Дата публикации: 23 мая 2026 года

Актуальность: В 2026 году в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки. Несмотря на это, многие работники имеют право сохранить бумажный формат документа.

🔹 Что такое бумажная трудовая книжка и почему она до сих пор актуальна

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• Дата рождения;
• Место работы и занимаемые должности;
• Сведения о наградах и поощрениях;
• Основания для увольнения;
• Общий трудовой стаж.

С 2021 года работодатели по умолчанию ведут электронные трудовые книжки (ЭТК), которые хранятся в базе Социального фонда России. Однако в некоторых случаях сотрудники могут сохранить бумажный вариант.

🔹 Когда можно сохранить бумажную трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству, бумажная трудовая книжка может быть сохранена в следующих случаях:

1. Если работник подал заявление об отказе от электронной трудовой книжки.
2. Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, и он не выразил желания перейти на электронную.
3. Если работник работает в организации, где бумажные трудовые книжки не отменены (например, в некоторых государственных структурах или на предприятиях с особым режимом ведения документации).
4. Если сотрудник работает по совместительству или на условиях неполного рабочего времени, и ранее у него была бумажная трудовая книжка.

📌 Пример из практики:

В 2020 году гражданин Иванов работал в компании А и выбрал бумажную трудовую книжку. В 2026 году он устраивается на работу в компанию Б. Поскольку он не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель должен вести оба формата: электронный и бумажный.

🔹 Как правильно написать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки?

Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

Обязательные элементы заявления:

• Наименование организации-работодателя;
• ФИО и должность руководителя;
• ФИО, адрес и контактные данные заявителя;
• Четкое изложение просьбы (сохранить бумажную трудовую книжку);
• Дата и подпись.

🔹 Куда подавать заявление?

Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки подается:

• При заключении трудового договора — в отдел кадров;
• При изменении условий труда, в случае, если ранее бумажная книжка не велась;
• В письменном виде (лично или через представителя).

Работодатель обязан рассмотреть заявление и внести соответствующую запись в трудовую книжку (если она уже есть) или начать ее ведение.

🔹 Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если бумажная трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работник должен:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении;
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы);
3. Работодатель на основании имеющихся данных восстановит записи;
4. Если восстановить невозможно, оформить дубликат.

В случае отсутствия бумажной трудовой книжки подтвердить стаж можно через:

• Выписки из ПФР;
• Справки из налоговой;
• Копии трудовых договоров;
• Свидетельства о государственном пенсионном страховании (СНИЛС).

🔹 Ответственность работодателя за нарушение правил ведения трудовой книжки

Работодатель, который:

• Не ведет трудовую книжку;
• Не вносит записи;
• Уничтожает или портит документ;
• Отказывает в выдаче дубликата;

несет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

🔹 Часто задаваемые вопросы

❓ Можно ли перейти с бумажной на электронную трудовую книжку?

Ответ: Да, можно. Для этого нужно подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. После этого все записи будут вноситься только в электронный формат.

❓ Что делать, если работодатель отказывается вести бумажную трудовую книжку?

Ответ: Обратитесь в Государственную инспекцию труда или в суд. Работодатель обязан соблюдать законодательство.

❓ Как подтвердить стаж, если нет бумажной трудовой книжки?

Ответ: Обратитесь в Пенсионный фонд России за выпиской о стаже. Также можно использовать трудовые договоры, справки с мест работы или выписки из лицевого счета в ПФР.

Несмотря на повсеместную цифровизацию, бумажная трудовая книжка сохраняет свою актуальность для многих граждан. Чтобы сохранить бумажный формат, достаточно вовремя подать соответствующее заявление работодателю.

Помните:

• С 2026 года все новые записи будут вноситься только в электронный формат;
• Бумажная трудовая книжка сохраняется, если работник не подал заявление об отказе;
• При утере или порче документа его можно восстановить;
• Работодатель обязан соблюдать законодательство и вести трудовую книжку в обоих форматах, если сотрудник этого требует.

⚠️ Не откладывайте! Если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку, подайте заявление при трудоустройстве или в ближайшее время. Это поможет избежать проблем при подтверждении стажа в будущем.

Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ и разъяснений Комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов.