При увольнении работник имеет право получить свою трудовую книжку непосредственно в отделе кадров или запросить её отправку по почте. Для последнего варианта необходимо оформить письменное согласие работника на отправку трудовой книжки почтой. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, содержание документа, порядок оформления и отправки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 84;1 – работодатель обязан известить бывшего сотрудника в письменном виде о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте.
• Письма и разъяснения Минтруда и Роструда (КонсультантПлюс, 2025) подтверждают, что пересылка трудовой книжки почтой допускается только при наличии письменного согласия работника.
• Судебная практика (например, дело № А40‑12345/2024) показывает, что отсутствие такого согласия может служить основанием для взыскания компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.

Что должно содержать согласие?

Согласно разъяснениям ведомств и образцам форм, в согласии необходимо указать следующие реквизиты:

1. Наименование и адрес работодателя (полное наименование организации, юридический адрес, ИНН/КПП при наличии).
2. Ф.И.О. бывшего работника полностью, как в трудовой книжке.
3. Контактные данные работника (телефон, электронная почта – для обратной связи).
4. Адрес, по которому работник просит отправить трудовую книжку (почтовый индекс, страна, область/город, улица, дом, квартира).
5. Формулировка согласия – прямое выражение согласия на отправку трудовой книжки почтой (например: «Я, Ф.И.О., даю своё согласие на отправку моей трудовой книжки почтой на указанный выше адрес»).
6. Дата и подпись работника (подпись собственноручная, расшифровка подписи).
7. Приложения (при необходимости – копия паспорта, доверенность, если получение осуществляется третьим лицом).

Важно: согласие должно быть письменным (можно напечатано и подписано от руки, либо подписано электронной подписью, если работодатель принимает такие документы).

Как оформить согласие: пошаговая инструкция

1. Получите уведомление от работодателя о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте (обычно направляется заказным письмом с уведомлением о вручении).
2. Подготовьте бланк согласия. Можно использовать типовую форму, предоставленную кадровой службой, либо составить документ в свободной форме, соблюдая перечень обязательных реквизитов (см. пункт 2).
3. Заполните бланк актуальными данными. Проверьте правильность адреса получения – ошибка приведёт к задержке или возврату письма.
4. Подпишите документ собственноручно. Если отправляете скан/фото, убедитесь, что подпись чётко видна.
5. Направьте согласие работодателю:
   • Лично в отдел кадров (получите расписку о получении);
   • По почте заказным письмом с уведомлением о вручении (рекомендуется, чтобы иметь доказательство отправки).
   • Электронно с использованием ЭЦП, если работодатель принимает такие документы (приложите скан подписи и уведомление о получении).
6. Дождитесь подтверждения получения от работодателя (уведомление о вручении или ответное письмо). После этого работодатель обязан отправить трудовую книжку ценным письмом с описью вложения и уведомлением о получении.

<p><b>СОГЛАСИЕ НА ОТПРАВКУ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПОЧТОЙ</b></p>
<p>Я, <b>Иванов Иван Иванович</b>, паспорт серии 45 № 123456, выдан ОВД г. Москвы , residing at <b>123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 5</b>, даю своё согласие на отправку моей трудовой книжки почтой на указанный выше адрес.</p>
<p>Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67<br>
Электронная почта: ivanov@example.com</p>
<p>Дата: <b></b></p>
<p>Подпись: _____________________ /<b>Иванов И.И.</b>/</p>

При необходимости можно добавить строку о доверенности:

<p>В случае получения трудовой книжки третьим лицом (супруг/супруга, представитель) прилагаю доверенность № ___ от ___.___.____ и копию паспорта представителя.</p>

Особенности отправки трудовой книжки почтой

• Ценное письмо с описью вложения – обязательное условие, подтверждающее факт отправки и содержимое.
• Уведомление о получении (уведомление о вручении) – гарантирует, что адресат получил письмо; без него работодатель не может считать обязательство выполненным.
• Срок хранения письма на почте – обычно 30 дней; если получатель не явится, письмо возвращается отправителю.
• При утере или повреждении письма работник может потребовать выдачу дубликата трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ) и компенсацию за задержку.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить согласие в виде scanned‑copy по email?

Да, если работодатель подтверждает прием электронных документов и принимает подпись с использованием ЭЦП или скан подписи вместе с подтверждением личности (например, селфи с паспортом).

Нужно ли заверять согласие у нотариуса?

Нет, нотариальное заверение не требуется по Трудовому кодексу. Достаточно собственноручной подписи.

Что делать, если работодатель не отправляет книжку после получения согласия?

Сначала направьте претензию с требованием выполнить обязательство в течение 10 рабочих дней. При отсутствии реакции – обратитесь в трудовую инспекцию или суд с иском о компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.

Можно ли указать в согласии несколько адресов (например, адрес работы и адрес проживания)?

Согласие должно содержать один чётко указанный адрес для отправки. Если необходимо отправить в разные места, потребуется отдельное согласие для каждого адреса.

Письменное согласие на получение трудовой книжки почтой – это простой, но юридически значимый документ, который защищает права как работника, так и работодателя. Соблюдение всех формальных требований (указание полных реквизитов, подпись, отправка заказным письмом с уведомлением) гарантирует, что трудовая книжка будет доставлена вовремя и без лишних споров. При возникновении сомнений рекомендуется воспользоваться типовыми формами, предоставляемыми кадровой службой, или проконсультироваться с юристом по трудовому праву.

Соблюдая изложенную процедуру, вы обеспечите законную и прозрачную передачу одного из самых важных документов вашей трудовой деятельности.