Сокращение штатов или численности работников — одно из наиболее сложных и ответственных мероприятий для любого работодателя. Согласно статье 81 Трудового кодекса Российской Федерации (пункт 2 части 1), такое увольнение возможно только при наличии объективных экономических, технологических или организационных причин.

Важно помнить, что запись в трудовой книжке должна быть выполнена безупречно, так как она является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить запись об увольнении по сокращению штатов или численности, предоставим образцы и разъяснения по каждому этапу.

Правовые основы сокращения штатов

Нормативная база

Основные положения о сокращении штатов регулируются:

• Статья 81 ТК РФ (пункт 2 части 1) — основание для увольнения;
• Статья 178 ТК РФ — гарантии и компенсации при увольнении;
• Статья 66.1 ТК РФ, ведение сведений о трудовой деятельности;
• Постановление Правительства РФ от № 90, порядок выплаты выходного пособия;
• Приказ Минтруда России от № 551н, формы и порядок ведения трудовых книжек.

Различие между сокращением штата и сокращением численности

Эти понятия часто путают, но они имеют принципиальные различия:

• Сокращение штата — упразднение конкретной должности (например, ликвидация отдела маркетинга);
• Сокращение численности, уменьшение количества однородных должностей (например, сокращение 5 бухгалтеров до 3).

От этого зависит формулировка записи в трудовой книжке.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Общие требования к заполнению

Согласно пункту 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69), записи должны:

1. Вноситься в хронологическом порядке;
2. Иметь сквозную нумерацию;
3. Содержать полные даты в формате ДД.ММ.ГГГГ;
4. Быть четкими и разборчивыми;
5. Не содержать сокращений (кроме общепринятых);
6. Заверяться подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Структура записи об увольнении по сокращению

Запись вносится в графы 1–4 раздела «Сведения о работе»:

Типовые формулировки

При сокращении штата

При сокращении численности

Внимание! В формулировке обязательно указывать:

• Конкретный вид сокращения («штата» или «численности»);
• Полное наименование статьи и части ТК РФ;
• Наименование организации;
• Номер и дату приказа об увольнении.

Пошаговая инструкция по оформлению записи

Шаг 1: Подготовка приказа об увольнении

До внесения записи в трудовую книжку необходимо:

1. Издать приказ об увольнении (например, Приказ № 45-к от );
2. Ознакомить работника с приказом под роспись;
3. Выдать работнику трудовую книжку и копии документов, подтверждающих выплату компенсаций.

Шаг 2: Заполнение трудовой книжки

Запись вносится в последний рабочий день сотрудника:

1. Проставляется порядковый номер записи;
2. Указывается дата увольнения (дата издания приказа);
3. Вносится формулировка об увольнении;
4. Указывается реквизиты приказа (номер и дата);
5. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью (если таковая имеется);
6. Работник подписывает запись в подтверждение получения трудовой книжки.

Шаг 3: Выдача документов и расчет с работником

В последний день работы работнику должны быть выданы:

• Трудовая книжка;
• Справка о сумме заработка для расчета пособий;
• Справка 2-НДФЛ;
• Причитающаяся заработная плата;
• Компенсация за неиспользованный отпуск;
• Выходное пособие в размере одного среднего заработка (статья 178 ТК РФ).

Типичные ошибки и как их избежать

Частые нарушения

• Неправильная формулировка — например, «уволен по сокращению» без указания «штата» или «численности»;
• Отсутствие ссылки на статью ТК РФ;
• Неполные реквизиты приказа — отсутствие номера или даты;
• Использование сокращений — например, «п.2 ст.81 ТК» вместо полного наименования;
• Неправильная дата — указание даты внесения записи вместо даты увольнения;
• Отсутствие подписи работника в трудовой книжке;
• Неознакомление работника с приказом об увольнении.

Рекомендации для кадровиков

1. Используйте образцы записей, утвержденные локальными нормативными актами;
2. Проводите проверку записей перед выдачей трудовой книжки;
3. Храните копии приказов и уведомлений;
4. Обучайте сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек;
5. Используйте электронные трудовые книжки, если это предусмотрено;
6. Своевременно вносите изменения в сведения о трудовой деятельности (с 2020 года).

Образцы записей в трудовой книжке

Образец 1: Увольнение по сокращению штата

Образец 2: Увольнение по сокращению численности

Образец 3: Увольнение при ликвидации организации

Примечание: Если увольнение происходит при ликвидации организации, формулировка будет иной:

Что делать, если работник отказывается подписывать трудовую книжку?

В случае отказа работника от получения трудовой книжки или подписания записи:

1. Составляется акт об отказе в присутствии свидетелей;
2. Трудовая книжка направляется почтой с уведомлением;
3. В графе 4 указывается: «Выдано работнику под роспись. От получения трудовой книжки отказался. Акт от .»;
4. Копия акта и уведомление о вручении хранятся у работодателя.

Ответственность работодателя за неправильное оформление записи

Неправильная запись в трудовой книжке может привести к:

• Признанию записи недействительной;
• Возникновению трудовых споров;
• Административной ответственности (статья 5.27 КоАП РФ);
• Судебным разбирательствам;
• Возмещению материального ущерба работнику.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении по сокращению штатов или численности, это обязанность работодателя, от которой зависит репутация компании и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.

Следуйте приведенным образцам, соблюдайте трудовое законодательство и локальные нормативные акты, и вы избежите большинства ошибок. Помните, что каждая запись должна быть точной, полной и заверенной.

Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства Российской Федерации по состоянию на июнь 2026 года. Для уточнения отдельных моментов рекомендуется обращаться к юристу или специалисту по кадрам.