Обновлено: 22 мая 2026 года

Правовые основания для изменения фамилии в трудовой книжке

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации‚ запись о смене фамилии в трудовой книжке должна быть внесена на основании следующих документов:

• Паспорт гражданина РФ — основной документ‚ удостоверяющий личность (ст. 19 Гражданского кодекса РФ). При смене фамилии человек обязан заменить паспорт.
• Свидетельство о регистрации брака — если фамилия изменена в связи с заключением брака.
• Свидетельство о расторжении брака — если после развода гражданин возвращает прежнюю фамилию.
• Свидетельство о перемене имени — если изменение фамилии (или других персональных данных) оформлено через органы ЗАГС.
• Иные документы‚ подтверждающие изменение фамилии (например‚ решение суда о перемене имени).

Документы должны содержать:

1. Номер документа;
2. Дата выдачи;
3. Наименование органа‚ выдавшего документ.

Почему важно использовать правильные документы?

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности гражданина. Все записи в ней должны быть достоверными и соответствовать данным паспорта и других официальных документов; Неправильное оформление записи о смене фамилии может привести к:

• Проблемам при оформлении пенсии;
• Трудностям при получении льгот и компенсаций;
• Возможным спорам с работодателем;
• Юридическим последствиям при проверках.

Порядок оформления записи о смене фамилии

Предоставление документов работником

Работник должен представить работодателю следующие документы:

• Новый паспорт с изменённой фамилией;
• Оригинал и копию документа‚ подтверждающего смену фамилии (например‚ свидетельство о браке‚ расторжении брака или перемене имени);
• Заявление о внесении изменений в трудовую книжку (если это требуется по внутренним правилам организации).

Проверка документов работодателем

Работодатель обязан:

• Убедиться в подлинности представленных документов;
• Сверить данные нового паспорта с данными трудовой книжки;
• Убедиться‚ что представленный документ действительно подтверждает смену фамилии;
• Сделать копии документов для хранения в кадровых документах.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись о смене фамилии вносится в трудовую книжку в следующем порядке:

Запись должна быть:

• Чёткой и разборчивой;
• Сделана ручкой с чёрной пастой;
• Пронумерована и подписана ответственным лицом;
• Заверена печатью организации (если она используется).

Оформление вкладыша (при необходимости)

Если в трудовой книжке закончилось место для записей‚ оформляется вкладыш. На нём также делается запись о смене фамилии. При этом:

• На обложке трудовой книжки и вкладыша указывается основание изменения фамилии;
• Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки;
• Не требуется дублировать основание на вкладыше‚ если оно уже указано на обложке.

Что делать‚ если фамилия изменилась после расторжения брака?

Если гражданин после развода возвращает себе добрачную фамилию‚ основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет:

• Свидетельство о расторжении брака;
• Новый паспорт с изменённой фамилией;
• При необходимости — заявление работника.

Пример записи:

Частые ошибки при оформлении смены фамилии

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

1. Использование неправильного документа.
   ❌ Ошибка: запись сделана только на основании свидетельства о расторжении брака‚ без предоставления нового паспорта.
   ✅ Правильно: основанием является новый паспорт + документ из ЗАГС.
2. Отсутствие ссылки на номер и дату документа.
   ❌ Ошибка: «На основании паспорта».
   ✅ Правильно: «На основании паспорта серии ХХ № 123456‚ выданного ОТД УМВД России по г. Москве ».
3. Несвоевременное внесение записи.
   ❌ Ошибка: запись внесена через несколько месяцев после предоставления документов.
   ✅ Правильно: в течение одного месяца.
4. Отсутствие подписи ответственного лица.
   ❌ Ошибка: запись не подписана.
   ✅ Правильно: запись должна быть подписана лицом‚ ответственным за ведение трудовых книжек.

Ответственность за неправильное оформление

Неправильное оформление записи о смене фамилии может повлечь за собой:

• Административную ответственность для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Проблемы при проверках трудовой инспекции;
• Отказ в предоставлении государственных услуг (например‚ при оформлении пенсии);
• Возможные споры с работником.

Смена фамилии в трудовой книжке — это ответственная процедура‚ которая требует соблюдения законодательных норм и правильного оформления документов; Основанием для внесения изменений являются:

• Новый паспорт;
• Документы из ЗАГС (свидетельство о браке‚ расторжении брака‚ перемене имени);
• Иные официальные документы‚ подтверждающие изменение фамилии.

Работодатель обязан:

• Убедиться в подлинности документов;
• Внести запись в трудовую книжку в установленный срок;
• Сделать запись с указанием реквизитов документов;
• Подписать и заверить запись;

Своевременное и правильное оформление записи о смене фамилии поможет избежать юридических проблем и обеспечит корректность сведений о трудовой деятельности работника.