Совместительство — это форма трудовых отношений, при которой работник одновременно работает на нескольких работодателях. С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) правила ведения документации для таких сотрудников получили новые нюансы. Ниже вы найдете подробный разбор всех этапов: от оформления заявления до записи увольнения.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка — это цифровой документ, который хранится в системе Федерального агентства по труду (ФАП). Он заменяет бумажную трудовую книжку, но при этом сохраняет все юридические свойства: подтверждает стаж, должность, зарплату и т.д.
- Появилась в России в 2020 г. (первый пилотный запуск).
- С 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только ЭТК.
- С 1 января 2026 г. завершился переходный период: теперь обязательным является исключительно электронный формат.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие ведение ЭТК:
- Федеральный закон от 28 декабря 2018 г. № 435-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации».
- Федеральный закон от 30 января 2020 г. № 86-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования трудовых отношений».
- Постановление Правительства РФ от 5 апреля 2023 г. № 1234 «Об утверждении правил ведения электронных трудовых книжек».
Переход на ЭТК для совместителей
Подача заявления о переходе
Приём на работу совместителя подразумевает два этапа:
- Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК (заполняется в системе кадрового учёта).
- Работодатель выдает бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления, если работник не отказался от бумажной версии.
Запись о подаче выглядит так: «С г. сотрудник переходил на электронную трудовую книжку».
Одновременное применение бумажной и электронной версии
Если работник не отказался от бумажной книжки, обе версии ведутся параллельно. Это предусмотрено Минтрудом в письме от 5 апреля 2023 г. Работодатель обязан:
- выдать бумажную копию с записью о переходе;
- обеспечить доступ к ЭТК через портал госуслуг.
Запись о приёме на работу
После подписания трудового договора работодатель вносит запись о приёме. В ЭТК это выглядит так:
- Дата приёма:
- Должность: Ассистент отдела кадров (совместитель)
- Ставка: 15 000 ₽/мес
- Объём работы: 20 ч/нед
Запись о стаже и расчётах
Стаж начисляется пропорционально отработанным часам. В ЭТК фиксируется:
- Стаж в годах и месяцах (например, 0 г 3 м).
- Сумма начисленной зарплаты за каждый месяц.
- Период работы (с дата по дата).
Особенности ведения ЭТК при совместительстве
Разделение записей по работодателям
Каждый работодатель ведёт собственную запись в ЭТК сотрудника. Поэтому:
- При приёме на работу в новом месте необходимо создать отдельный блок с датой начала.
- При увольнении в одном месте запись об увольнении закрывается, но запись о работе в другом месте остаётся активной.
Согласование данных между работодателями
Если работник работает у нескольких работодателей, они могут обмениваться данными через портал Минтруд (если это предусмотрено соглашением). Это позволяет избежать дублирования записей о стаже.
Учет сверхурочных и отпусков
Сверхурочные часы и отпускные дни фиксируются в ЭТК работодателя, где они применяются. При совместительстве важно, чтобы каждый работодатель корректно учитывал только свой объём работы.
Практические рекомендации
Как заполнить запись о приёме
- Войдите в систему кадрового учёта работодателя.
- Выберите вкладку «Электронная трудовая книжка».
- Нажмите «Добавить запись» → «Приём на работу».
- Заполните поля: дата, должность, ставка, объём работы.
- Сохраните и подпишите электронный документ.
Когда заполнить запись о стаже
Запись о стаже обновляется автоматически при каждом начислении зарплаты. Если начисление производится вручную, работодатель должен внести запись вручную.
Как оформить увольнение
- Оформите приказ о расторжении трудового договора.
- В системе кадрового учёта добавьте запись «Увольнение» с датой и основанием.
- Подпишите электронный документ.
- Выдайте бумажную копию (если работник не отказался).
Как подтвердить наличие ЭТК
Работодатель может отправить сотруднику ссылку на его личный кабинет в портале госуслуг, где он увидит актуальный статус ЭТК. Также можно выдать печатную копию записи о приёме.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести только бумажную трудовую книжку при совместительстве?
Нет. С 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Бумажная версия может быть выдана только при отказе от ЭТК. - Что делать, если работник отказался от бумажной книжки?
В этом случае ведётся только электронная версия. Работодатель обязан хранить данные в системе и предоставлять доступ сотруднику. - Как отследить стаж при работе у нескольких работодателей?
Каждый работодатель ведёт свою запись. Суммарный стаж можно просчитать, суммировав все записи в личном кабинете сотрудника. - Можно ли удалить ошибочную запись?
Да, но только после согласования с сотрудником и в соответствии с процедурами исправления данных в системе.
Ведение электронной трудовой книжки при совместительстве требует внимания к деталям: правильного оформления записей о приёме, стаже, увольнении и соблюдения правовых требований. Благодаря цифровизации процессы стали более прозрачными и быстрыми, но при этом сохраняют юридическую силу. Работодатели и сотрудники должны внимательно следить за актуальностью данных, чтобы избежать конфликтов и ошибок при расчётах стажа и выплат.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашего предприятия или в службу поддержки портала госуслуг.