Смена наименования работодателя – обычное явление в бизнесе: реорганизация, слияние, поглощение, изменение формы собственности и т.п.
Для работников важно, чтобы в их трудовой книжке отражалась эта информация корректно, иначе могут возникнуть проблемы при получении пенсии, справок и при проверках со стороны органов труда.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Минтруда России № 320н от г. – правила ведения бумажных и электронных трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 67) – обязательность своевременного отражения в трудовой книжке всех изменений, влияющих на трудовые отношения.
• Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об образовании» (в части электронных трудовых книжек).

Ключевые принципы оформления записи

Согласно приказу Минтруда, если за время работы у работника меняется наименование организации, в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается отдельная строка:

Первая и вторая графы (дата начала и окончания работы, должность) в этой строке оставляются пустыми.

Пошаговая инструкция для кадровика (бумажная трудовая книжка)

1. Получить документ‑основание. Это может быть:
   • Приказ работодателя о переименовании;
   • Решение учредителей (протокол собрания акционеров);
   • Свидетельство о государственной регистрации изменения.
2. Подготовить черновик записи. Сформировать текст в соответствии с образцом (см. ниже).
3. Проверить наличие свободного места в трудовой книжке. Если строка уже занята, запись делается в следующей свободной строке.
4. Внести запись от руки чернильной ручкой. Писать разборчиво, без исправлений.
5. Подписать запись. Кадровый специалист ставит подпись и печать организации.
6. Сделать копию записи. Для внутреннего архива и предоставления работнику при необходимости.
7. Уведомить работника. Предоставить ему копию приказа и объяснить, что запись внесена.

Пошаговая инструкция для электронных трудовых книжек (ЭТК)

1. Войти в систему Госуслуги или ЭТК под учетной записью работодателя.
2. Выбрать раздел «Трудовые книжки», найти нужного сотрудника.
3. Нажать «Добавить запись» и выбрать тип «Переименование организации».
4. Заполнить поля:
   • Дата переименования;
   • Старое и новое наименование;
   • Номер и дата приказа (или иного документа).
5. Прикрепить скан‑копию приказа (PDF, JPG, PNG).
6. Подтвердить запись электронной подписью уполномоченного лица.
7. Система автоматически отправит уведомление работнику.

Образцы записей

Бумажная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка

Что делать, если запись пропущена?

Если в трудовой книжке отсутствует запись о переименовании, необходимо:

1. Собрать оригиналы (или заверенные копии) приказа о переименовании.
2. Обратиться в отдел кадров с заявлением работника о внесении недостающей записи.
3. Кадровик вносит запись в свободную строку, подписывает её и ставит печать.
4. Если свободных строк нет, оформляется дополнительный лист к трудовой книжке (по согласованию с инспекцией труда).

Типичные ошибки и как их избежать

• Заполнение первой и второй граф без необходимости. При переименовании они остаются пустыми.
• Указание даты переименования вместо даты приказа. В графе 3 указывается дата самого переименования (обычно дата приказа), а в графе 4 – номер и дата приказа.
• Отсутствие подписи и печати. Без подписи кадровика запись считается недействительной.
• Использование черных маркеров или карандаша. Должна быть чернильная ручка (чёрный или синий цвет).
• Неучёт электронных записей. При наличии ЭТК запись в бумажной книжке не требуется, но рекомендуется согласовать оба источника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять запись о месте работы в графах 1‑2?

Нет. При переименовании организации в графах 1‑2 (дата начала и окончания работы, должность) ничего менять не требуеться. Запись делается только в графе 3 (сведения о работе) и графе 4 (основание).

Как оформить переименование, если компания была реорганизована (слияние, поглощение)?

В этом случае в графе 3 указывается: «Организация «Старое название», дата реорганизации, реорганизована (слиялась, поглотила) в «Новое название». В графе 4 указывается документ‑основание (приказ, решение собрания акционеров) с номером и датой.

Можно ли исправить ошибку в уже внесённой записи?

Да, но только в случае явной ошибки (опечатка, неверный номер приказа). Нужно:

1. Составить акт исправления (подписанный руководителем и работником);
2. Стереть ошибку аккуратно (черным маркером) и внести правильную запись;
3. Подписать акт и поставить печать.

При более серьёзных ошибках (неверное наименование) рекомендуется оформить дополнительный лист к трудовой книжке.

Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд о смене названия организации?

Нет, если запись в трудовой книжке сделана правильно, Пенсионный фонд получит информацию автоматически через Единый реестр сведений о трудовой деятельности (ЕРТД). Однако при возникновении вопросов работнику следует предоставить копию приказа.

Внесение записи о переименовании организации в трудовую книжку – простая, но строго регламентированная процедура. Соблюдение требований приказа Минтруда № 320н, правильное оформление граф 3‑4 и наличие подписи/печати гарантируют, что запись будет признана законной и не вызовет проблем в дальнейшем.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.