Увольнение по сокращению численности или штата — одно из самых распространённых, но при этом наиболее юридически значимых оснований расторжения трудового договора. В 2026 году порядок увольнения, выплаты и заполнение трудовой книжки остаются регулируемыми Трудовым кодексом РФ, однако требуют особой внимательности со стороны кадровиков и бухгалтеров. Ошибки при оформлении трудовой книжки могут привести к судебным искам, штрафам и восстановлению сотрудника на работе.

Что такое сокращение численности и сокращение штата?

Перед тем как перейти к заполнению трудовой книжки, важно чётко понимать разницу между двумя понятиями:

• Сокращение численности, уменьшение количества сотрудников на одной должности (например, с 5 менеджеров до 3).
• Сокращение штата, полное упразднение должности из штатного расписания (например, убирается должность «юрист» вообще).

Юридические последствия для работника в обоих случаях идентичны: основание увольнения — п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Однако именно от правильной формулировки зависит корректность записи в трудовой книжке.

Порядок увольнения по сокращению: краткий обзор

Прежде чем заполнять трудовую книжку, работодатель обязан соблюсти следующий порядок:

1. Принять решение о сокращении (издать приказ).
2. Уведомить работника персонально под роспись не позднее чем за 2 месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).
3. Предложить все подходящие вакансии в организации (включая нижеоплачиваемые);
4. Уведомить службу занятости (если сокращается более 20 человек, в течение 3 дней).
5. Получить письменное мнение профсоюза (если он есть), обязательно для руководителей, заместителей, председателей профсоюзов (ст. 372 ТК РФ).
6. Оформить приказ об увольнении (форма № Т-8).
7. Выплатить все положенные компенсации;
8. Заполнить трудовую книжку.

Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении по сокращению?

Запись в трудовой книжке — это не просто формальность. Она имеет юридическую силу и влияет на право работника на получение пособия по безработице. Ошибки в записи могут стать основанием для восстановления на работе.

Указание основания увольнения

В графе 4 «Основание прекращения трудового договора» должна быть указана точная формулировка из Трудового кодекса:

• При сокращении численности: «уволен в связи с сокращением численности работников»
• При сокращении штата: «уволен в связи с сокращением штата работников»

Важно! Нельзя писать: «уволен по инициативе работодателя», «сокращение», «ликвидация должности» — это не соответствует ТК РФ и может быть признано нарушением.

Указание пункта и части статьи ТК РФ

В графе 5 «Основание (номер пункта, части статьи)» необходимо указать:

п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Это обязательное требование. Без указания конкретной статьи запись считается неправильно оформленной.

Дата увольнения

Дата в графе 3 должна совпадать с датой, указанной в приказе об увольнении и в расчётном листе. Обычно это последний рабочий день, но может быть и раньше — если работник согласился уйти досрочно (в этом случае ему выплачивается дополнительная компенсация).

Подпись и печать

Запись заверяется:

• Подписью ответственного лица (кадровика или директора)
• Печатью организации (если она используется)

Если организация не использует печать, подпись кадровика или руководителя с расшифровкой (ФИО) достаточна.

Пример записи в трудовой книжке

Вот как должна выглядеть корректная запись:

Важно! Запись должна быть сделана в день увольнения и выдана работнику вместе с трудовой книжкой, расчётным листом и другими документами (ст. 84.1 ТК РФ).

Что ещё важно знать при увольнении по сокращению?

Кого нельзя сокращать?

Законом установлены категории работников, которых нельзя уволить по сокращению (ст. 261, 268 ТК РФ):

• Беременные женщины
• Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет
• Одинокие родители, воспитывающие ребёнка до 14 лет (или до 18 лет, если ребёнок — инвалид)
• Работники, являющиеся единственными кормильцами в семье с ребёнком-инвалидом до 18 лет
• Работники, проходящие военную службу по призыву
• Работники, получившие профессиональное заболевание или травму на производстве

Если таких сотрудников несколько — применяется преимущественное право на оставление (ст. 179 ТК РФ): учитывается производительность труда и квалификация.

Какие выплаты полагаются при увольнении по сокращению?

Работнику положены следующие выплаты (ст. 178 ТК РФ):

• Выходное пособие — в размере среднего месячного заработка.
• Средний заработок за период трудоустройства — до 2 месяцев (в исключительных случаях, до 3 месяцев, если работник встал на учёт в службе занятости в течение 2 недель и не был трудоустроен).
• Компенсация за неиспользованный отпуск — по общим правилам.
• Дополнительная компенсация — если работник согласился уйти досрочно (пропорционально оставшемуся времени до истечения 2-месячного срока уведомления).

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки

1. Неточная формулировка: «уволен по сокращению» — недостаточно. Нужно писать «в связи с сокращением штата» или «в связи с сокращением численности».
2. Отсутствие ссылки на статью ТК РФ — запись признаётся недействительной.
3. Запись сделана не в день увольнения — нарушение срока (ст. 84;1 ТК РФ).
4. Использование сокращений: «сокр. шт.» или «п.2 ст.81» — не допускается. Пишется полностью.
5. Отсутствие подписи или печати — запись не имеет юридической силы.

Что делать, если запись в трудовой книжке сделана с ошибкой?

Если ошибка обнаружена до выдачи книжки — её нужно зачеркнуть одной линией, написать правильную запись и заверить подписью и печатью.

Если книжка уже выдана — работодатель обязан:

• Издать приказ об исправлении ошибки.
• Выдать работнику новую трудовую книжку (если ошибка неустранима) или внести исправление в существующую с обязательным заверением.
• Предоставить работнику письменное объяснение.

В случае отказа, работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Заполнение трудовой книжки при увольнении по сокращению — это не просто бумажная формальность. Это юридически значимый документ, который:

• Подтверждает законность увольнения
• Обеспечивает право на пособие по безработице
• Служит основанием для трудоустройства в новой организации
• Защищает работодателя от судебных исков

Помните: даже небольшая опечатка в трудовой книжке может стоить компании десятки тысяч рублей в виде штрафов, компенсаций и судебных издержек. Поэтому всегда проверяйте записи по ТК РФ, используйте официальные формулировки и не экономьте на внимательности.

Совет эксперта: Всегда сохраняйте копии приказов, уведомлений, расчётных листов и подписей работников. Это ваша страховка в случае проверки трудовой инспекцией или суда.

При увольнении по сокращению — точность, законность и своевременность — это не просто требования, это ваша профессиональная ответственность.