Вопросы оформления кадровых документов часто вызывают сложности у работодателей. Одна из самых частых ошибок — путаница между понятиями «совместительство» и «совмещение». Несмотря на схожее звучание, с точки зрения Трудового кодекса РФ это совершенно разные правовые режимы, и подход к внесению записей в трудовую книжку для них кардинально отличается. В этой статье мы подробно разберем, нужно ли вносить запись о совмещении, как это сделать правильно и какие документы для этого потребуются.

Прежде чем говорить о трудовой книжке, необходимо четко разграничить эти два понятия:

• Совместительство — это выполнение другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. То есть работник трудится в другое время (например, после своей основной смены). Для этого заключается отдельный трудовой договор.
• Совмещение — это выполнение дополнительной работы по другой или той же профессии (должности) в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с основной работой. То есть работник делает и то, и другое одновременно. Для этого заключается дополнительное соглашение к уже существующему трудовому договору.

Делается ли запись в трудовой книжке при совмещении?

Согласно действующему законодательству (в частности, Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н), запись о совмещении в трудовую книжку не вносится.

Это ключевое правило, о котором нужно помнить. Закон прямо говорит, что в трудовую книжку вносятся сведения о работе на основании трудового договора. Поскольку при совмещении отдельный трудовой договор не заключается (оно оформляется дополнительным соглашением к основному договору), то и оснований для внесения записи у работодателя нет.

Исключение из правил

Единственное исключение касается профессий, где наличие совмещения (или условия о работе с вредными и/или опасными условиями труда) дает право на льготное пенсионное обеспечение, досрочную пенсию или дополнительные отпуска. В таких редких случаях запись может быть внесена по специальным нормативным актам. Однако для подавляющего большинства стандартных должностей запись о совмещении не требуется и не допускается.

Как внести запись, если сотрудник работает по совместительству?

Часто сотрудники просят внести запись, называя это «совмещением», хотя юридически они работают по «совместительству» (например, внешний совместитель). Если речь идет именно о совместительстве, запись вносится, но здесь есть строгие правила, регламентированные статьей 66 ТК РФ:

1. Запись вносится только по основному месту работы. Работодатель по совместительству не имеет права вносить запись в трудовую книжку, так как этот документ хранится у основного работодателя и не может быть передан в другую компанию.
2. Запись вносится исключительно по заявлению сотрудника. Если работник-совместитель не изъявил желания видеть эту запись в своей книжке, работодатель не вправе вносить ее по своей инициативе.
3. Основанием для записи служат подтверждающие документы. Сотрудник должен предоставить основному работодателю документ, подтверждающий факт работы по совместительству (как правило, это заверенная копия приказа о приеме на работу или справка от работодателя по совместительству).

Пошаговая инструкция для основного работодателя (при совместительстве)

Если к вам обратился сотрудник с заявлением о внесении записи о работе по совместительству, действуйте следующим образом:

1. Получить от сотрудника заявление в произвольной письменной форме с просьбой внести запись о работе по совместительству.
2. Получить подтверждающий документ от работодателя по совместительству (справка, копия приказа, трудового договора). Документ должен быть подписан руководителем и заверен печатью (при наличии).
3. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации-работодателя по совместительству.
4. В графе 1 поставить порядковый номер записи.
5. В графе 2 указать дату приема на работу по совместительству.
6. В графе 3 внести саму запись: «Принят(а) в [наименование отдела] на должность [наименование должности] по совместительству».
7. В графе 4 указать реквизиты документа, подтверждающего работу по совместительству (например: «Приказ ООО «Ромашка» от № 12-к»).

Важные требования к оформлению:

• Запись должна быть внесена только синей или черной пастой (использование зеленой, красной или других цветов не допускается).
• Почерк заполняющего должен быть разборчивым, аккуратным, без исправлений и помарок.
• Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр.», «совм.», «долж.»).

Что делать, если сотрудник настаивает на записи о совмещении?

Иногда работник, выполняющий работу именно в режиме совмещения (у одного работодателя, в течение рабочего дня), просит кадровика внести об этом запись в трудовую книжку, считая, что это добавит веса его резюме. В такой ситуации работодатель обязан отказать.

Обоснование отказа должно быть корректным: необходимо объяснить сотруднику, что Трудовой кодекс РФ и Правила ведения трудовых книжек не предусматривают внесения сведений о совмещении в этот документ. Вся информация о совмещении (дополнительном соглашении, доплате и расширении зоны обслуживания) уже зафиксирована в личной карточке работника (форма Т-2) и в его личном деле.

Резюме

• Совмещение (дополнительная работа в течение рабочего дня у того же работодателя) — запись в трудовую книжку НЕ вносится.
• Совместительство (работа в свободное время, по отдельному договору) — запись в трудовую книжку ВНОСИТСЯ, но только по заявлению работника, только основным работодателем и при наличии подтверждающих документов.

Соблюдение этих правил позволит избежать нарушений трудового законодательства и штрафов со стороны контролирующих органов, а также обеспечит юридическую чистоту кадрового документооборота в вашей организации.