Трудовая книжка – это важный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. При её отправке по почте работодателю необходимо приложить сопроводительное письмо‚ которое служит официальным подтверждением отправки и содержит ключевую информацию о сотруднике и цели пересылки. Ниже приведена подробная инструкция‚ как правильно составить такое письмо‚ какие данные в него включать и какие форматы можно использовать.

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо – это короткое‚ но информативное сообщение‚ которое сопровождает отправляемый документ. В случае трудовой книжки оно должно содержать:

• ФИО сотрудника;
• Номер и дата выдачи трудовой книжки;
• Цель пересылки (например‚ передача в отдел кадров‚ проверка у работодателя‚ оформление документов в налоговой службе и т.д.);
• Контактные данные отправителя и получателя;
• Дата отправки и предполагаемая дата получения.

Формат письма

Сопроводительное письмо может быть составлено как в виде обычного письма‚ так и в виде письма на официальном бланке организации. Ниже приведен пример шаблона‚ который можно адаптировать под свои нужды.

Шаблон письма

Отправитель: 

ООО «Компания» 

Адрес: 123456‚ Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1 

Тел.: +7 (495) -23-45-67 

E‑mail: info@company.ru 



Получатель: 

Федеральная служба по труду и занятости 

Адрес: 123456‚ Москва‚ ул. Рабочая‚ д. 2 

Тел.: +7 (495) -65-43-21 



Тема: Сопроводительное письмо при отправлении трудовой книжки 


Уважаемые коллеги! 



В соответствии с требованиями законодательства РФ‚ настоящим письмом подтверждаю отправку трудовой книжки сотрудника Иванов Иван Иванович‚ дата рождения 01 01 1985 г.‚ номер трудовой книжки 1234567890‚ выданной 15 03 2005 г. в ООО «Компания». 



Цель пересылки: проверка данных о трудовой деятельности сотрудника в рамках внутреннего аудита. 



Трудовая книжка отправлена по почте с отделения «Почта России» (№ 987654321) -3 Май 2026 г. и ожидается в вашем отделе к 30 Май 2026 г. 



Прошу подтвердить получение документа и сообщить о необходимости дополнительных действий. 



С уважением‚ 



[Подпись] 

(Ф.И.О.) 

Должность: Менеджер по кадрам 

Контактный телефон: +7 (495) -23-45-67 

E‑mail: hr@company.ru

Что включать в сопроводительное письмо?

1. и реквизиты – указываются данные отправителя и получателя‚ включая адреса‚ телефоны и e‑mail.
2. Дата и тема письма – помогают быстро идентифицировать документ.
3. Краткое вступление – формулирует цель письма.
4. Основная часть – содержит сведения о сотруднике и детали пересылки (номер‚ дата выдачи‚ дата отправки‚ ожидаемая дата получения).
5. Подпись и должность – подтверждают юридическую силу письма.

Как оформить письмо в электронном виде?

Если письмо отправляется в виде PDF-файла‚ рекомендуется использовать официальный бланк организации и добавить штамп «Официальное письмо» внизу. При отправке по электронной почте можно включить письмо в тело сообщения (текст) и прикрепить скан или PDF трудовой книжки.

Пример письма в формате e‑mail

Subject: Сопроводительное письмо при отправлении трудовой книжки – Иванов Иван Иванович

Уважаемые коллеги‚

В соответствии с требованиями законодательства РФ‚ подтверждаю отправку трудовой книжки сотрудника Иванов Иван Иванович (дата рождения 01 01 1985 г.‚ номер 1234567890‚ выдан 15 03 2005 г.) в ваш отдел для проверки данных о трудовой деятельности.

Трудовая книжка отправлена по почте с отделения «Почта России» (№ 987654321) -3 Май 2026 г. и ожидается к 30 Май 2026 г.

Прошу подтвердить получение документа и сообщить о необходимости дополнительных действий.

С уважением‚
[Подпись]
Ф.И.О.
Менеджер по кадрам
Тел.: +7 (495) -23-45-67
E‑mail: hr@company.ru

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправлять трудовую книжку по электронной почте? – Да‚ если это предусмотрено внутренними правилами организации и законодательством. В таком случае необходимо использовать защищённый канал передачи и подписать письмо электронной подписью.
• Нужно ли в письме указывать дату получения? – Да‚ это позволяет контролировать сроки и избежать задержек.
• Какие данные считаются обязательными? – ФИО сотрудника‚ номер и дата выдачи трудовой книжки‚ цель пересылки‚ дата отправки и ожидаемая дата получения.
• Можно ли использовать шаблон из интернета? – Да‚ но обязательно адаптировать его под конкретные требования вашей организации и законодательства.

Сопроводительное письмо при отправлении трудовой книжки по почте – это не просто формальность. Оно обеспечивает прозрачность и юридическую чистоту процесса‚ помогает контролировать сроки и гарантирует‚ что документ будет принят и обработан в соответствии с требованиями закона. Следуя приведённым рекомендациям‚ вы сможете составить грамотное письмо‚ которое удовлетворит все требования работодателя и государственных органов.