Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Вопросы, связанные с внесением в нее записей о совмещении, часто вызывают путаницу. Давайте разберемся, как правильно отражать в трудовой книжке работу по совместительству, особенно при переходе на электронный формат.

Ключевое правило: ведение по основному месту работы

Согласно действующему законодательству РФ (Трудовой кодекс), трудовая книжка ведется по основному месту работы. Это означает:

• Все записи об увольнении, приеме на работу, переводах и других кадровых событиях вносятся исключительно работодателем, с которым у сотрудника заключен основной трудовой договор.
• Работодатель по основному месту работы обязан знать обо всех местах работы сотрудника, так как это влияет на расчет стажа, отпусков и других гарантий.

А что насчет работы по совместительству?

Здесь действует важное уточнение:

По желанию работника в его трудовую книжку (находящуюся у основного работодателя) могут быть внесены сведения обо всех местах его работы, включая совмещение.

Таким образом, запись о внешнем совмещении не является обязательной. Она вносится только если сам работник этого хочет и предоставляет основному работодателю необходимые документы (например, копию трудовой книжки с записями от места совмещения или приказ о приеме/увольнении).

Новые реалии: электронные трудовые книжки (с 2021 года)

С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это не изменило сути правил ведения, но добавило новые нюансы:

1. Обязанность работодателя: С 2021 года все работодатели (включая тех, кто принимает на работу совместителя) обязаны формировать и передавать в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) информацию о каждом принятом сотруднике, включая совместителей.
2. Запись в ЭТК: Основной работодатель, ведущий ЭТК сотрудника, вносит в нее записи на основании данных, полученных из СЗВ-ТД. Если совмещающий работник сообщил основному работодателю о своей второй работе и тот получил по СЗВ-ТД информацию от второго работодателя, то запись может быть внесена.
3. Инициатива работника: Если работник хочет, чтобы запись о совмещении появилась в его ЭТК, он должен:
• Уведомить об этом основного работодателя.
• Предоставить ему сведения (например, номер СНИЛС, по которому второй работодатель отправил данные в СЗВ-ТД, или копии своих документов).

Практические шаги для оформления записи о совмещении

Если работник хочет, чтобы информация о совмещении была в его трудовой книжке (бумажной или электронной), вот алгоритм действий:

Для работника:

1. Принять решение, нужна ли вам такая запись (она может понадобиться для подтверждения стажа, но обычно стаж на совмещении не засчитывается в общий непрерывный стаж для отпусков).
2. Обратиться с письменным заявлением к основному работодателю (в кадровую службу).
3. Приложить к заявлению документы, подтверждающие работу по совмещению: копию приказа о приеме на работу (совмещение) от второго работодателя, копию трудовой книжки с соответствующей записью или выписку из СЗВ-ТД.

Для основного работодателя (кадрового специалиста):

1. Получить от работника заявление и подтверждающие документы.
2. Проверить достоверность информации (можно запросить официальный документ от второго работодателя).
3. Внести запись в трудовую книжку (бумажную) или в личную карточку работника (для формирования ЭТК).
4. В случае с ЭТК, после внесения записи в личную карточку, информация автоматически попадает в электронный формат и отражается в выписке из Единой государственной системы записи актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС) или через портал Госуслуг.

Как выглядит правильная запись?

Запись о совмещении вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Формулировка должна быть четкой и соответствовать данным в документе от второго работодателя.

Пример записи (для бумажной книжки):

 Принят на работу по совместительству в ООО "Ромашка" на должность бухгалтера с . Уволен по собственному желанию .
 

Важно: Указывается не просто факт совмещения, а конкретная должность и наименование организации-совмещателя.

Типичные ошибки и последствия

• Ошибка: Основной работодатель отказывается вносить запись о совмещении без веских причин.
  Что делать: Работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
• Ошибка: Внесение записи по инициативе работодателя без согласия работника.
  Последствие: Это нарушение права работника на конфиденциальность информации о второй работе.
• Ошибка: Внесение некорректных данных (неполная должность, ошибка в названии организации).
  Последствие: Запись может быть признана недействительной, что создаст проблемы при подтверждении стажа.

1. Трудовая книжка (бумажная или электронная) ведется только основным работодателем.
2. Запись о внешнем совмещении вносится только по письменному заявлению работника при наличии подтверждающих документов.
3. С 2021 года все работодатели передают данные о сотрудниках (включая совместителей) в СЗВ-ТД. Это упрощает процесс получения информации основным работодателем для возможного внесения записи.
4. Отказ основного работодателя вносить запись без законных оснований является нарушением.

Помните: Правильное оформление кадровых документов, включая записи о совмещении, защищает как права работника (подтверждение полного трудового стажа), так и интересы работодателя (соблюдение ТК РФ). При возникновении спорных ситуаций всегда обращайтесь за консультацией к юристу по трудовому праву.