Смерть сотрудника – это трагическое событие, которое требует от работодателя выполнения ряда формальностей, включая корректное оформление записи в трудовой книжке. Ниже представлен подробный гайд, а также образец записи, который можно сразу использовать в практике.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 84.1 – запись о прекращении трудового договора в связи со смертью работника).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от № 69.

Кто и когда делает запись?

Запись в трудовой книжке делает работодатель (или уполномоченное лицо – кадровый специалист, бухгалтер) в течение трех рабочих дней с момента получения официального подтверждения смерти (свидетельство о смерти или выписка из актовой записи ЗАГС).

Что именно указывается в трудовой книжке?

1. Дата прекращения трудового договора (дата смерти).
2. Основание прекращения – «в связи со смертью работника».
3. Номер и дата документа, подтверждающего факт смерти (например, свидетельство о смерти № 12345 от ).
4. Подпись уполномоченного лица и печать организации (если она используется).

Образец записи в трудовой книжке

Работник: Иванов Иван Иванович 
Дата рождения: 
Профессия, должность: инженер-конструктор 
Принят на работу: (приказ № 45 от ) 

Уволен: 
Основание увольнения: в связи со смертью работника (свидетельство о смерти № 12345 от ) 

Подпись уполномоченного лица: _____________________ / Петров С.В. 
Дата подписи: 
Печать организации: [ place for stamp ] 

Примечание: если в организации не используется печать, достаточно подписи уполномоченного лица и указания его ФИО и должности.

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Получите свидетельство о смерти (или заверенную выписку из ЗАГС).
2. Внесите в трудовую книжку запись в раздел «Сведения о работе» (или «Информация о трудовой деятельности») после последней записи о приёме/переводе.
3. Укажите дату смерти как дату увольнения.
4. Сформулируйте основание увольнения строго согласно законодательству: «в связи со смертью работника».
5. Ссылка на подтверждающий документ: номер и дата свидетельства о смерти.
6. Поставьте подпись уполномоченного лица, укажите его ФИО, должность и дату подписи.
7. При наличии – поставьте печать организации.
8. Сделайте копию записи для личного дела сотрудника и храните её вместе с оригиналом свидетельства о смерти в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов (не менее 75 лет).

Что делать с трудовой книжкой после внесения записи?

• Трудовая книжка передаётся наследникам или уполномоченному представителю (например, нотариусу) вместе с другими личными документами умершего.
• Если наследников нет или они отказались от получения книжки, она хранится в архиве организации в течение установленного срока (75 лет с даты последней записи).
• При запросе от органов ПФР или других государственных структур предоставляеться заверенная копия трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли записать смерть работника без свидетельства о смерти?

Нет. Запись делается только на основании официального документа, подтверждающего факт смерти.

Кто считается уполномоченным лицом для подписи?

Как правило, это специалист отдела кадров, руководитель подразделения или бухгалтер, уполномоченный приказом руководителя.

Нужно ли ставить печать организации?

Печать ставится, если она используется в организации для оформления кадровых документов. Если печать не применяется, достаточно подписи и расшифровки.

Как быть, если трудовая книжка утеряна?

В случае утечки трудовой книжки работодатель выдаёт дубликат, в котором делается запись о смерти на основании имеющихся данных (приказ о приёме, трудовой договор и т.д.).

Правильное оформление записи в трудовой книжке при смерти сотрудника – это не только соблюдение законодательных требований, но и проявление уважения к памяти ушедшего коллеги. Следуя представленной инструкции и используя приведённый образец записи, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение кадровой документации.

Помните: своевременное и точное заполнение трудовой книжки помогает наследникам получить все положенные выплаты и пособия, а также защищает организацию от возможных претензий со стороны контролирующих органов.

Статья актуальна на май 2026 года. При изменениях в нормативной базе рекомендуется сверяться с последними версиями ТК РФ и инструкций по ведению трудовых книжек.