Смерть сотрудника — это тяжелое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки коллектива, но и строгого соблюдения юридических процедур. Одним из ключевых вопросов становится выдача трудовой книжки умершего. Неправильные действия в этой ситуации могут привести к штрафам или спорам с наследниками.

В данной статье подробно разобрано, кто имеет право получить документ, какие бумаги необходимо предоставить и как правильно оформить передачу трудовой книжки в 2026 году.

Кто имеет право получить трудовую книжку умершего?

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике, трудовая книжка выдается одному из родственников умершего работника.

Важно отметить эволюцию нормативной базы:

• В правилах, действовавших до 1 сентября 2021 года, упоминались только «родственники» или «ближайшие родственники».
• На практике это никогда не рассматривалось как препятствие для выдачи документа членам семьи, не являющимся кровными родственниками в узком смысле (например, супругу или супруге).
• Сейчас порядок стал более гибким, но требование о подтверждении родства или факта совместного проживания остается актуальным для безопасности работодателя.

Документ может быть выдан:

• Супругу/супруге.
• Детям (в т.ч. приемным).
• Родителям.
• Другим близким родственникам.

Необходимый пакет документов

Прежде чем выдать трудовую книжку на руки, работодатель обязан обезопасить себя и запросить у обратившегося лица определенный пакет документов. Без них выдача документа недопустима.
Родственник должен предоставить:
Оригинал свидетельства о смерти работника (для снятия копии и возврата оригинала).
Документы, подтверждающие родство с умершим (свидетельство о браке, свидетельство о рождении, справка из ЗАГСа и т.д.).
Паспорт лица, получающего трудовую книжку (для идентификации личности).
Письменное заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать трудовую книжку и указанием цели ее получения (обычно для оформления наследства).

> Важно: Работодатель имеет право снять копии со всех предоставленных документов и заверить их, оставив у себя в личном деле умершего сотрудника.

Пошаговая процедура выдачи трудовой книжки

Процесс передачи документа должен быть задокументирован. Ниже приведен алгоритм действий для отдела кадров:

Шаг 1. Получение заявления

Родственник пишет заявление в свободной форме или по образцу организации. В нем указываются ФИО умершего, степень родства, просьба выдать трудовую книжку и дата обращения.

Шаг 2. Проверка документов

Кадровик проверяет оригиналы свидетельства о смерти и документов о родстве, снимает копии и прикладывает их к заявлению.

Шаг 3. Регистрация выдачи

Факт выдачи трудовой книжки фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним:

• В графе 12 указывается дата получения документа родственником.
• В графе 13 родственник ставит свою подпись.

Шаг 4. Подписание расписки

Это самый важный этап. Родственник должен написать расписку о получении трудовой книжки. Этот документ подтверждает, что работодатель исполнил свою обязанность по хранению и выдаче документа.

Образец расписки о получении трудовой книжки

Расписка пишется от руки или печатается на компьютере с последующим собственноручным подписанием получателем.

—
Примерная форма расписки

Я, [Ф.И.О. получателя полностью], паспорт серии [серия] № [номер], выдан [кем и когда выдан], код подразделения [код], зарегистрированный(ая) по адресу: [адрес регистрации],

настоящим подтверждаю получение в отделе кадров [Название организации] надлежащим образом оформленной трудовой книжки серия [серия] № [номер], принадлежавшей моему родственнику [указать степень родства, например: супругу/отцу], [Ф.И.О. умершего полностью], [дата смерти] года смерти.

Претензий к внешнему виду и комплектности документа не имею. Трудовая книжка получена для представления нотариусу в целях оформления наследственных прав.

Подпись: ____________ / [Расшифровка подписи]
—

Что делать, если родственники не объявились?

Согласно действующим правилам (в частности, п. 38 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от № 320н), если трудовая книжка не была получена родственниками умершего работника, она не уничтожается и не передается автоматически в архив.

Порядок действий в таком случае:
Трудовая книжка хранится в организации отдельно от действующих документов.
Срок хранения составляет 2 года (ранее срок мог варьироваться, но сейчас ориентируются на общие сроки хранения документов по личному составу, не принятых работниками).
По истечении срока хранения, если наследники так и не обратились, трудовая книжка может быть передана в архивное учреждение или уничтожена по акту, однако на практике многие работодатели хранят их дольше во избежание рисков, так как срок обращения за наследством также составляет 6 месяцев, а судебные споры могут длиться годами.

Можно ли отправить трудовую книжку по почте?

Да, законодательство допускает отправку трудовой книжки почтовым отправлением, но только при соблюдении строгих условий:

• Наличие письменного заявления от родственника с просьбой выслать документ почтой.
• В заявлении должен быть указан точный адрес для доставки.
• Отправление должно быть заказным с уведомлением о вручении и описью вложения.

Однако, наиболее безопасным вариантом для работодателя остается личная выдача под расписку. Почтовая пересылка несет риски утери документа, что может привести к судебным искам.

Выплата заработной платы и компенсаций

Параллельно с выдачей трудовой книжки решается вопрос о невыплаченной заработной плате. Согласно ст. 141 ТК РФ, заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, указанному в завещании.
Для получения денег родственникам также необходимо предоставить:

• Свидетельство о смерти.
• Документы, подтверждающие родство.
• Заявление на выплату причитающихся сумм.

Работодатель обязан произвести выплату в течение недели со дня подачи соответствующих документов.

Выдача трудовой книжки в связи со смертью работника — процедура, требующая внимательности и соблюдения формальностей. Главные правила для работодателя:
Требовать подтверждения родства и факта смерти.
Обязательно брать письменное заявление и расписку о получении.
Фиксировать выдачу в книге учета движения трудовых книжек.
Соблюдение этих правил защитит организацию от возможных претензий со стороны наследников и контролирующих органов, а также поможет семье умершего своевременно оформить наследственные права.