В случае, когда сотрудник уходит из организации и не может лично получить свою трудовую книжку, работодатель обязан оформить письменное согласие работника на её отправку по почте. Данный документ подтверждает законность пересылки, фиксирует реквизиты сторон и служит основанием для оформления почтовой отправки (заказным письмом с уведомлением о вручении).

Почему согласие обязательно?

• Согласно п. 37 Порядка 320‑н выдача трудовой книжки по почте возможна только при наличии письменного согласия её владельца.
• Трудовая книжка – документ, удостоверяющий трудовой стаж. Ее утрата может привести к юридическим последствиям, поэтому требуется подтверждение согласия.
• Согласие упрощает процесс контроля: в случае спора работодатель может предъявить оригинал письма.

Краткая инструкция по оформлению согласия

1. Подготовьте текст согласия (см. образец ниже).
2. Укажите полные реквизиты работодателя (наименование, ИНН, юридический адрес).
3. Укажите полные реквизиты работника (ФИО, паспортные данные, текущий адрес доставки).
4. Подпишите документ и укажите дату.
5. Отправьте согласие работодателю:
   • Лично (вручную) – в отдел кадров;
   • По почте заказным письмом;
   • Электронной почтой (в соответствии с ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ) – в виде скан‑копии с подписью.
6. После получения согласия работодатель оформляет опись и отправляет трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении.

Юридическое основание

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ выдача трудовой книжки должна быть бесплатной. При этом п. 37 Порядка 320‑н (утверждённого приказом Минтруда России) требует наличия письменного согласия работника для пересылки книги по почте.

Образец письменного согласия

Ниже представлен полностью готовый шаблон, который можно распечатать, заполнить от руки или оформить в электронном виде.

[Наименование работодателя]
ИНН: _____________
Юридический адрес: ________________________________

СОГЛАСИЕ
на отправку трудовой книжки по почте
Я, ФИО полностью (далее – Работник), паспорт: серия ___ № ____________, выдан _______________ (кем и когда), зарегистрированный(ая) по адресу: ________________________________, 
настоящим выражаю свое добровольное согласие на передачу моей трудовой книжки (серия ___ № ____________) работодателем [Наименование работодателя] по адресу: ________________________________ 
в порядке отправки заказным письмом с уведомлением о вручении на мой текущий почтовый адрес:

Адрес получателя:
________________________________________
________________________________________
________________________________________

Основание для отправки: увольнение (дата увольнения – _______________) / невозможность получения книги лично (указать причину).

Условия отправки:
Трудовая книжка будет отправлена заказным письмом с уведомлением о вручении.
Расходы на пересылку несёт работодатель в соответствии со ст. 62 ТК РФ.
При получении книги я обязуюсь проверить её целостность и в случае обнаружения повреждений незамедлительно известить работодателя.

Подтверждение согласия
Подтверждаю, что ознакомлен(а) с условиями отправки и согласен(на) на её осуществление.

Подпись работника: ______________________

Как оформить опись отправляемого документа

После получения согласия работодатель оформляет опись, в которой фиксирует:

• Наименование отправляемого документа – «Трудовая книжка»;
• Серию и номер книги;
• ФИО получателя;
• Дата отправки;
• Почтовый штемпель с датой.

Опись подписывается ответственным сотрудником отдела кадров и прилагается к отправлению.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку без согласия?

Нет. Без письменного согласия работника отправка считается незаконной и может стать основанием для административного взыскания в пользу работника.

Каким способом лучше отправлять трудовую книжку?

Рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о вручении. Это позволяет отследить путь отправления и получить подтверждение о получении получателем;

Нужно ли платить за пересылку?

Согласно ст. 62 ТК РФ расходы на пересылку несёт работодатель. Работник не обязан возмещать эти затраты.

Можно ли оформить согласие в электронном виде?

Да. По ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ работник может направить согласие по электронной почте, если в организации предусмотрена такая процедура. При этом рекомендуется использовать электронную подпись или приложить скан подписи.

Где скачать готовый шаблон?

Готовый шаблон в формате .docx можно скачать с официальных правовых порталов (КонсультантПлюс, Гарант) или из раздела «Бланки и формы» на сайте вашего регионального отдела труда. Ниже указаны ссылки (примерные):

• КонсультантПлюс – шаблон согласия
• Гарант – образец письма

Письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой – простой, но обязательный документ, который защищает интересы обеих сторон. Правильно оформленное согласие, опись и заказное письмо гарантируют, что трудовая книжка будет доставлена получателю без риска утраты или юридических споров.

Дата публикации: