Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности сотрудника: приём, перевод, увольнение, стаж и др. Чтобы документ был удобным для быстрого ознакомления, в нём используют сокращённые записи. Ниже рассматриваем, какие сведения обычно указываются в сокращённом виде и как их правильно оформлять.
Структура сокращённой записи
Сокращённая запись состоит из нескольких блоков, каждый из которых обозначает определённый тип события. Ниже перечислены типичные элементы:
- Номер записи – порядковый номер в книжке.
- Дата – дата события (обычно в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Код события – двух- или трёхбуквенный обозначение (например, П – приём, У – увольнение, Т – перевод).
- Место работы / организации – сокращённое название организации (до ).
- Должность – сокращённое название должности (до );
- Ставка / оклад – указание ставки (например, 1 × МРОТ) или оклада.
- Примечание – дополнительные сведения (например, «по совместительству», «временно», «по договору № 12»).
Типичные коды событий
Для экономии места в книжке используют стандартизированные коды. Ниже – наиболее часто встречающиеся:
- П – Приём на работу.
- ПЕ – Приём на работу по временному договору.
- Т – Перевод в другой отдел/подразделение.
- ПЕР – Перевод на другую должность.
- У – Увольнение.
- УЗ – Увольнение по взаимному согласию.
- УП – Увольнение по просьбе работника.
- С – Смена имени (изменение фамилии, имени или отчества).
- В – Выход на пенсию.
- СОЗ – Сотрудник находится в стадии испытательного срока.
Примеры сокращённых записей
Ниже приведены типичные примеры заполнения строк в трудовых книжках в сокращённом виде.
| № | Дата | Код | Организация | Должность | Ставка | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | П | ООО «Строитель» | Монтажник | 1 × МРОТ | – | |
| 2 | Т | ООО «Строитель» | Старший мастер | 1,2 × МРОТ | перевод | |
| 3 | У | ООО «Строитель» | – | – | увольнение по собственному желанию |
Как оформить запись о совместительстве
Запись о работе по совместительству вводится по желанию работника и оформляется так:
- Код: СОЗ (совместительство).
- Организация: название второй организации.
- Должность: должность в совместительной организации.
- Ставка: ставка или процент от основной работы.
- Примечание: «совместительство», «по совместительству», «временно».
Особенности оформления в новых (электронных) трудовых книжках
С 2020 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). При их заполнении те же сокращённые коды используются, однако:
- Записи вводятся в электронный формат, что упрощает поиск и экспорт данных.
- Система автоматически проверяет корректность дат и кодов.
- Возможность экспортировать всю историю работы в PDF или XML‑файл.
Что делать, если запись признана недействительной?
Если в книжке обнаруживается ошибка (например, запись об увольнении была сделана ошибочно), работник может подать письменное заявление о выдаче дубликата. При этом:
- В дубликате сохраняются все оригинальные записи, включая ошибочную.
- В примечании указывается «недействительная запись», чтобы избежать путаницы.
Кратко: основные правила оформления
Для того чтобы сокращённая запись была понятной и соответствовала требованиям трудового законодательства, соблюдайте следующие правила:
- Используйте только официально утверждённые коды событий.
- Не превышайте ограничение по длине названий организаций и должностей (не более ).
- Указывайте точную дату события.
- В поле «Примечание» фиксируйте важные детали (вид контракта, стаж, условия работы).
- При внесении изменений делайте отметку о дате и номере новой записи.
Соблюдая эти рекомендации, вы сможете быстро ориентироваться в своей трудовой истории, а работодатели – без проблем вести учётные документы.