Смена фамилии — распространенная ситуация, чаще всего возникающая у женщин при вступлении в брак или его расторжении. Однако этот жизненный факт влечет за собой необходимость внесения изменений в кадровые документы, и важнейшим из них остается трудовая книжка. Особые вопросы у кадровиков и самих работников вызывает ситуация, когда к трудовой книжке уже выдан вкладыш. В этой статье мы подробно разберем, как правильно отразить новую фамилию во вкладыше, чтобы не нарушить законодательство.
Нормативная база: что говорит закон
Процедура внесения изменений в трудовую книжку регламентируется пунктом 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России). Согласно правилам, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии/имени/отчества и других документов.
Важно отметить, что конкретных формулировок Порядок не содержит, поэтому кадровики опираются на многолетнюю практику, так как по сути алгоритм в этом вопросе не поменялся. Главное — указать факт смены одной фамилии на другую и дать ссылку на документ-основание.
Общие правила изменения фамилии
Прежде чем перейти к вкладышу, напомним базовый алгоритм действий при смене фамилии:
- Зачеркивание: на самом первом листе (ьном) трудовой книжки прежняя фамилия аккуратно перечеркивается одной тонкой линией (так, чтобы старый текст легко читался).
- Внесение новых данных: новая фамилия вписывается рядом или сверху зачеркнутой.
- Ссылка на документ: на внутренней стороне задней обложки трудовой книжки делается запись со ссылкой на документ, на основании которого произведены изменения (например, свидетельство о браке), с указанием его серии и номера. Запись заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии).
Как внести новую фамилию во вкладыш
Вкладыш подшивают к трудовой книжке, если в ней заполнены все страницы соответствующих разделов. Оформляется он так же, как трудовая книжка, и без нее недействителен. Отсюда возникает главный вопрос: нужно ли вносить изменения во вкладыш, если фамилия изменилась?
Нужно ли менять фамилию во вкладыше?
При смене работником фамилии такие изменения необходимо внести как в саму трудовую книжку, так и во вкладыши в нее. Иногда новую фамилию вносят только в трудовую книжку, а во вкладыш забывают. По мнению экспертов и согласно правовому обоснованию Приказа Минтруда, данные изменения нужно отражать в обоих документах. Если есть вкладыш к трудовой, внесите изменения аналогично основному документу.
Пошаговая инструкция
- ьный лист вкладыша: Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (имя, отчество, при наличии). Над зачеркнутой или рядом вписывается новая фамилия.
- Внутренняя сторона обложки: Ссылки на соответствующие документы (свидетельство о браке, паспорт и т.д.) делаются на внутренней стороне задней обложки трудовой книжки. Дублировать эту запись на обложке самого вкладыша не требуется, так как вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки, и запись на обложке основного документа будет действовать для обоих.
Особенности оформления нового вкладыша
Часто бывает так, что смена фамилии происходит именно в тот момент, когда в трудовой книжке закончилось свободное место, и возникла необходимость оформить вкладыш. Какую фамилию надо вписывать в новый вкладыш: старую или новую?
Ответ однозначный: ьный лист вкладыша заполняется данными на момент его выдачи. Это значит, что:
- Если вкладыш оформляется уже после смены фамилии, на его ьном листе указывается новая фамилия. Зачеркивать на нем ничего не нужно. Данные (ФИО, дата рождения, образование) указываются актуальные на момент выдачи вкладыша.
- При этом на ьном листе самой трудовой книжки старая фамилия все равно зачеркивается и пишется новая, а на задней обложке делается ссылка на документ-основание.
Регистрация вкладышей
Не забывайте о правилах учета: вкладыши в трудовую книжку непременно надо регистрировать. С 1 сентября 2021 года действует новый порядок, согласно которому:
- Каждый выданный вкладыш регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Также вкладыши фиксируются в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Важные нюансы и частые ошибки
Чтобы избежать нарушений трудового законодательства, обращайте внимание на следующие моменты:
- Не зачеркивайте данные дважды: если вы уже зачеркнули старую фамилию на ьном листе трудовой книжки и внесли новую, обязательно сделайте то же самое на ьном листе вкладыша (если он был выдан ранее на старую фамилию).
- Читаемость: старая фамилия после зачеркивания должна оставаться легко читаемой. Зачеркивать нужно аккуратно, одной ровной линией.
- Электронная отчетность: не забывайте, что на основании изменений в трудовую книжку необходимо подать соответствующие отчеты в СФР (например, форму ЕФС-1, СЗВ-ТД), чтобы информация о новой фамилии отразилась в электронном фонде трудовых книжек (СТД-Р).
Внесение новой фамилии во вкладыш трудовой книжки, процесс, не терпящий небрежности. Главное правило: изменения должны быть синхронными. Если меняется фамилия на ьном листе трудовой книжки, аналогичные изменения вносятся и на ьный лист вкладыша (если он был выдан ранее). Ссылка на документ-основание при этом ставится на задней обложке трудовой книжки. Соблюдение этих простых правил обеспечит юридическую чистоту кадрового документооборота и избавит работника от проблем в будущем.