Смерть сотрудника – трагическое событие, требующее соблюдения определённых процедур в части прекращения трудового договора и оформления соответствующей записи в трудовой книжке․ Ниже изложены все необходимые шаги, нормативные ссылки и примеры оформления, основанные на актуальных материалах 2022‑2026 годов․

Правовая основа

Для правильного оформления записи используются:

• Часть первая статьи 83 Трудового кодекса РФ – основа для прекращения трудового договора в связи со смертью работника;
• Пункт 6 этой статьи – конкретика, когда в трудовой книжке вносится запись о прекращении договора;
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (2022 г․) – требования к оформлению;
• Приказ Минтруда России от 2025 г․ № 123‑о «Об утверждении формы приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника»․

Важно: если смерть работодателя (физического лица) признаётся судом, порядок аналогичен, но оформление делается в книге движения трудовых книжек․

Ключевые положения пункта 6 ст․ 83 ТК РФ

1. Смерть работника (или признание его умершим/безвестно отсутствующим) – основание для прекращения трудового договора;
2. Запись в трудовой книжке производится в графе 3 (номер и дата записи) и в графе 4 (причина прекращения – «работа прекращена в связи со смертью»);
3. В графе 5 указывается дата и номер приказа, а также ссылка на статью 83 ТК РФ;
4. В графе 6 фиксируется дата смерти, указанная в свидетельстве о смерти․

Порядок оформления приказа о прекращении трудового договора

Приказ издаётся руководителем организации и подписывается в двух экземплярах: один – в кадровом деле, второй – передаётся в пенсионный фонд․

• Содержание приказа:
  • Номер и дата;
  • Кому (ФИО работника);
  • Основание – смерть работника, статья 83 ТК РФ, пункт 6;
  • Дата и номер свидетельства о смерти;
  • Дата прекращения трудового договора – день смерти;
  • Подпись руководителя и печать организации․
• После издания приказа в трудовой книжке вносится запись согласно образцу, приведённому ниже․

Образец записи в трудовой книжке

Графа 3: 123 / 
Графа 4: Работа прекращена в связи со смертью
Графа 5: Приказ № 57 от 
Графа 6: (дата смерти, указана в свидетельстве)

Если в книжке не ведётся запись (работник отказался от её ведения), оформление производится в книге движения трудовых книжек․

Выдача трудовой книжки умершего работника

По закону трудовую книжку выдают члену семьи (супругу, родителям, детям) умершего сотрудника․ Процедура:

1. Получатель представляет свидетельство о смерти и паспорт (или иной документ, подтверждающий родство)․
2. Подписывается расписка в получении (образец ниже)․
3. Копия расписки передаётся в кадровый отдел, а оригинал – в пенсионный фонд․

Примерная форма расписки

Я, ______________________ (ФИО получателя), паспорт серии ________ выдано ___________ (кем, когда), 
заявляю, что получил(а) в руки оригинальную трудовую книжку умершего ______________________ (ФИО работника), 
родившегося ___________ (дата), умершего ___________ (дата смерти), 
свидетельство о смерти № _______ от ___________ (дата)․ 
Подпись: ______________________ Дата: ___________

Особенности, если смерть работодателя

Если смерть причинила руководитель организации, оформление происходит в книге движения трудовых книжек и в личной карточке (форма Т‑2)․

• В книге движения вносится запись о выдаче (или отправке) трудовой книжки;
• В карточке Т‑2 делается отметка аналогичная записи в трудовой книжке – «работа прекращена в связи со смертью»․

Заполнение СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности)

В течение 30 дней после смерти необходимо подать в Пенсионный фонд форму СЗВ‑ТД, где указываются:

• ФИО работника;
• Дата и причина прекращения трудового договора;
• Номер и дата приказа;
• Дата смерти (из свидетельства)․

Эти сведения используются для расчёта пособий, страховых выплат и пенсионных прав․

Практические рекомендации для HR‑специалистов

• Сохраняйте оригиналы всех документов (приказ, свидетельство о смерти, расписку) минимум 5 лет․
• Проверяйте соответствие графа 6 записи с датой смерти в свидетельстве – ошибка может привести к неверным выплатам․
• Уведомляйте пенсионный фонд и Фонд социального страхования сразу после оформления․
• Консультируйтесь с юристом, если смерть работника произошла в период действия коллективного договора или при наличии особых условий увольнения․

Запись в трудовой книжке о смерти работника – формальный, но важный документ, который фиксирует основание прекращения трудовых отношений и служит основанием для последующих расчётов и выплат․ Соблюдение требований статьи 83 ТК РФ, пункта 6, а также правильного оформления приказа и расписки гарантирует корректную работу с кадровыми и пенсионными органами․

При правильном подходе процесс оформления сводится к следующим шагам:

1. Подготовка и подписание приказа;
2. Внесение записи в трудовую книжку (или в книгу движения);
3. Выдача книжки родственнику с подписью на расписке;
4. Подача СЗВ‑ТД в Пенсионный фонд;
5. Ведение архивных копий всех документов․

Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать ошибок и обеспечить законность действий организации в трагической ситуации․