Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и опыт работника. Именно на её основе назначаются пенсии и социальные выплаты. Поэтому любые изменения в статусе работодателя должны находить точное и законное отражение в этом документе. Одно из таких изменений — смена наименования организации.

Что такое смена наименования?

Важно понимать‚ что смена названия (переименование) не влечет за собой увольнения сотрудников и заключения новых трудовых договоров. Работник продолжает трудиться на своем месте‚ а организация лишь меняет свое официальное наименование (например‚ ООО «Ромашка» становится АО «Ромашка»); В этом случае трудовой договор остается в силе‚ но в него‚ как и в трудовую книжку‚ необходимо внести соответствующие корректировки.

Нормативная база

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек строго регламентирован. При внесении записей о переименовании компании следует руководствоваться:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66).
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ № 225).
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69).

Пошаговый алгоритм внесения записи

Процесс фиксации смены наименования работодателя состоит из нескольких обязательных шагов:

1. Издание приказа. Руководитель организации выпускает приказ о переименовании юридического лица на основании учредительных документов и выписки из ЕГРЮЛ.
2. Ознакомление работников. С данным приказом необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.
3. Внесение записи в трудовую книжку. Запись делается в разделе «Сведения о работе».

Как правильно заполнить графы?

Запись о смене наименования вносится без ссылки на какой-либо приказ об увольнении или приеме. Главное правило — зачеркивать старое название на ьном листе или в разделе сведений о работе нельзя! Новая информация вписывается дополнительно.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

В разделе «Сведения о работе» запись оформляется следующим образом:

• Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи (например‚ 5).
• Графа 2 (Дата): Указывается дата внесения записи (дата регистрации нового наименования в ЕГРЮЛ или дата‚ указанная в приказе).
• Графа 3 (Сведения о работе): Вносится текст: «Организация переименована из Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка» в Акционерное общество «Ромашка»». Если у компании есть зарегистрированное сокращенное наименование‚ оно также указывается;
• Графа 4 (Основание): Указываются реквизиты приказа (или иного решения работодателя)‚ на основании которого произошло переименование. Например: «Приказ от № 45-к». Дополнительно можно указать реквизиты выписки из ЕГРЮЛ.

Что делать с ьным листом?

Если на ьном листе трудовой книжки (в строке «Наименование организации») было указано старое название‚ его необходимо зачеркнуть одной тонкой чертой. Рядом (в свободном пространстве) вписывается новое наименование. Ссылка на документ-основание (приказ) при этом на ьном листе не делается‚ так как она уже проставлена в разделе «Сведения о работе».

Частые ошибки и как их избежать

Кадровики часто допускают ряд типичных ошибок при оформлении смены наименования:

1. Зачеркивание записи в графе 3 раздела «Сведения о работе». Это грубая ошибка. Старое название не перечеркивается‚ новая запись идет следующим порядковым номером.
2. Увольнение и прием заново. Смена названия — это не реорганизация в форме разделения или слияния‚ при которой происходит увольнение. При простом переименовании увольнять сотрудника незаконно.
3. Пропуск даты. Дата внесения записи должна соответствовать дате вступления в силу нового наименования‚ а не дате‚ когда кадровик наконец-то вспомнил об этом.
4. Неверная формулировка. Нельзя писать просто «Переименована в ООО…». Обязательно нужно указывать‚ из какого названия в какое переименована‚ чтобы прослеживалась связь.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России функционирует система электронных трудовых книжек. При смене наименования работодателю необходимо не только внести запись в бумажную трудовую книжку (если сотрудник от нее не отказался)‚ но и передать соответствующие сведения в Социальный фонд России (СФР) в установленные сроки (как правило‚ не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за месяцем переименования).

Смена наименования организации — это юридический факт‚ который обязательно должен быть зафиксирован в трудовой книжке работника. Отсутствие такой записи в будущем может вызвать серьезные проблемы при подтверждении стажа для назначения пенсии‚ так как в документах‚ подтверждающих период работы‚ будет фигурировать одна организация‚ а в трудовой — другая. Грамотное и своевременное внесение записи с указанием правильных формулировок и реквизитов приказа гарантирует сохранность непрерывного трудового стажа сотрудника и защищает его пенсионные права.