В современной практике кадрового делопроизводства часто возникают вопросы, связанные с оформлением дополнительных обязанностей сотрудника. Одним из наиболее распространённых заблуждений является путаница между совместительством и совмещением должностей. Многие работники и даже кадровики ошибочно полагают, что запись о совмещении должностей должна вноситься в трудовую книжку — однако это не соответствует законодательству. Ниже мы подробно разберём, что такое совмещение, как оно оформляется, и почему в трудовую книжку такие записи не вносятся.

Что такое совмещение должностей?

Совмещение должностей — это выполнение работником в течение установленной рабочей смены дополнительной работы по другой должности (профессии) в той же организации, помимо основной работы, за дополнительное вознаграждение.

Совмещение регулируется статьёй 60.2 Трудового кодекса РФ. Оно предполагает:

• выполнение дополнительной работы в пределах одной организации;
• работа выполняется в дополнение к основной, в течение установленного рабочего времени;
• работник получает доплату за совмещение, размер которой определяется соглашением сторон;
• работа по совмещению не требует заключения нового трудового договора.

Пример: бухгалтер, который дополнительно выполняет обязанности кадровика в своей же компании — это совмещение. Он остаётся на той же должности, но берёт на себя дополнительные функции.

Нужно ли вносить запись о совмещении в трудовую книжку?

❌ Ответ: НЕТ, запись о совмещении должностей в трудовую книжку не вносится.

Это прямо установлено законодательством. Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 («Правила ведения и хранения трудовых книжек»), в трудовую книжку вносятся сведения только о:

• приёме на работу;
• переводе на другую постоянную работу;
• увольнении;
• награждении за успехи в работе;
• о работе по совместительству — только по желанию работника.

Совмещение должностей — это не перевод на другую должность, а временное расширение обязанностей. Поэтому оно не является основанием для внесения записи в трудовую книжку.

Подтверждение этого правила можно найти в официальных разъяснениях:

• Роструд в письме от № ПГ/3185-6-1 указал, что внесение записи о совмещении в трудовую книжку не предусмотрено.
• КонсультантПлюс и другие юридические порталы подтверждают: совмещение — это не изменение трудового договора, а его дополнение, и поэтому не требует записи в трудовой книжке.

Чем совмещение отличается от совместительства?

Часто эти понятия путают. Вот ключевые различия:

Пример:

• Совмещение: менеджер по продажам в ООО «Ромашка» дополнительно ведёт отчётность по налогам — запись в трудовую книжку не делается.
• Внутреннее совместительство: тот же менеджер работает по договору ещё и на должности бухгалтера в ООО «Ромашка» — запись может быть внесена по его заявлению.

Как оформляется совмещение должностей?

Хотя запись в трудовую книжку не требуется, совмещение должно быть правильно оформлено в организации. Алгоритм следующий:

1. Согласие работника — работник должен дать письменное согласие на выполнение дополнительной работы (ст. 60.2 ТК РФ).
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору — оформляется в письменной форме, указываются:
• должность, по которой выполняется дополнительная работа;
• объём дополнительной работы (например, 0,5 ставки);
• размер доплаты;
• срок выполнения.
3. Приказ работодателя — издаётся на основании соглашения. Форма приказа — произвольная, но должна содержать:
• ФИО работника;
• основную должность;
• дополнительную должность;
• объём и срок;
• размер доплаты.
4. Учёт в табеле — дополнительная работа должна учитываться при начислении заработной платы.

Важно! Приказ о совмещении и дополнительное соглашение хранятся в личном деле работника, это обязательный документ, но он не передаётся в трудовую книжку.

Что делать, если работник требует внести запись о совмещении?

Если сотрудник настаивает на внесении записи о совмещении в трудовую книжку, работодатель должен:

• вежливо, но твёрдо объяснить, что законодательство не предусматривает такой записи;
• предоставить ссылки на нормы ТК РФ и Правила ведения трудовых книжек;
• предложить альтернативу: если работник планирует уйти из компании, он может указать в резюме или на собеседовании, что выполнял функции дополнительной должности — это будет его профессиональным преимуществом.

Попытка внести не предусмотренную законом запись — это нарушение порядка ведения трудовых книжек и может повлечь штрафы со стороны Государственной инспекции труда.

Запись о совместительстве — когда и как вносится?

Поскольку совмещение и совместительство часто путают, важно понимать, когда запись в трудовую книжку вносится.

Внутреннее совместительство

Если работник выполняет дополнительную работу в той же организации, но по отдельному трудовому договору — это внутреннее совместительство. В этом случае запись в трудовую книжку может быть сделана по его письменному заявлению.

Как оформить запись:

• Графа 3: «Принят на работу по совместительству» — указывается должность и структурное подразделение (например, «Принят на работу по совместительству бухгалтером в отдел бухгалтерии»).
• Графа 4: дата и номер приказа о приёме на работу по совместительству.
• Основание: копия приказа или трудового договора о совместительстве.

Внешнее совместительство

Если работник работает по совместительству в другой организации, то запись в трудовую книжку делает основной работодатель на основании:

• копии приказа о приёме на работу по совместительству;
• или копии трудового договора с другой организацией.

Запись оформляется аналогично — с указанием названия другой организации, должности и реквизитов приказа;

• Совмещение должностей — это выполнение дополнительных обязанностей в рамках основной работы. Запись в трудовую книжку не делается.
• Совместительство — это отдельная работа по отдельному договору. Запись в трудовую книжку делается только по желанию работника.
• Для совмещения оформляются: дополнительное соглашение и приказ — они хранятся в личном деле, но не в трудовой книжке.
• Внесение не предусмотренной записи — нарушение трудового законодательства и повод для проверки и штрафа.
• Работник имеет право требовать внести запись только о совместительстве, но не о совмещении.

Рекомендация для кадровиков:

Создайте внутренний памятник для сотрудников: «Совмещение ≠ Совместительство». Разъясните разницу на собраниях, в инструкциях, на сайте компании. Это снизит количество ошибок и претензий.

Помните: правильное оформление — залог спокойной работы и отсутствия проверок. Не вносите в трудовую книжку то, что закон не требует — даже если работник просит. Лучше объяснить, почему — и предложить альтернативные способы подтверждения опыта.

Важно! С 2021 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки. В них также не вносятся записи о совмещении — только о приёме, переводе и увольнении. Это подтверждает единую позицию законодателя: совмещение — это внутренний кадровый процесс, не требующий документального отражения в трудовой книжке.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в Роструд. Лучше перепроверить, чем нарушить закон.