника паспорт с новой фамилией.
- Составить заявление о смене фамилии в трудовой книжке.
- Внести запись в трудовую книжку в соответствии с образцом ниже.
- Сделать пометку в журнале учета движения трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки».
- Подписать и поставить печать (если применимо).
3.1 Образец записи в трудовой книжке
Текст записи должен иметь следующий вид:
Смена фамилии работника Фамилия работника: Иванов Иван Иванович → Петров Иван Иванович Причина: изменение фамилии по браку
После записи добавляется следующая пометка в журнал учета:
Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия‚ имя‚ отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66;1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона 439-ФЗ).
Формы и документы‚ которые могут понадобиться
- Паспорт (с новой фамилией).
- Заявление о смене фамилии (можно использовать шаблон из КонсультантПлюс).
- Образец записи в трудовой книжке (доступен в системе КонсультантПлюс).
- Журнал учета движения трудовых книжек.
- Печатка организации (если применимо).
Особенности‚ связанные с электронными трудовыми книжками
С сентября 2021 года в силу приказа Минтруда №320н от в работе с бумажными трудовыми книжками произошли изменения. При переходе на электронную трудовую книжку работник‚ который ранее подавал заявление о сохранении бумажной версии‚ может потребовать ведение обеих форм. В этом случае бухгалтеру или кадровику необходимо:
- Вести записи о кадровых мероприятиях в обеих системах.
- Изменять личные данные при смене фамилии в обеих документах.
Как оформить дубликат трудовой книжки после смены фамилии
Если работник потерял трудовую книжку после внесения изменения фамилии‚ он может запросить дубликат. Для этого необходимо:
- Подать заявление в отдел кадров.
- Предоставить копию паспорта с новой фамилией.
- Оплатить государственную пошлину (если применимо).
- Получить дубликат‚ в котором будет отражена новая фамилия.
Часто задаваемые вопросы
- Может ли старый работодатель внести запись о смене фамилии? Нет‚ запись о смене фамилии в трудовой книжке должна вноситься новым работодателем. Старый работодатель обязан только обновить журнал учета движения трудовых книжек.
- Что делать‚ если в трудовой книжке была допущена ошибка в фамилии? Необходимо оформить исправление ошибки в соответствии с пунктом 9 Правил. Внесите запись «Исправление ошибки в фамилии» и приложите копию паспорта.
- Нужно ли подавать заявление в ПФР о смене фамилии? Нет‚ ПФР не требует отдельного отчета о смене фамилии. Однако при сдаче отчета СЗВ-ТД необходимо указать актуальные данные.
Правильное и своевременное внесение изменений фамилии в трудовую книжку обеспечивает законность трудовых отношений и исключает возможные проблемы при проверках. Следуйте приведенным рекомендациям‚ используйте официальные формы и соблюдайте требования законодательства;
Если у вас возникли вопросы или нужна помощь с конкретным случаем‚ обратитесь в отдел кадров вашей организации или к специалисту по трудовому праву.