Смена фамилии в связи с вступлением в брак — это распространённая жизненная ситуация, которая требует обязательного внесения изменений в кадровые документы сотрудника, в т.ч. в трудовую книжку. Несоблюдение порядка внесения таких записей может привести к нарушениям трудового законодательства, проблемам при оформлении пенсии, трудоустройстве или получении социальных льгот. Ниже приведён подробный пошаговый алгоритм и образцы заполнения, актуальные на 2025–2026 годы.

Правовая основа

Внесение изменений в трудовую книжку при смене фамилии регулируеться:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66, ч. 2 ст. 68)
• Постановлением Правительства РФ от № 225 («Правила ведения и хранения трудовых книжек»)
• Приказом Минтруда РФ от № 69 («Инструкция по заполнению трудовых книжек»)
• Приказом Минтруда РФ от № 320н (о порядке ведения трудовых книжек)

Согласно п. 7 раздела II Приказа № 320н, запись об изменении фамилии вносится на основании документа, подтверждающего смену фамилии — в данном случае — свидетельства о регистрации брака. Также требуется паспорт с новой фамилией.

Алгоритм действий работодателя

Процедура внесения изменений в трудовую книжку при смене фамилии включает несколько обязательных этапов:

1. Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров с просьбой внести изменения в трудовую книжку.
2. Кадровик запрашивает документы: паспорт с новой фамилией и копию свидетельства о браке.
3. Издается приказ о внесении изменений в кадровые документы.
4. Вносится запись в трудовую книжку с указанием реквизитов документа.
5. Обновляются другие документы: личная карточка (форма Т-2), табель учёта рабочего времени, трудовой договор (при необходимости — дополнительное соглашение).

Образец заявления сотрудника

Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать следующие элементы:

Заявление

В отдел кадров
ООО «Пример»
От: Петровой Ирины Борисовны
Должность: бухгалтер
Телефон: +7 (999) -23-45-67

Прошу внести изменения в мою трудовую книжку в связи со сменой фамилии в результате заключения брака.

До брака: Иванова Ирина Борисовна
После брака: Петрова Ирина Борисовна

Основание: свидетельство о регистрации брака № 123456 от , выданное ЗАГСом г. Москвы.

Прилагаю копию свидетельства о браке и копию паспорта с новой фамилией.

Подпись: ______________ /Петрова И.Б./

Образец приказа о смене фамилии

Приказ оформляется на бланке организации или в произвольной форме. Обязательно указываются реквизиты документа, основание и ссылка на документы.

ПРИКАЗ

№ 145-к
г. Москва

О внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой фамилии сотрудника

В целях приведения кадровых документов в соответствие с действующими данными паспорта и свидетельства о регистрации брака, приказываю:

1. Внести изменения в трудовую книжку сотрудницы Петровой И.Б. (табельный № 102): фамилия изменена с Иванова на Петрова.
2. Внести изменения в личную карточку Т-2 сотрудницы Петровой И.Б.
3. Ознакомить сотрудницу с настоящим приказом под роспись.

Основание: заявление от , свидетельство о регистрации брака № 123456 от , паспорт РФ серия 45 01 № 1234567, выдан УФМС России по г; Москве .

Генеральный директор
_________________ /Сидоров А.В./
(подпись, расшифровка)

Ознакомлен(а): _________________ /Петрова И.Б./

Образец записи в трудовой книжке

Запись вносится в разделе «Сведения о работе» — в последнюю строку свободного поля. Формат записи строго регламентирован:

Формат записи:

«Фамилия изменена на ________ на основании свидетельства о регистрации брака серия ____ № ____ от ____»

Пример заполнения:

— Фамилия изменена на Петрова на основании свидетельства о регистрации брака серия 45 01 № 123456 от .

Важно!

• Запись делается чернилами чёрного цвета (не карандашом, не корректором).
• Номер и серия свидетельства о браке указываются точно как в оригинале.
• Дата — дата регистрации брака, а не дата подачи заявления.
• Запись заверяется печатью организации (если она имеется) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Как это выглядит в трудовой книжке:

Строка 1: Дата —
Строка 2: Фамилия изменена на Петрова на основании свидетельства о регистрации брака серия 45 01 № 123456 от .
Строка 3: Подпись кадровика: ___________ /Кузнецова М.Н./
Строка 4: Печать организации: [штамп]

Где и как заверять запись

Согласно Инструкции № 69, запись об изменении фамилии в трудовой книжке обязательно заверяется:

• Подписью работодателя или уполномоченного им лица (обычно — кадровика);
• Печатью организации (если организация имеет печать). При отсутствии печати (например, у ИП) — достаточно подписи и указания ФИО, должности и реквизитов.

Заверение производится на внутренней стороне обложки трудовой книжки — в специальном поле для отметок об изменениях. Если такого поля нет, заверение ставится непосредственно под записью в самом документе.

Что делать, если трудовая книжка заполнена полностью?

Если в трудовой книжке закончились свободные строки для записей, то по заявлению работника работодатель обязан выдать новую трудовую книжку (п. 10 Правил № 225). В новой книжке:

• Вносятся все предыдущие записи (с указанием дат и номеров);
• В разделе «Сведения о работе» делается запись: «Фамилия изменена на ________ на основании свидетельства о браке…»;
• Все записи заверяются печатью и подписью.

Часто задаваемые вопросы

Q: Обязательно ли вносить запись о смене фамилии в трудовую книжку?

Ответ: Да, обязательно. Это требование Трудового кодекса РФ. Отсутствие записи может привести к признанию трудового стажа неподтверждённым, особенно при оформлении пенсии.

Q: Можно ли вносить запись без свидетельства о браке?

Ответ: Нет. Только свидетельство о браке (или решение суда о перемене имени) является официальным основанием. Паспорт с новой фамилией — это подтверждение, но не основание.

Q: Нужно ли перезаключать трудовой договор?

Ответ: Нет. Трудовой договор не перезаключается. Достаточно оформить дополнительное соглашение к договору с указанием новой фамилии, либо просто внести изменения в личную карточку и трудовую книжку.

Q: Что делать, если сотрудник потерял свидетельство о браке?

Ответ: Сотрудник должен получить дубликат в ЗАГСе. Без него запись в трудовую книжку внести нельзя.

Важные нюансы 2025–2026 годов

• С 2021 года введены электронные трудовые книжки. Если сотрудник выбрал электронный формат, запись о смене фамилии вносится в ЕТК через работодателя, а бумажная книжка остаётся как архивный документ.
• Если сотрудник работает у ИП — запись вносится без печати, но с обязательной подписью и расшифровкой ФИО.
• Все изменения должны быть внесены в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления.
• Роструд и Минтруд напоминают: не допускается внесение изменений вручную, с использованием корректора, закрашивания или исправлений.

Смена фамилии — это не просто личное событие, а юридический факт, требующий документального оформления. Правильное заполнение трудовой книжки при замужестве — это не только соблюдение закона, но и залог сохранения трудового стажа, права на пенсию и отсутствие проблем при смене места работы.

Рекомендация: всегда сохраняйте копии свидетельства о браке, паспорта и приказа. Даже если трудовая книжка передана в электронный формат — бумажный экземпляр с записью остаётся важным архивным документом.

При возникновении сомнений, обращайтесь в Роструд или к юристу по трудовому праву. Лучше перестраховаться, чем столкнуться с проблемами через 10–15 лет при выходе на пенсию.

Образцы документов (заявление, приказ, заполненная трудовая книжка) можно скачать на официальных сайтах: Роструд, КонсультантПлюс, Бухгалтерия.ру.