Смена личных данных — довольно распространенное явление в кадровом делопроизводстве. Чаще всего специалисты сталкиваются с изменением фамилии (например, при вступлении в брак), однако ситуации, когда работник меняет имя или отчество, также имеют место. Вне зависимости от причин, работодателю необходимо грамотно и в строгом соответствии с законом отразить эти изменения в трудовой книжке сотрудника. В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, нормативную базу и нюансы внесения таких записей.
Нормативная база
Процедура изменения имени, фамилии или отчества в трудовой книжке регламентируется следующими ключевыми документами:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от № 225).
- Приказ Минтруда РФ, утверждающий форму трудовой книжки и порядок ее ведения. Согласно его нормам, изменения записей производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов с обязательной ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
Основания для изменения имени
Для внесения новых данных в трудовую книжку недостаточно одного лишь устного заявления работника. Кадровик должен получить и проверить официальные документы. К ним относятся:
- Паспорт гражданина РФ с уже измененными данными.
- Свидетельство о перемене имени (выдается органами ЗАГС при смене имени, фамилии или отчества по собственному желанию гражданина).
- Свидетельство о заключении брака (если смена произошла из-за вступления в брак).
- Свидетельство о расторжении брака (если работник возвращает добрачную фамилию).
- Свидетельство о рождении (в некоторых случаях может потребоваться для подтверждения данных).
Важно помнить: изменения в трудовую книжку вносит работодатель по последнему месту работы этого сотрудника. Даже если человек уже уволился и трудится в другом месте, он имеет право обратиться к своему последнему работодателю для корректировки данных.
Пошаговая инструкция: как изменить имя в трудовой книжке
Процесс внесения изменений состоит из нескольких обязательных шагов. Разберем их подробно.
Шаг 1. Получение заявления и документов
Работник должен предоставить в отдел кадров заявление с просьбой внести изменения в трудовую книжку на основании предоставленных документов. К заявлению прилагаются оригиналы или надлежащим образом заверенные копии паспорта и свидетельств из ЗАГСа.
Шаг 2. Издание приказа
Хотя смена имени не является кадровым мероприятием (по факту изменения имени работодатель не обязан сдавать отчет ЕФС-1), для внутренних целей компании целесообразно издать приказ о внесении изменений в учетные документы сотрудника. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.
Шаг 3. Внесение записи на ьный лист трудовой книжки
Именно на внутренней стороне обложки трудовой книжки отражается информация о смене личных данных. Порядок действий следующий:
- Зачеркивание. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя, отчество (или дата рождения, если она тоже изменилась). Обратите внимание: старые данные должны оставаться читаемыми!
- Внесение новых данных. Рядом (внутри свободного пространства на той же строке или чуть выше) записываются новые Ф.И.О. работника.
- Ссылка на документ. На внутренней стороне обложки делается следующая запись: «Фамилия/Имя/Отчество изменены на основании свидетельства о перемене имени (или свидетельства о браке/иного документа) от [дата], серия [серия], номер [номер], выданного [наименование органа ЗАГС]».
- Заверение. Запись заверяется подписью ответственного лица (обычно кадровика или руководителя) и печатью организации (при ее наличии).
Шаг 4. Внесение изменений в другие кадровые документы
Трудовая книжка — не единственный документ, требующий корректировки. Информация об изменении ФИО должна быть оперативно внесена в:
- Личную карточку работника (форма Т-2 или аналог);
- Трудовой договор (оформляется дополнительное соглашение);
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма П-10);
- Иные локальные нормативные акты и учетные документы (графики отпусков, расчетные ведомости и т.д.).
Важные нюансы и частные случаи
Что делать, если места на обложке не хватает?
Внутренняя сторона обложки трудовой книжки предназначена для внесения информации о документах, на основании которых вносились изменения. Если записей много и места не остается, допускается продолжение записей на другой стороне обложки.
Переименование работодателя vs. изменение имени работника
Не стоит путать изменение имени самого сотрудника и смену наименования организации-работодателя. Если сменилось название компании (например, на основании решения общего собрания акционеров, оформленного протоколом, после внесения изменений в ЕГРЮЛ), то в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается отдельная запись: «Организация такая-то переименована в такую-то». В этом случае старое название не перечеркивается!
Оформление дубликата
При оформлении дубликата трудовой книжки после смены фамилии также действует правило: одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя и записываются новые данные со ссылкой на подтверждающий документ.
Исправление ошибок
Если имя было записано с опечаткой изначально, порядок исправления будет иным. В разделе «Сведения о работе» или на ьном листе (в зависимости от того, где допущена ошибка) неверная запись не просто зачеркивается, а признается недействительной с внесением верных данных. Если же работник не согласен с увольнением и через суд добивается изменения формулировки основания увольнения, в трудовую книжку вносится запись о признании предыдущей записи недействительной и вписывается новая формулировка на основании решения суда.
Изменение имени в трудовой книжке — процесс, не терпящий самодеятельности. Главное правило кадровика, строго следовать Инструкции и Правилам: зачеркивать старые данные только одной чертой, обеспечивать их читаемость, вносить исчерпывающую информацию о документе-основании (номер, дата, орган выдачи) и обязательно заверять запись подписью и печатью. Соблюдение этих несложных требований позволит избежать штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечит работнику чистую трудовую историю.