Сокращение численности или штата работников — это сложный и зачастую болезненный процесс как для сотрудников, так и для работодателя. В периоды турбулентности или смены бизнес-курса собственникам приходится идти на эту непопулярную меру. Однако с юридической точки зрения крайне важно оформить все документы безупречно. Одним из ключевых моментов является правильная запись в трудовую книжку по сокращению численности. Ошибки в этом документе могут привести к судебным разбирательствам и штрафам для работодателя.

Электронная и бумажная трудовая книжка: что нужно знать в 2026 году

Прежде чем говорить о формулировках, важно понимать статус трудовой книжки на сегодняшний день. Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением.

• Бумажная трудовая книжка — согласно ст. 66 ТК РФ, это документ установленной формы, обязательный для всех работающих граждан. В нее работодатель вносит информацию о том, где и когда работал сотрудник.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — с 1 января 2020 года в России введен цифровой аналог бумажной книжки. Это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе.

На данный момент работники вправе выбрать способ ведения трудовой книжки: электронная или бумажная (ст. 66, 66.1 ТК РФ). Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору, ТК не оформлялась), оформляется только ЭТК. При этом работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности в СФР по форме ЕФС-1; Тем не менее, если за сотрудником сохраняется бумажная книжка, запись о сокращении в ней обязательна.

Как правильно сделать запись об увольнении по сокращению

Увольнение по сокращению численности или штата производится по пункту 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Именно эта норма должна быть отражена в трудовой книжке.

Пошаговая инструкция внесения записи

1. — в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации.
2. Графа 1, ставится порядковый номер записи.
3. Графа 2, указывается дата увольнения (число, месяц, год).
4. Графа 3 — вносится сама причина увольнения. Формулировка должна строго соответствовать ТК РФ.
5. Графа 4 — указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя), его дата и номер.

Образец формулировки в графе 3:

Допускаются два варианта правильной формулировки:

• «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
• «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Внимание: сокращения слов в трудовой книжке не допускаются! Также важно помнить, что если увольнение происходит по сокращению штата, пишется «штата», если по сокращению численности, «численности». Это два разных юридических основания, хотя пункт статьи один.

Важные нюансы и частые ошибки

Чтобы избежать проблем с подтверждением стажа для пенсии или соцвыплат, а также судебных исков от уволенных, кадровикам и работодателям следует избегать типичных ошибок:

1. Неверная ссылка на статью. Нельзя писать просто «ст. 81 ТК РФ». Обязательно указание пункта 2 части 1.
2. Отсутствие ссылки на приказ. В графе 4 обязательно должен быть указан приказ об увольнении, его номер и дата.
3. Неправильная дата. Дата увольнения должна совпадать с датой, указанной в уведомлении о сокращении (с учетом истечения 2-месячного срока), если не было обоюдного согласия на досрочное увольнение.
4. Заверение записей. После внесения записи об увольнении все записи за период работы в данной организации должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работодатель обязан по заявлению работника выдать ему дубликат. В дубликат вносятся сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю, а также сведения о работе и награждениях у него. Записи о сокращении также вносятся в дубликат на основании имеющихся документов (приказов, личной карточки и т.д.).

Процедура сокращения требует строгого соблюдения закона. Правильная запись в трудовую книжку — это финальный, но не менее важный этап. В 2026 году, когда параллельно с бумажными документами активно функционирует электронная трудовая книжка (данные в СФР подаются в виде формы ЕФС-1), важно обеспечить синхронность данных. Сведения, переданные в Социальный фонд России, должны слово в слово совпадать с записями, внесенными в бумажную трудовую книжку работника.